График отпусков на 2016 год устанавливает очередность предоставления отпусков работникам в течение 2016 года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
График отпусков на 2016 год должен быть подписан начальником кадровой службы и утвержден руководителем (см. ниже График отпусков: образец заполнения 2016). Если в компании есть профсоюз, то при составлении графика нужно учесть и его мнение (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
Утвердить график отпусков на будущий год нужно не позднее середины декабря, а точнее за 2 недели до Нового года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
Если график отпусков на 2016 год отсутствует или же он составлен с нарушениями действующих правил, виновные могут быть привлечены к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ за нарушение законодательства о труде и об охране труда. На них может быть наложено следующее наказание:
Для составления графика отпусков можно:
График отпусков, форма:
При составлении графика необходимо учитывать специфику деятельности организации и пожелания сотрудников, а также особенные условия трудовых договоров некоторых категорий работников.
Кто имеет право использовать отпуск в любое время. Отдельные категории работников имеют право уйти в отпуск в удобное для них время, например несовершеннолетние.
На начало года работник отработал меньше шести месяцев. При составлении графика отпусков нужно учесть, что право на отпуск недавно принятые работники получат только по истечении шести месяцев работы в компании (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Например, работник поступил 25 ноября 2015 года. Уйти в первый отпуск он вправе не ранее 25 мая 2016 года (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Этот факт нужно учесть при планировании начала его отпуска в 2016 году.
Категории работников, которые вправе взять отпуск раньше, перечислены ниже.
| Категория работников | Время предоставления отпуска | Законодательный акт |
|---|---|---|
| Работники в возрасте до 18 лет | В удобное для работника время | Ч. 3 ст. 122 и 267 ТК РФ |
| Беременные женщины и находящиеся в отпуске по беременности и родам | Перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него | Ч. 3 ст. 122 и 260 ТК РФ |
| Работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев | В период с момента усыновления до достижения ребенком трех месяцев | Ч. 3 ст. 122 ТК РФ |
| Работники, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам | В период отпуска по беременности и родам жены | Ч. 4 ст. 123 ТК РФ |
| Работники, с которыми заключен трудовой договор на работу по совместительству | Одновременно с отпуском, предоставленным на основном месте работы1 | Ч. 1 ст. 286 ТК РФ |
1 Часть отпуска, превышающая продолжительность отпуска по основному месту работы, предоставляется без сохранения заработной платы.
Срок договора с работником – шесть месяцев. Вопрос о включении таких работников в график отпусков на следующий год решается в зависимости от ситуации.
Работник имеет право на досрочное предоставление отпуска. Если работник принадлежит к льготной категории, его отпуск нужно запланировать в графике отпусков в период до истечения срока трудового договора.
Стороны договорились о досрочном предоставлении отпуска. В соглашении сторон может быть установлено, что отпуск предоставляется работнику до истечения шести месяцев непрерывной работы. В этом случае его отпуск необходимо включить в график отпусков. Если же такой договоренности нет, включать данного работника в график отпусков не имеет смысла, поскольку он еще не получит право на отпуск.
Трудовой договор начинается и заканчивается в текущем году. У работодателя нет оснований планировать на следующий год отпуск работника, трудовые отношения с которым завершатся до его наступления.
При увольнении работодатель обязан выплатить работнику компенсацию за неиспользованный отпуск за шесть месяцев работы (ч. 1 ст. 127 ТК РФ).
Документы по отпускам, которые нужно иметь под рукой:
1. График отпусков (унифицированная форма Т-7) >>>
2. Пример заполнения графика отпусков >>>
3. Приказ о переносе даты отпуска >>>
4. Уведомление о дате начала отпуска >>>
5. Образец заявления на ежегодный отпуск >>>
6. Памятка сотруднику на случай отпуска >>>
Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска в общем случае составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).
Некоторым категориям работников предоставляются отпуска большей продолжительности (ч. 2 ст. 115 ТК РФ). Право на удлиненные основные отпуска имеют:
При составлении графика отпусков в него нужно заложить удлиненную продолжительность основного оплачиваемого отпуска таких работников.
Есть категории работников, которым законодательством предоставляется не только основной, но и дополнительный оплачиваемый отпуск (ст. 116 – 119 ТК РФ).
При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском (ч. 2 ст. 120 ТК РФ). Так же следует поступить и при составлении графика отпусков – суммировать продолжительность основного и дополнительного оплачиваемых отпусков.
График отпусков в 2016 году составляется и утверждается для ежегодных основных и дополнительных отпусков. Учебный отпуск считается целевым и никакого отношения к ним не имеет. Если работник имеет возможность одновременно работать и, например, сдавать экзамены, учебный отпуск он может не оформлять.
