Применение конкретной формы табеля учета рабочего времени зависит от специфики организации труда на предприятии. Так, форма № Т-12 считается универсальной. А форма № Т-13 используется при наличии на предприятии автоматической системы контроля явок-неявок на работу (например, турникет). В этом случае данные, необходимые для заполнения табеля, формируются автоматически. Их фиксирует компьютер, контролирующий работу турникета.
Конечно, для сельхозпредприятий наличие автоматической системы контроля – редкость. Поэтому преимущественно они используют форму табеля № Т-12.
По мнению автора, наличие на предприятии отдельной штатной единицы только для учета выходов (невыходов) на работу нерационально. Поэтому ведение табеля может быть поручено работнику, у которого такая обязанность зафиксирована в должностной инструкции.
Таким образом, ведение документа может быть возложено, например, на секретаря, работника кадровой службы, бухгалтера. Все зависит от размеров предприятия и специфики его деятельности.
Так, в сельхозпредприятии целесообразно поручить такой учет руководителям первичных подразделений (например, бригадирам). Действительно, именно эти работники всегда располагают информацией о том, где их подчиненные – в командировке, отпуске или на больничном.
Структурно форма № Т-12 состоит из двух разделов – «Учет рабочего времени» и «Расчет с персоналом по оплате труда».
В первом разделе методом сплошной регистрации фиксируются явки (неявки) на работу. Это означает, что за каждое число месяца в соответствующей ячейке проставляется обозначение – выход или невыход по определенным причинам (или невыясненным обстоятельствам). При этом каждая ячейка делится на две части: в верхней указывается условное обозначение явки или неявки, в нижней – количество отработанных за день часов. Условные обозначения в табеле унифицированы. Их приведены на его титульном листе.
Отметки в табеле о причинах неявок на работу производятся только на основании соответствующих оправдательных документов, оформленных надлежащим образом. В качестве их выступают, например, листок нетрудоспособности, приказ руководителя организации, заявление о совместительстве и др.
В этом же разделе обобщается количество отработанного времени с выделением сверхурочных, ночных часов и работы в выходные и праздники.
Второй раздел табеля предназначен для расчета заработной платы в разрезе видов оплат и корреспондирующих счетов.
Табель учета рабочего времени составляют в одном экземпляре и передают в бухгалтерию. Здесь его данные после соответствующей проверки и обработки используют для составления платежной ведомости.
Итак, во-первых, посредством ведения табеля контролируется соблюдение работниками трудовой дисциплины. Во-вторых, информация, содержащаяся в документе, используется для составления статистической отчетности по труду. И в-третьих, данные табеля служат основой для начисления заработной платы работникам.
Обратите внимание: не нужно считать табель документом, который необходим лишь для отчетности. Ведь его отсутствие или неправильное оформление влечет за собой необоснованность начисления заработной платы. А значит, расходы по оплате труда не могут уменьшать налогооблагаемую прибыль.