Нормативно-правовые акты не дают определений докладных, служебных и объяснительных записок. Кроме того, в законодательстве нет конкретных рекомендаций и правил по их составлению и оформлению. Для того чтобы разобраться, обратимся к Краткому словарю видов и разновидностей документов (разработан Главархивом СССР, ВНИИДАД, Москва, 1974). В нем предложены следующие понятия:
А вот объяснительная записка представляет собой документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия.
Как правило, информация в таких записках не содержит каких-либо распоряжений. Однако она может стать основанием для принятия какого-то управленческого решения или быть просто принята к сведению.
Для оформления докладной, служебной и объяснительной записок существуют общие правила.
Перечень реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов, перечислен в разделе 2 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденном постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Докладная, служебная и объяснительная записки должны содержать:
Докладная записка может быть составлена в следующих случаях:
Докладные записки могут составляться:
Данные записки при необходимости могут составляться с определенной периодичностью.
А вот относительно адресата докладные записки подразделяются на внутренние – адресуются руководителю отдела (структурного подразделения) или учреждения, и внешние – направляются в вышестоящие инстанции.
Текст докладной записки условно можно разделить на несколько смысловых частей.
В первой части – констатирующей – необходимо изложить причины, факты и события, которые послужили поводом для ее написания. Во второй – анализирующей – проанализировать сложившуюся ситуацию и рассмотреть возможные варианты ее разрешения. В третьей – резюмирующей – сделать выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять по мнению составителя записки.
Анализирующая часть докладной записки носит рекомендательный характер. То есть она может как присутствовать, так и отсутствовать в таком документе. Все зависит от каждой конкретной рассматриваемой ситуации.
Отметим, что внутренние докладные записки могут составляться на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых реквизитов. А вот внешние необходимо оформлять на бланке учреждения.
Исходя из названия, такая записка решает вопросы чисто служебного характера и обеспечивает связь объектов управления по горизонтали. Иными словами, служебную записку составляет работник или руководитель подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.
Как правило, в таких записках отражаются вопросы материально-технического, хозяйственного, информационного, организационного обеспечения и тому подобные вопросы. То есть если в конкретном структурном подразделении учреждения сломался какой-либо прибор (например, принтер, факс, телефон, компьютер), то работник такого подразделения может написать служебную записку, в которой проинформирует о необходимости ремонта.
Получается, что служебная записка – это форма внутренней деловой переписки между подразделениями учреждения или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.
Оформляется служебная записка на листе формата А4.
Текст служебной записки обычно состоит из двух условно разделенных частей. В первой излагаются факты, послужившие поводом для ее написания, а во второй – просьбы, заявки по поставленному вопросу. При этом датой служебной записки является дата ее составления и подписания.
Отметим, что в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93 служебная записка вообще не упоминается. Однако этот вид документа очень удобен в использовании и достаточно широко применяется на практике.
Объяснительные записки пишут при совершении дисциплинарного проступка конкретным сотрудником. В частности, опоздание на работу, невыполнение задания, поручения. При этом адресатом такой записки является вышестоящее должностное лицо. Чаще всего ее пишут от руки и в свободной форме.
Текст объяснительной записки также можно разделить на две части. В первой излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, а во второй – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. При этом такая записка может иметь приложения (квитанции, справки, билеты, чеки и т. п.).
По структуре текста объяснительные и служебные записки отличаются от докладных тем, что они не содержат выводов и предложений.
В заключение отметим, чтобы облегчить задачу по написанию докладных, служебных, объяснительных записок, рекомендуется предусмотреть правила их составления, а также бланки таких записок в локальном нормативном акте учреждения. Например, в инструкции по делопроизводству.
Не стоит забывать, что с таким документом необходимо ознакомить всех работников.
Т.Ю. Рогова,
юрист, член Палаты налоговых консультантов