Если такой возможности нет, сотрудник должен представить работодателю справку-вызов и заявление о предоставлении учебного отпуска.
В график отпусков учебные отпуска не вносят.
К моменту наступления нового календарного года работник может накопить отпускной стаж, дающий ему право на использование большего количества календарных дней отпуска, чем положено за отработанный год. Нужно ли этот факт учитывать при планировании отпусков?
Такие отпуска работодатель может включить в график отпусков на очередной календарный год либо предоставить их по соглашению с работником (письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0).
Включение неиспользованного отпуска в график позволяет компании более рационально распоряжаться фондом рабочего времени и соблюсти нормы трудового законодательства:
Пример
Начальник отдела кадров ООО "Велосипед" П.К. Сигнальный с 1 января по 31 декабря 2015 года был вправе использовать отпуск в 28 календарных дней за период с 18 июня 2014 года по 17 июня 2015 года. Но работник использовал только часть отпуска – 15 календарных дней. Сколько календарных дней отпуска можно запланировать работнику на 2016 год?
В графике отпусков на 2016 год у данного работника будет не 28 календарных дней, а 41 календарный день (28 + 28 - 15).
Как правило, сотрудники используют накопленные отпуска не сразу, а постепенно. В первую очередь в текущем периоде сотрудник должен использовать отпуск за текущий год. Это следует из части 1 статьи 122 Трудового кодекса. Для неиспользованных отпусков прошлого периода очередность может быть любой.
Если неиспользованные дни отпуска не включить в график отпусков, работник не утрачивает право использовать их по своему усмотрению. С согласия работодателя он может отгулять отпуск за прошлый рабочий год в любое время в течение текущего календарного года.
Нажмите на картинку, чтобы увеличить изображение.
В случае необходимости в график отпусков могут быть внесены изменения.
Перенос по заявлению работника. По личным обстоятельствам работник решил перенести отпуск (ч. 1 ст. 124 ТК РФ). При переносе отпуска корректирующие сведения нужно внести в графы 8 и 9 графика отпусков, составленного по форме № Т-7. Образец смотрите ниже.
Работника отзывали из отпуска. В связи с производственной необходимостью работник может быть отозван из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). В форме № Т-7 нет специальной графы для внесения сведений об отзыве. В таких случаях можно воспользоваться графой 10 "Примечание". В ней следует указать, что работник был отозван из ежегодного отпуска, и поставить дату отзыва. В графе 8 нужно отразить реквизиты приказа об отзыве из отпуска, а в графе 9 – дату начала использования оставшейся части этого отпуска. См выше График отпусков: образец заполнения 2016.
В отпуск идет новый работник. При приеме новых работников после утверждения графика отпусков нет необходимости его менять. Однако бывает удобно запланировать отпуска вновь поступивших работников. Порядок внесения таких изменений в график отпусков не установлен. В настоящее время на практике встречаются два варианта действий.
Вариант 1. К действующему графику отпусков оформляют приложение – такой же лист (либо по самостоятельно разработанной, либо по унифицированной форме № Т-7) с записями об отпусках новых работников. Приложение утверждает руководитель компании, предварительно согласовав с профсоюзом, если он в компании есть (ч. 1 ст. 123 и ст. 372 ТК РФ).
Вариант 2. В действующий график отпусков, утвержденный до приема нового работника (ч. 1 ст. 123 ТК РФ), не вносят никакие изменения (дополнения). Если новый работник соберется в отпуск, не включенный в график, он подает заявление в произвольной форме. В случае согласия руководитель издает приказ о предоставлении отпуска. Сведения об отпуске заносятся в личную карточку работника.
Работодатель обязан предупредить работника о времени начала отпуска не позднее чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
Обязанности знакомить с графиком отпусков трудовое законодательство не устанавливает. Это решение может быть принято внутри организации.
График отпусков – это локальный нормативный акт, обязательный для принятия и исполнения как работодателем, так и работниками. Это означает, что ни работодатель, ни работник не вправе в одностороннем порядке изменить установленное графиком время ухода в отпуск. Работодатель обязан ознакомить работников под роспись с принимаемым локальным нормативным актом, связанным с их трудовой деятельностью.
Мы советуем использовать один из двух вариантов ознакомления работников с графиком отпусков.
Вариант 1. Сразу после утверждения графика отпусков руководителем пускать по отделам ознакомительные листы. В них каждый сотрудник указывает дату ознакомления с графиком отпусков и расписывается.
Вариант 2. Если в утвержденный график внесены изменения, сотрудник ставит подпись напротив даты предполагаемого отпуска в графе 10 "Примечание" (при использовании унифицированной формы).
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту