Компенсация затрат при разъездной работе. Определения данного понятия трудовое законодательство не содержит. Однако упоминание о нем есть в статье 166 Трудового кодекса РФ: «Служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются».
На основании этого можно сделать вывод, что разъездной считается работа, когда специалист постоянно перемещается по одному или нескольким населенным пунктам.
При этом трудовое законодательство предоставляет работодателю в данном вопросе достаточную свободу: он может сам установить перечень работ, профессий, должностей «разъездных» работников (указание на это делается в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте). Но учтите: признание того, что та или иная работа имеет разъездной характер, должно быть обосновано, например, обязанностями, прописанными в должностной инструкции менеджера.
Компенсация затрат при разъездной работе. Трудовое законодательство выделяет два вида компенсационных выплат.
Один из них – выплаты, связанные с особыми условиями труда. Согласно статье 129 Трудового кодекса РФ, они являются элементами оплаты труда (это надбавки к зарплате).
Второй вид компенсаций определен в статье 164 Трудового кодекса РФ. Это выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей. Такие суммы не входят в систему оплаты труда.
Отметим, что от классификации выплат зависит их налогообложение.
Надбавки к зарплате
Надбавки обычно устанавливаются в процентах к зарплате. Они не зависят от фактически произведенных работником расходов.
Такие суммы включаются в базу по НДФЛ и облагаются страховыми взносами. Об этом, в частности, говорится в письме Минфина России от 18 августа 2008 г. № 03-03-05/87.
Такого же мнения придерживаются и судебные органы. Например, в постановлении ФАС Центрального округа от 4 сентября 2007 г. № А68-7727/06-435/11 определено, что выплаченные работникам надбавки, связанные с выполнением работ в пути, являются элементом оплаты труда, следовательно, подлежат налогообложению.
Также суд объяснил, что представленный организацией документ (приказ о выплате надбавки за работу, связанную с выполнением работ в пути) является локальным актом, в котором предусмотрена выплата надбавки к зарплате, а не компенсация расходов работника.
Компенсации
Более выгодным вариантом для работника и работодателя тоже (правда, при общем режиме налогообложения) является выплата компенсаций.
Согласно статье 168.1 Трудового кодекса РФ, работодатель возмещает специалистам, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер:
расходы по проезду;расходы по найму жилого помещения;дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Обратите внимание: перечень данных расходов является открытым, поэтому турфирма может возместить специалисту иные траты. Главное – они должны быть обоснованны и документально подтверждены.
Обоснованные и документально подтвержденные расходы не облагаются НДФЛ на основании пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. Не начисляются с них и страховые взносы (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации»).
При этом компенсации расходов, связанных со служебными поездками, не облагаются страховыми взносами в размере, который указан во внутренних документах турфирмы – в трудовом или коллективном договоре, соглашении или локальном нормативном акте (письмо Минздравсоцразвития России от 27 февраля 2010 г. № 406-19).
Аналогичная норма применяется в отношении страховых взносов на травматизм (п. 2 ч. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).
Перечень выплат, не облагаемых взносами на травматизм, прописанный в Федеральном законе от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ, применяется с 1 января 2011 года.
В целях налогообложения прибыли такие компенсации учитываются в составе прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Дата их признания при методе начисления – день утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ). На это указали и финансовые органы в письме от 14 июня 2011 г. № 03-03-06/1/341.
Что касается субъектов «упрощенки», налоговые органы считают: расходы, учитываемые в целях налогообложения прибыли по подпункту 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ, не поименованы в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. Следовательно, они не уменьшают объект налогообложения, то есть при спецрежиме не признаются (письмо ФНС России от 4 апреля 2011 г. № КЕ-4-3/5226).
Чтобы возместить работнику затраты на разъезды по роду службы, турфирма может выплачивать ему надбавки к зарплате или компенсации. Правда, при «упрощенке» надбавки можно учесть при налогообложении, а компенсации нет. А вот при общем режиме разрешается признать и те и другие выплаты.