В налоговую инспекцию о закрытии филиала турфирме нужно сообщить по его местонахождению в течение месяца со дня прекращения деятельности через подразделение (п. 5 ст. 84 Налогового кодекса РФ, п. 9 Порядка постановки на учет, снятия с учета, утвержденного приказом Минфина России от 5 ноября 2009 г. № 114н). При этом заявление подается по форме № 1-4-Учет, которая утверждена приказом ФНС России от 1 декабря 2006 г. № САЭ-3-09/826@ (некоторые изменения были внесены в него приказом ФНС России от 15 февраля 2010 г. № ММ-7-6/54@).
Для снятия подразделения с учета налоговикам отводится 10 рабочих дней со дня, когда они получили заявление. Правда, если на этот момент в подразделении проводится выездная проверка, оно будет снято с учета после ее завершения. Так прописано в пункте 5 статьи 84 Налогового кодекса РФ и пункте 9 Порядка.
При снятии с учета обособленного подразделения налоговый орган обязан в тот же срок выдать (направить заказным письмом) турфирме уведомление по форме № 1-5-Учет.
Датой снятия с учета в налоговом органе организации по местонахождению обособленного подразделения является дата внесения в ЕГРН сведений о прекращении деятельности организации через обособленное подразделение (закрытии обособленного подразделения).
Начнем с того, что не всякое обособленное подразделение турфирмы нужно ставить на учет во внебюджетных фондах. Соответственно и не каждое подразделение придется снимать с учета.
В Гражданском кодексе РФ (ст. 55) и под представительством, и под филиалом понимаются обособленные подразделения юрлица, расположенные вне его местонахождения и указанные в его учредительных документах.
Налоговое законодательство (как и законодательство о страховых взносах) не оперирует терминами «филиал» или «представительство», а использует понятие «обособленное подразделение».
В налоговом законодательстве обособленное подразделение турфирмы признается таковым независимо от того, отражено или не отражено его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах. Достаточно, чтобы подразделение обладало всего двумя признаками. Во-первых, оно должно быть обособленно территориально. И во-вторых, по местонахождению подразделения должны быть оборудованы стационарные рабочие места, созданные на срок более одного месяца. В принципе такие же критерии применяются в законодательстве о страховых взносах (п. 4, 10 ст. 2 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации»).
Итак, регистрации в фондах подлежит только то подразделение (филиал), которое самостоятельно перечисляет взносы и отчитывается по ним. Отметим, что такие обязанности обособленное подразделение исполняет в случае, если оно имеет отдельный баланс, расчетный счет и начисляет выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц (п. 11 ст. 15 Закона № 212-ФЗ).
О закрытии такого филиала турфирма должна сообщить в фонды в месячный срок со дня прекращения деятельности (подп. 2 п. 3 ст. 28 Закона № 212-ФЗ).
Чтобы снять филиал с учета, турфирме нужно представить в фонд:
1) заявление о снятии с учета (его форма приведена в приложении 5 к Порядку регистрации и снятия с регистрационного учета страхователей, производящих выплаты физическим лицам, в территориальных органах Пенсионного фонда РФ, утвержденному постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 13 октября 2008 г. № 296п);
2) копию решения о прекращении деятельности обособленного подразделения.
Получив эти документы, фонд снимет турфирму с учета по местонахождению обособленного подразделения в течение пяти дней. Именно этот срок отводится фонду пунктом 18 Порядка № 296п.
В территориальный орган соцстраха, в котором зарегистрировано закрытое подразделение, турфирме нужно подать:
1) заявление о снятии с учета (его форма приведена в приложении № 5 к Порядку регистрации и снятия с регистрационного учета в территориальных органах Фонда социального страхования РФ страхователей – юридических лиц по месту нахождения обособленных подразделений и физических лиц, утвержденному приказом Минздравсоцразвития России от 7 декабря 2009 г. № 959н);
2) первый экземпляр уведомления о регистрации филиала;
3) заверенные копии документов, подтверждающих закрытие филиала.
Перечень этих документов приведен в пункте 23 Порядка № 959н.
Территориальный орган соцстраха обязан снять подразделение с учета в течение 14 дней со дня получения документов.
Отметим, что турфирмы регистрируются в региональных отделениях соцстраха по местонахождению филиалов и как плательщики взносов на травматизм (п. 3 Порядка регистрации в качестве страхователей юридических лиц по месту нахождения обособленных подразделений и физических лиц в исполнительных органах ФСС РФ, утвержденного постановлением ФСС России от 23 марта 2004 г. № 27). Поэтому в случае закрытия филиала в течение месяца турфирма должна сообщить об этом в фонд (п. 23, 25 Порядка № 27). Для этого одновременно с заявлением компания должна представить первый экземпляр извещения о регистрации и заверенные копии документов, подтверждающих закрытие обособленного подразделения предприятия.
Если турфирма не представит в налоговую инспекцию и фонды сведения о закрытии филиала, с нее могут взыскать по 50 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 Налогового кодекса РФ, ст. 48 Закона № 212-ФЗ).
Если филиал переезжает из одного офиса в другой, то для целей учета считается, что одно подразделение закрывается и одновременно открывается другое. Таким образом, о переезде офиса филиала (представительства) также нужно сообщать в контролирующие органы. В отношении налогового учета именно такой подход отражен в письме ФНС России от 15 марта 2007 г. № 09-2-03/1082@.