Обязанность работодателя возмещать командированному работнику расходы по проезду закреплена в статье 168 Трудового кодекса РФ.
При этом, как следует из пункта 12 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749), проездные расходы в городском транспорте включают в себя стоимость проезда транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту (от станции, пристани, аэропорта), если они находятся за чертой населенного пункта. И, конечно, стоимость самого проезда к месту назначения.
Возмещение иных транспортных расходов работников в Положении не предусмотрено.
Однако статья 168 Трудового кодекса РФ разрешает установить в коллективном договоре порядок и размеры возмещения иных расходов, связанных со служебными командировками.
И вот исходя из данной нормы, работодатель вправе предусмотреть во внутренних документах турфирмы (например, в положении о командировках, в коллективном договоре), что она возмещает командированным специалистам еще и расходы на проезд городским транспортом (транспортом общего пользования) в месте назначения.
Командировочные расходы учитываются в целях налогообложения прибыли в составе прочих на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Принимаются они и при упрощенной системе налогообложения (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ).
Причем если коллективным договором или другим локальным актом турфирмы будет закреплено, что работнику также возмещаются расходы на проезд городским транспортом в черте города (населенного пункта) от места проживания в гостинице до месторасположения организации, такие затраты также принимаются в целях налогообложения как командировочные. Об этом – в письме ФНС России от 12 июля 2011 г. № ЕД-4-3/11246.
Правда, разъяснения налоговиков касаются налога на прибыль, однако они в полной мере относятся и к субъектам «упрощенки».
Однако и при общем, и при спецрежиме любые командировочные траты должны быть документально подтверждены (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).
Документ, подтверждающий расходы на проезд в городском транспорте, – билет. Это следует из пунктов 42 и 43 Правил перевозок пассажиров и багажа (утверждены постановлением Правительства РФ от 14 февраля 2009 г. № 112). Причем формы и обязательные реквизиты билетов приведены в приложении № 1 к Правилам.
Заграничные билеты (их отдельные реквизиты, необходимые для налогового признания расходов) должны быть переведены на русский язык.
Такие же разъяснения содержатся в письме Минфина России от 4 июля 2011 г. № 03-03-07/24.
Турфирма может закрепить в коллективном договоре или внутреннем локальном акте (например, в положении о командировках), что она возмещает своим работникам, направленным в служебные поездки, в частности, расходы по проезду на городском транспорте в пункте назначения. Например, от гостиницы, в которой проживает работник, до местонахождения контрагента турфирмы. В этом случае проездные расходы в городском транспорте, подтвержденные билетом на проезд, можно учесть в целях налогообложения прибыли и при «упрощенке» (как командировочные траты).