Турфирмы, организующие автобусные туры за границу, предлагают для таких путешествий комфортабельные автобусы, в которых установлены удобные регулируемые посадочные кресла, есть мини-кухня, биотуалет, кондиционер, видео-, аудиоаппаратура, спутниковая связь.
Если вместимость транспортного средства более восьми человек, для перевозки пассажиров турфирме нужно получить соответствующую лицензию (подп. 62 п. 1 ст. 17 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 128-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности»).
При организации автобусных туров за рубеж следует иметь в виду, что нерегулярные пассажирские перевозки возможны без согласования с федеральным органом исполнительной власти в области транспорта и соответствующим компетентным органом иностранного государства. В этом случае водители автобусов должны иметь списки пассажиров (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 127-ФЗ «О государственном контроле за осуществлением международных автомобильных перевозок и об ответственности за нарушение порядка их выполнения»).
Автобусные туры за границу сопровождают водители и руководитель маршрута. Их работу во время путешествия можно признать и как командировку, и как служебную поездку.
Так, с одной стороны, поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы признается служебной командировкой (ст. 166 Трудового кодекса РФ). С другой стороны, работа водителей, а также руководителя автобусного маршрута протекает в пути и фактически носит разъездной характер.
В соответствии с письмом Минфина России от 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/346 перечень работ, профессий и должностей работников, труд которых протекает в пути, может быть установлен коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором. Поэтому турфирма может сама решить, как ей квалифицировать нахождение водителей и руководителей групп в автобусном туре. Отталкиваться при этом нужно от того, что более выгодно с точки зрения налогообложения.
Так, если работник направляется в командировку, за ним сохраняется средний заработок. А в период служебной поездки возможность сохранения за работником среднего заработка Трудовым кодексом РФ не предусмотрена. При этом зарплата работника рассчитывается по утвержденной ставке с выплатой всех положенных доплат, надбавок и премий.
Что касается перечня возмещаемых расходов, связанных со служебными поездками и командировками, то он одинаковый. Это:
– расходы по проезду;
– расходы по найму жилого помещения;
– суточные;
– иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Причем расходы, подтвержденные документально, можно учесть в целях налогообложения независимо от вида поездки работника. Это касается всех видов затрат, кроме суточных. О них мы поговорим отдельно.
С 1 января 2009 года отменено нормирование суточных по командировкам в целях налогообложения прибыли (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). А в отношении направления работника в служебную поездку такие ограничения не были установлены и ранее. Поэтому расходы работодателя, связанные с компенсацией расходов таких работников, могли и могут быть включены в состав расходов на оплату труда (ст. 255 Налогового кодекса РФ). Причем в размере, определенном трудовым или коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами (письма Минфина России от 18 августа 2008 г. № 03-03-05/87, от 25 октября 2007 г. № 03-03-06/1/735).
Компенсация расходов работников, чья работа носит разъездной характер, не может быть произведена на основании командировочного удостоверения. Об этом заявил Минфин России в письме № 03-03-06/1/735. Поэтому турфирма должна разработать собственные документы для учета служебных поездок. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты, установленные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
В совокупный доход работника не включаются компенсационные выплаты, связанные с выполнением им трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов. При этом в отношении суточных есть ограничения: налогом не облагаются суточные в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и в пределах 2500 руб. за каждый день нахождения в загранкомандировке (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).
Работники, чья работа осуществляется в пути или носит разъездной характер, получают суточные в размерах, установленных в трудовом или коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах (письмо Минфина России № 03-03-05/87). Именно выплаты в таких размерах следует расценивать как компенсационные, которые не включаются в совокупный налогооблагаемый доход работника (письмо Минфина России от 27 августа 2007 г. № 03-03-06/3/14).
Если работа физических лиц носит разъездной характер и это отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах, то выплаты, связанные со служебными поездками таких работников (в том числе суточные), не облагаются ЕСН (письма Минфина России от 14 февраля 2008 г. № 03-04-06-02/10, от 27 августа 2007 г. № 03-03-06/3/14).
Причем это касается выплат в размерах, установленных в трудовом или коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах.
В целях безопасности автобусных перевозок водители должны соблюдать режим труда и отдыха, установленный Положением об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей, утвержденным приказом Минтранса России от 20 августа 2004 г. № 15. В отношении работы автобусных экипажей, участвующих в международных перевозках, таким документом является Европейское соглашение, заключенное в Женеве 1 июля 1970 года.
Эта самая значительная часть затрат по эксплуатации автобусов при зарубежных турах.
Стоимость топлива можно определить по чекам АЗС или отчетам держателя топливной карты и акта поставщика об отпущенном количестве ГСМ. При этом часть топлива турфирмы, организующие поездки за рубеж, приобретают за иностранную валюту.
