Согласно пункту 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее - Положение о командировках), командированному работнику выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Если работник направляется в командировку за границу, важно определить, можно ли выдать аванс в иностранной валюте.
В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (далее - Закон о валютном контроле) валютные операции между резидентами запрещены, за исключением некоторых. В частности, операций при оплате (возмещении) расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы России (п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона о валютном контроле).
Следовательно, при направлении работника в загранкомандировку турфирме следует выдать ему аванс, причем сделать это можно в иностранной валюте. И даже наличными, поскольку Закон о валютном контроле не содержит ограничений в данном отношении (письмо Банка России от 30 июля 2007 г. № 36-3/1381, постановление Президиума ВАС РФ от 18 марта 2008 г. № 10840/07).
Суточные, которые полагаются работнику за время командировки, рассчитываются в следующем порядке (п. 17 Положения о командировках):
при проезде по территории Российской Федерации – в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок по России; – в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.
При следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ – в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.
Если работник направлен в командировку в несколько стран, суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник (п. 18 Положения о командировках).
Также важно отметить, что, если работник выехал в командировку за границу и возвратился в тот же день, суточные ему выплачиваются в размере 50 процентов (п. 20 Положения о командировках).
При осуществлении расчетов в иностранной валюте следует руководствоваться ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте», утвержденным приказом Минфина России от 27 ноября 2006 г. № 154н.
Итак, стоимость активов и обязательств, выраженная в иностранной валюте, для отражения в бухгалтерском учете пересчитывается в рубли. При этом пересчет производится по курсу, действующему на дату совершения операции в инвалюте (п. 4, 6 ПБУ 3/2006). В данном случае следует рассматривать две операции: перечисление средств в иностранной валюте (или выдача их из кассы) и расходование этих средств на командировочные нужды.
Дата совершения операции при перечислении (выдаче из кассы) средств в иностранной валюте – дата списания их с банковского счета турфирмы (дата выдачи из кассы). При осуществлении расходов, связанных со служебными командировками, – дата утверждения авансового отчета.
При этом ряд положений ПБУ 3/2006 сводится к тому, что аванс в иностранной валюте не пересчитывается. Активы и расходы, оплаченные в предварительном порядке, признаются в бухгалтерском учете организации в оценке в рублях по курсу, действовавшему на дату пересчета аванса (п. 7, 9, 10 ПБУ 3/2006).
В то же время в соответствии с приложением к ПБУ 3/2006 при осуществлении расходов на командировку под датой совершения операции понимается дата составления авансового отчета. То есть данная норма предполагает пересчет аванса, ранее выданного на командировку.
К сожалению, официальная позиция по данному вопросу отсутствует. Исходя из буквального толкования приведенных норм, аванс не пересчитывается. А на дату утверждения авансового отчета нужно пересчитать сумму перерасхода или излишка, образовавшегося в результате осуществления подотчетным лицом командировочных расходов.
Турфирма направила менеджера в командировку за границу, выдав ему аванс 20 июля в размере 1000 евро. Авансовый отчет работника утвержден 10 августа, сумма перерасхода составила 100 евро, которая была погашена перед работником на следующий день.
Предположим, что официальный курс евро составлял:
В бухучете турфирмы будут сделаны следующие проводки. На 20 июля (дату выдачи денег работнику):
Дебет 71
Кредит 50 «Касса в валюте»
– 40 000 руб. (1000 EUR х 40 руб/EUR) – выдан аванс работнику.
На 10 августа (дату утверждения авансового отчета):
Дебет 20 Кредит 71
– 43 900 руб. (40 000 руб. + 100 EUR х 39 руб/EUR) – отражены расходы по командировке.
На 11 августа (дату погашения перерасхода):
Дебет 71
Кредит 50 субсчет «Касса в валюте»
– 3950 руб. (100 EUR х 39,50 руб/EUR) – выданы средства менеджеру в счет погашения перерасхода по командировке;
Дебет 91 субсчет «Прочие расходы»
Кредит 71
– 50 руб. (100 EUR х 39 руб/EUR – 3950 руб.) – отражена отрицательная курсовая разница.
Расходы на командировки в налоговом учете (при методе начисления) признаются на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ). При этом расходы в иностранной валюте следует пересчитать по курсу, действовавшему на дату выдачи командировочного аванса, поскольку дальнейшая переоценка авансов в иностранной валюте налоговым законодательством не предусмотрена (п. 11 ст. 250, подп. 5 п. 1 ст. 265 Налогового кодекса РФ).
Такие же разъяснения приведены в письме Минфина России от 31 марта 2011 г. № 03-03-06/1/194.
В случае перерасхода или излишка по авансовому отчету у турфирмы возникает обязательство или требование, выраженное в иностранной валюте, которое подлежит переоценке (аналогично порядку, предусмотренному в бухгалтерском учете).
Не каждая организация имеет текущий валютный счет, с помощью которого она сможет приобретать у банка валюту и через валютную кассу выдавать аванс на загранкомандировку. Законодательство не устанавливает запрета в отношении выдачи аванса в рублях при командировках за рубеж. Работник, получая аванс в рублях, самостоятельно покупает валюту в операционной кассе, а вернувшись из поездки, продает неиспользованный остаток валюты и возвращает в кассу его рублевый эквивалент.
Следует отметить, что в таком случае работник должен приложить к авансовому отчету справку о покупке валюты (письмо Минфина России от 31 марта 2011 г. № 03-03-06/1/193).
В справке о покупке иностранной валюты должны быть указаны данные командированного работника (его Ф.И.О., паспортные данные).
Расходы турфирмы на командировку в этом случае следует определять исходя из истраченной суммы согласно справке по курсу обмена. А вот если менеджер не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием справки, сумма расходов в рублях, принимаемая в целях налогообложения, определяется организацией путем пересчета суммы в иностранной валюте на дату признания расходов, то есть на дату утверждения авансового отчета. Аналогичное мнение выражено в письме ФНС России от 21 марта 2011 г. № КЕ-4-3/4408.
При загранкомандировках (кроме стран СНГ) турфирма может не оформлять командировочное удостоверение. Ведь в этом случае продолжительность поездки (для расчета суточных) определяется по отметкам в загранпаспорте специалиста.