Налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 Налогового кодекса РФ).
Как определить день фактического получения налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда, сказано в пункте 2 статьи 223 Налогового кодекса РФ. Такой датой признается последний день месяца, за который человеку был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом).
В случае увольнения работника до истечения календарного месяца датой фактического получения им дохода считается последний день работы, за который он ему был начислен.
Сведения о доходах и сумме налога подаются в налоговую инспекцию в виде справок 2-НДФЛ. Форма справки и рекомендации по ее заполнению утверждены приказом ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611@. Она оформляется на основании данных учета доходов, выплаченных физлицам учреждением – налоговым агентом, предоставленных им налоговых вычетов, исчисленных и удержанных налогов в регистрах налогового учета.
Таким образом, заработная плата включается в справку 2-НДФЛ в зависимости от месяца ее начисления, причем день выплаты на это никак не влияет. Поэтому в справке отражаются все начисленные за год доходы. Иными словами, заработная плата за декабрь 2013 года, выплаченная в январе 2014 года, а также налог с нее отражаются в справке 2-НДФЛ за 2013 год. При этом в строке 5.5 справки «Сумма налога перечисленная» указывается сумма налога, перечисленного за 2013 год, включая сумму налога, перечисленного за декабрь 2013 года в январе 2014 года. Аналогичные разъяснения о заполнении справки 2-НДФЛ за 2011 год содержались в письмах ФНС России от 3 февраля 2012 г. № ЕД-4-3/1692@, от 12 января 2012 г. № ЕД-4-3/74.
В то же время уже в следующем году в письме от 7 октября 2013 г. № БС-4-11/17931@ специалисты налоговой службы пришли к противоположному заключению. Они посчитали, что зарплату, начисленную работникам в 2012 году, а выплаченную в 2013 году, надо включить в справку 2-НДФЛ за 2013 год. Правда, в этом письме речь идет о декабрьской заработной плате, выплаченной в апреле, то есть уже после представления отчетности по НДФЛ.
С выводом налоговиков сложно согласиться.
Во-первых, это противоречит пункту 2 статьи 223 Налогового кодекса РФ, который предписывает рассчитать НДФЛ с зарплаты по окончании месяца.
Во-вторых, справка 2-НДФЛ необходима работникам для получения налоговых вычетов в инспекции. А если в ней не отразить начисленную зарплату и налог с нее, то работник не сможет получить вычет по итогам года, в котором он ее фактически заработал, или ему возместят НДФЛ в меньшей сумме.
На наш взгляд, заработную плату за декабрь 2013 года нужно отразить в справке за 2013 год, даже если она выплачена в январе 2014 года. Тем более что на момент составления справок (январь – март 2014 года) налог наверняка уже будет перечислен в бюджет.
Напомним, что датой получения работниками доходов в виде отпускных считается день их фактической выплаты (подп. 1 п. 1 ст. 223 Налогового кодекса РФ, постановление Президиума ВАС РФ от 7 февраля 2012 г. № 11709/11, письмо ФНС России от 13 июня 2012 г. № ЕД-4-3/9698@).
Таким образом, фактически выплаченные сотруднику в декабре 2013 года отпускные за период отпуска с декабря 2013 года по январь 2014 года должны быть включены в справку 2-НДФЛ за 2013 год.
Аналогично надо поступать в ситуации, когда в результате разрешения трудового спора работник был восстановлен на работе и ему выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула или разница в заработке за все время выполнения нижеоплачиваемой работы. Даже если средний заработок за вынужденный прогул начислен за период 2012 года, но фактически выплачен в 2013 году, доход восстановленного работника должен быть отражен в справке 2-НДФЛ за 2013 год в полной сумме. Такой вывод следует из письма Минфина России от 28 июня 2013 г. № 03-04-05/24633.
Бывает, что какие-либо выплаты в прошлом году выданы не полностью и это исправлено уже в текущем году. Например, своевременно не проиндексирована зарплата. В этом случае датой фактического получения доходов в виде индексации зарплаты и надбавки к окладу является день выплаты этих доходов (подп. 1 п. 1 ст. 223 Налогового кодекса РФ).
Так, если проиндексированная зарплата и надбавка за сентябрь – декабрь 2012 года были начислены и фактически выплачены в 2013 году (как и налог на доходы физических лиц с них), их следует учитывать как доход 2013 года. Иными словами, результаты перерасчетов, выполненных в 2013 году, включаются в справку 2-НДФЛ за 2013 год. Таким образом, подавать уточненную справку за 2012 год не нужно. Данный вывод содержится в письме ФНС России от 26 марта 2013 г. № ЕД-4-3/5209.
Рассмотрим также особенности заполнения справки 2-НДФЛ по доходам, полученным работниками в обособленном подразделении учреждения. Они разъясняются в письмах Минфина России от 7 декабря 2012 г. № 03-04-06/8-345, от 4 декабря 2012 г. № 03-04-06/8-341, от 7 августа 2012 г. № 03-04-06/3-222, ФНС России от 20 августа 2012 г. № ЕД-4-3/13702@.
В соответствии с пунктом 7 статьи 226 Налогового кодекса РФ организации, имеющие обособленные подразделения, обязаны перечислять исчисленные и удержанные суммы НДФЛ в бюджет как по своему местонахождению, так и по местонахождению каждого обособленного подразделения. Соответственно справки 2-НДФЛ на работников подразделений подаются в инспекцию по месту учета каждого обособленного подразделения. Но, конечно же, только в том случае, если головной офис и обособленные подразделения расположены на территории разных административно-территориальных образований.
Обратите внимание на КПП и ОКАТО: в разделе 1 справки 2-НДФЛ приводится ИНН учреждения, но КПП и ОКАТО указываются по местонахождению обособленного подразделения.
С 2014 года вместо кодов ОКАТО применяются коды ОКТМО (письмо ФНС России от 17 октября 2013 г. № ЕД-4-3/18585). Однако пока формы отчетности не предусматривают указания кода ОКТМО.
Несколько справок 2-НДФЛ надо подавать на работника, если он в течение 2013 года перешел из одного подразделения в другое, или из головного офиса в подразделение, или работал одновременно в нескольких подразделениях. Они подаются в инспекции по местонахождению конкретных подразделений. Причем в каждой справке нужно отразить только доход, полученный в данном подразделении.
За ликвидированное подразделение отчитываются через головной офис.
МНЕНИЕ СПЕЦИАЛИСТА
К.В. Котов, советник государственной гражданской службы РФ 2-го класса
О.И. Слобцова,
заместитель директора по проектам ООО АКФ «Экспертный центр “Партнеры”»