Если менеджер турфирмы использует для работы личный мобильный телефон, ему положена компенсация (ст. 188 Трудового кодекса РФ). Конкретный размер такой выплаты определяется соглашением сторон трудового договора. Компенсация работнику за «мобильные» переговоры может быть установлена приказом работодателя (см. письмо Минфина России от 3 сентября 2004 г. № 03-05-01-04/9).
При этом указывать в трудовом договоре или в приказе руководителя фиксированную сумму расходов, возмещаемую работнику, совершенно не обязательно. Достаточно прописать, что расходы за телефонные переговоры возмещаются на основании подтверждающих документов.
Компенсация работнику за «мобильные» переговоры учитывается турфирмой в составе расходов по оплате труда, если такая выплата предусмотрена трудовым или коллективным договором (п. 25 ст. 255 Налогового кодекса РФ), либо в составе прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Предпочтение второму варианту отдал Минфин России в письме от 15 августа 2005 г. № 03-03-02/61.
Вместе с тем главным критерием учета таких расходов остается их обоснованность и документальная подтвержденность, как того требует статья 252 Налогового кодекса РФ.
По мнению чиновников (письма Минфина России от 19 января 2009 г. № 03-03-07/2, УФНС России по г. Москве от 30 июня 2008 г. № 20-12/061156), документами, необходимыми для подтверждения произведенных расходов на услуги сотовой связи и их обоснованности, являются:
1) приказ руководителя, утверждающий перечень должностей работников, которым по работе нужен мобильный телефон (в основном это менеджеры визового отдела и курьеры);
2) договор, заключенный с оператором сотовой связи;
3) детализированные счета оператора сотовой связи.
Правда, что касается детализированных счетов, имеется ряд судебных решений, в которых отражено, что они не являются необходимым документом для подтверждения расходов на сотовую связь (постановление ФАС Северо-Западного округа от 19 ноября 2007 г. № А42-5798/2006).
Еще надо отметить, что в некоторых разъяснениях чиновники главного финансового ведомства указывают на то, что в турфирме должен быть утвержден (письмо от 13 октября 2006 г. № 03-03-04/2/217). Хотя Налоговый кодекс РФ такого требования не содержит.
Но если турфирма все же установит лимит, тогда учесть в составе расходов можно будет только «лимитную» стоимость телефонных переговоров.
В целях исчисления и НДФЛ, и единого социального налога не учитываются компенсации, предусмотренные законодательством (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 238 Налогового кодекса РФ). Выплата работнику компенсации за использование им в работе собственного имущества предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ. Поэтому компенсации за использование работниками в служебных целях своих сотовых телефонов можно не учитывать в целях налогообложения, если они предусмотрены трудовым договором либо иным локальным документом турфирмы. Соответственно, такие выплаты не учитываются при начислении взносов на обязательное пенсионное страхование (письмо Минфина России от 11 марта 2008 г. № 03-04-06-02/28).
При этом чиновники требуют, чтобы у фирмы были документы, подтверждающие право собственности работника на используемое имущество и связанные с этим расходы. Такая позиция изложена в письмах Минфина России № 03-04-06-01/138 и УФНС России по г. Москве от 18 января 2008 г. № 21-18/44-1.
Надо сказать, что суды также указывают на то, что фирма должна располагать документами, подтверждающими расходы работника на «мобильные» переговоры и их служебный характер (постановление ФАС Уральского округа от 22 апреля 2009 г. № Ф09-2210/09-С2). В этом случае с суммы компенсации фирме не придется начислять «зарплатные» налоги.