В связи с тем, что основанием для записей в бухгалтерском учете являются первичные документы, для водителей, заправляющихся на АЗС, таким документом будет являться авансовый отчет об израсходованных денежных средствах (п. 1 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»). Авансовый отчет составляется после поездки, и все расходы водителя, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли на дату его утверждения, если турфирма применяет по налогу на прибыль метод начисления. Основания – ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте», подпункт 5 пункта 7, пункт 10 статьи 272 Налогового кодекса РФ.
Таким образом, приобретенные за валюту ГСМ пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета водителя. Если водитель рассчитывается за топливо кредитной картой, записи в бухгалтерском учете производятся на основании банковских выписок.
В бухучете расходы по приобретению ГСМ оцениваются по фактической себестоимости, за исключением возмещаемых налогов (п. 5, 6 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов, утвержденного приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. № 44н).
В налоговом учете расходы на приобретение ГСМ учитываются в составе материальных расходов (подп. 5 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ). При этом чиновники придерживаются мнения, что те, кто не освобожден от уплаты НДС, не вправе включать в стоимость топлива суммы «входного» НДС (п. 19 ст. 270 Налогового кодекса РФ). Турфирмы, применяющие «упрощенку», также не учитывают «входной» НДС в стоимости «горючки». Суммы этого налога списываются на расходы по отдельной статье (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 4 ноября 2004 г. № 03-03-02-04/1/44).
Отметим, что автотранспортные организации обязаны списывать ГСМ по установленным нормам, которые зависят от фактического пробега автомобиля, марки топлива, погодных условий и режима работы транспортного средства. Сейчас такие нормы утверждены распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р. И только если для определенной марки автобуса нормы расхода топлива не утверждены, организация устанавливает их сама. При этом нужно руководствоваться технической документацией завода-изготовителя (письмо Минфина России от 4 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/640).
В то же время в Налоговом кодексе РФ указано, что для целей налогообложения прибыли расходы на содержание служебного автотранспорта (а к ним можно отнести и стоимость израсходованного бензина и смазочных материалов) включаются в состав прочих расходов (подп. 11 п. 1 ст. 264). При этом ни о каких законодательно утвержденных нормах расхода «горючки» здесь не сказано. Получается, что турфирма может списывать ГСМ по своим нормам или исходя из фактического расхода.
Именно они подтверждают фактический расход ГСМ. Оформлять путевые листы турфирму обязывают не только правила бухгалтерского учета, но и нормативные акты, регулирующие автомобильные перевозки и безопасность дорожного движения. Отсутствие путевого листа судьи квалифицируют как нарушение лицензионных требований. А за это статьей 14.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях предусмотрена административная ответственность (постановление ФАС Дальневосточного округа от 9 февраля 2005 г. № Ф03-А51/04-2/4001).
Туроператоры, использующие свои автобусы, применяют форму № 6 (спец) «Путевой лист автобуса необщего пользования» (утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78). При этом в ней должны быть указаны реквизиты, перечисленные в приказе Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. Если же турфирмы арендуют автобусы, путевой лист им выписывают транспортные организации. А у туроператора в этом случае остаются отрывные талоны к путевым листам, которые служат основанием для отнесения затрат по этим услугам на расходы.
Перечислим их:
1) наименование и номер путевого листа;
2) срок действия путевого листа (число, месяц, год, а если путевой лист оформляется более чем на один день – число, месяц, год начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован);
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства (для юридического лица указываются наименование, организационно-правовая форма, местонахождение и номер телефона);
4) сведения о транспортном средстве. Они включают:
– тип (легковой или грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а если грузовой автомобиль используется с прицепом или полуприцепом – его модель;
– государственный регистрационный знак транспортного средства;
– показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);
– дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на стоянку;
5) сведения о водителе (Ф.И.О. водителя, число, месяц, год и часы, минуты проведения медосмотра водителя перед рейсом и после него).
Помимо этого в путевом листе могут указываться дополнительные реквизиты, учитывающие особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов и пассажиров.
За границей без использования банковских счетов (то есть наличными) турфирмы могут рассчитываться только за обслуживание автобусов, а также оплачивать обязательные сборы, связанные с обеспечением деятельности на такой территории (п. 2. ст. 14 Федерального закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»).
Поэтому многие турфирмы производят наличные расчеты на территории иностранного государства с использованием банковской пластиковой карты. С ее помощью можно (Положение об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденное ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П):
– получать наличную иностранную валюту для оплаты командировочных и представительских расходов;
– оплачивать командировочные и представительские расходы;
– совершать иные операции в иностранной валюте.
Все расходы, произведенные за пределами России, должны быть подтверждены документально, только тогда их можно с полным основанием учесть при расчете налога на прибыль.
В соответствии с пунктом 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, оформление документации и ведение регистров бухгалтерского учета и отчетности осуществляются на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык. При этом расшифровку иностранного текста оформляют на отдельном листе, в котором чередуются отдельные строки исходного документа и их перевод. Такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой турфирмы (письмо Минфина России от 20 марта 2006 г. № 03-02-07/1-66).