Пункт 4 ранее действовавшей Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» устанавливал, что срок командировки работников не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Поэтому налоговики не принимали в качестве командировочных расходы на поездки, продолжительность которых превышала эти пресловутые 40 дней (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 3 июля 2007 г. № 20-12/062183). Принято новое положение по командировкам.
Турфирмам эта норма изрядно портила жизнь. Ведь зачастую они направляют своего представителя на курорт на весь сезон, а это может быть и 90 дней, и даже больше.
И вот хорошая новость. Теперь налоговики не смогут отказать в признании расходов на командировку, которая длится свыше 40 дней. Ведь пункт 4 Положения № 749 не устанавливает максимальный срок поездки. Ее теперь может определять руководитель турфирмы самостоятельно – с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
При этом, как и прежде, днем выезда в командировку считается дата отправления транспорта (поезда, самолета, автобуса) от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия транспорта в место постоянной работы.
Если поезд, самолет, автобус отправляются до 24 часов включительно, днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки. Правда, если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда командированного работника до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется и день приезда работника в место постоянной работы (п. 4 Положения № 749).
Принято новое положение по командировкам. Работнику, направляемому в командировку, . Именно оно позволяет точно определить срок пребывания работника в командировке: дату приезда в пункт или пункты назначения и дату выезда из них.
Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.
Обратите внимание: командировочное удостоверение оформляется при командировках не только по России, но и в страны СНГ, с которыми у России подписаны межправительственные соглашения о безвизовых перемещениях между странами.
Если же работник направляется в поездку за границу, то командировочное удостоверение можно не оформлять (п. 15 Положения № 749). В этом случае срок командировки определяется по отметкам в загранпаспорте работника.
По сути, Положение № 749 законодательно закрепило рациональный порядок документооборота. Действительно, зачем оформлять командировочное удостоверение в тех случаях, когда даты выбытия в командировку и прибытия из нее можно определить по отметкам пограничного контроля в загранпаспорте работника?
Раньше эту функцию старался взять на себя Минфин России. Однако зачастую в разных письмах финансистов высказывались разные точки зрения по данному вопросу. К примеру, в разъяснениях чиновников можно было встретить выводы о том, что при командировках можно оформить либо приказ руководителя, либо командировочное удостоверение (письмо от 24 октября 2006 г. № 03-03-04/2/226). Одновременно с этим, ссылаясь на нормы Инструкции № 62, чиновники высказывались, что командировочное удостоверение обязательно и обойтись без него можно лишь при однодневных командировках. А вот приказ руководителя можно и не оформлять (письмо от 26 мая 2008 г. № 03-03-06/2/60).
Теперь же все вопросы сняты – без командировочного удостоверения можно обойтись лишь при заграничных поездках.
Принято новое положение по командировкам. Как и прежде, в Положении № 749 сохранена норма, согласно которой при однодневных командировках суточные не выплачиваются. Исключение сделано лишь для поездок за границу: работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов от установленной нормы.
Во всех остальных случаях суточные будут выплачиваться, только если коллективным договором или локальным нормативным актом турфирмы предусмотрена выплата суточных при однодневных командировках. Но при этом, как и прежде, налоговики не будут признавать подобные расходы в целях налогообложения прибыли (письмо УФНС России по г. Москве от 10 февраля 2006 г. № 20-12/11312).
Принято новое положение по командировкам. Независимо от того, идет ли речь о командировках по территории России или о командировках за границу, Положением № 749 установлен единый срок для отчета работника о поездке. Он составляет три рабочих дня с момента, когда работник вернулся из командировки (п. 26 Положением № 749).
Надо сказать, что этот трехдневный срок согласуется с трехдневным сроком, установленным для всех отчетов по суммам, выданным работникам под отчет, который прописан в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден решением совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40).
При этом работник обязан представить в бухгалтерию:
– авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение (когда это необходимо), а также документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;
– отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя.
Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.
При поездках за границу работнику дополнительно возмещаются:
– расходы на оформление загранпаспорта, визы и других выездных документов;
– обязательные консульские и аэродромные сборы;
– сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
– расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
– иные обязательные платежи и сборы.
Принято новое положение по командировкам. Минфин России выпустил письмо от 11 июня 2008 г. № 03-04-06-01/164, в котором высказал позицию, не совсем удобную для налогоплательщиков. Так, чиновники указали, что если в билете, по которому работник фирмы отправляется в командировку, пункт отправления не совпадает с местом его работы, то с компенсации расходов на проезд нужно удержать НДФЛ. При этом финансисты сослались на пункт 7 Инструкции № 62. А в ней было указано, что днем выезда в командировку считается день отправления транспорта из места постоянной работы командированного.
К сожалению, Положение № 749 сохранило фразу о том, что «днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы». При этом в пункте 3 Положения № 749 разъяснено, что считать местом постоянной работы. Это место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором.
А это дает финансистам и налоговикам формальное право не признавать командировкой выезд работника (даже и по служебному заданию) не из места постоянной работы. Это, к примеру, касается тех случаев, когда работник выезжает в командировку сразу же по окончании отпуска, который он провел вдали от места офиса турфирмы.