Согласно части 1 и 2 статьи 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ), документы бухгалтерского учета подразделяются:
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их хранения утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.
Сроки хранения документов следующие:
Закон № 402-ФЗ не содержит каких-либо норм, касающихся периодичности подшивки бухгалтерских документов. А вот в Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее – Инструкция № 157н), имеется требование о подшивке первичных (сводных) учетных документов. Согласно пункту 11 Инструкции № 157н, такие документы, сформированные на бумаге, относящиеся к соответствующим журналам операций, хронологически подбираются и сброшюровываются по истечении каждого отчетного периода (месяца, квартала, года).
На обложке указывается:
Хранение бухгалтерских документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов ведется согласно Положению, утвержденному Министерством финансов СССР от 29 июля 1983 г. № 105 (далее – Положение № 105).
В соответствии с пунктом 6.1 Положения № 105 перечисленные документы в обязательном порядке передаются в архив. А до этого они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2 Положения № 105).
В последнее время все чаще практикуется внеофисное хранение документов. В данном случае они передаются в профессиональное хранилище, обеспечивающее компактность и безопасность их хранения.
Отметим, что выбор способа хранения бухгалтерских документов, как правило, зависит от финансовых возможностей учреждения, объема хранимой документации и темпов увеличения ее количества, требований службы безопасности, а также отраслевой специфики учреждения.
Закон № 402-ФЗ обязывает учреждение обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.
В первую очередь ответственность за организацию хранения документов казенного учреждения, включая первичные учетные документы, несет его руководитель.
За сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности отвечает также главный бухгалтер учреждения.
В случае утраты первичных учетных документов руководитель учреждения в соответствии с пунктом 6.8 Положения № 105 назначает приказом комиссию по расследованию причин их утраты.
Для участия в работе комиссии (при необходимости) приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
Результаты работы комиссии оформляются специальным актом, который утверждается руководителем учреждения. В нем должны быть указаны причины утраты или гибели подлинников документов учреждения и их перечень.
Утрата документов может произойти по причине стихийных бедствий (например, наводнения), чрезвычайных ситуаций (например, пожара) или чьих-то неправомерных действий (например, хищения). В последнем случае такой факт должен быть подтвержден правоохранительными органами.
Как правило, такой акт прилагается к передаваемому на хранение восстановленному документу. А в номенклатуре дел ставится отметка о наличии не оригинала, а дубликата документа.
Если же уничтожение (гибель) документов произошло в филиале, то копия акта направляется в головное учреждение.
Отметим, что при смене руководителя учреждения должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета. При этом порядок передачи таких документов учреждение определяет самостоятельно (ч. 4 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).
За нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена административная ответственность. На должностных лиц может быть наложен штраф в размере от 2000 до 3000 руб. Об этом сказано в статье 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
А вот согласно статье 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях, за несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 300 до 500 руб.
Процедура уничтожения бухгалтерских документов начинается с создания в учреждении экспертной комиссии (п. 1.1 Положения, утвержденного приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2 (далее – Положение № 2)).
Состав экспертной комиссии утверждает руководитель учреждения. Такая комиссия должна:
В соответствии с пунктом 1.4 Положения № 2 экспертную комиссию возглавляет один из заместителей руководителя учреждения. А ее секретарем обычно является лицо, ответственное за архив учреждения. Как правило, в состав экспертной комиссии входят специалисты разных структурных подразделений учреждения, способные определить ценность документов и принять решение об уничтожении тех, сроки хранения которых истекли.
В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций (п. 1.4 Положения № 2).
Документы, отобранные для уничтожения, включаются в соответствующий акт, утверждаемый руководителем учреждения. Учреждение может уничтожить их двумя способами.
1. Сделать это самостоятельно (сжечь или шредеровать). Факт уничтожения документов должен быть зафиксирован экспертной комиссией с последующим составлением акта об их утилизации.
2. Воспользоваться услугами специализированной организации, которая способна обеспечить утилизацию документов с необходимым уровнем безопасности. В этом случае передача документов на уничтожение оформляется приемо-сдаточной накладной.
Т.И Фисенко,
главный бухгалтер МУ «Централизованная бухгалтерия»