Организации, производящие выплаты работникам и другим физическим лицам (за некоторыми исключениями), являются налоговыми агентами. Они обязаны вести учет доходов, полученных от них гражданами в налоговом периоде. Согласно статье 216 Налогового кодекса РФ, налоговым периодом по НДФЛ является календарный год.
Подать сведения строительная компания должна в налоговый орган по месту своего учета. При наличии у организации обособленных подразделений справки 2-НДФЛ могут представляться в инспекцию по своему местонахождению, а по обособленным подразделениям – по местонахождению подразделения, в котором работникам этого подразделения производятся начисление и выплата дохода.
Если организация выплатила доход лицам, занимающимся частной практикой (предпринимателям, нотариусам, адвокатам и т. д.), а также купила какое-либо имущество, например автомобиль или квартиру, у физического лица, налоговым агентом она не признается (п. 1 ст. 227, п. 3 ст. 228, п. 1 ст. 229 Налогового кодекса РФ). Следовательно, удерживать налог и подавать сведения на таких лиц не обязана.
Справки по форме 2-НДФЛ представляются налоговыми агентами на магнитных носителях (дискетах, компакт-дисках и т. п.) или с использованием телекоммуникационных каналов связи (через Интернет по защищенным каналам связи). Если численность лиц, получивших доходы за год, не превысила 10 человек, то сведения можно подать на бумажных носителях.
При подготовке отчетности по налогу на доходы физических лиц следует помнить об изменениях, применяемых с 2009 года, которые были внесены в главу 23 Налогового кодекса РФ.
Так, размер стандартного налогового вычета на детей увеличен с 600 до 1000 руб. на каждого ребенка, а сумма дохода работника за год, до достижения которой предоставляется данный вычет, – с 40 000 до 280 000 руб.
Стандартный вычет в размере 400 руб. в месяц (на самого работника) предоставляется до тех пор, пока сумма дохода с начала года не превысит 40 000 руб., а не 20 000 руб., как было ранее (подп. 3, 4 п. 1 ст. 218 Налогового кодекса РФ).
Эти и другие изменения и были учтены в приказе № ММ-7-3/708@, обновившем справочники «Коды доходов» и «Коды вычетов». Отдельные строки из них исключены, частично скорректированы формулировки и введены новые коды.
Например, коды вычетов дополнены значениями «318» (сумма, направленная на погашение процентов по кредитам, полученным в целях рефинансирования кредитов на приобретение жилья) и «607» (вычет в сумме уплаченных работодателем дополнительных страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии, но не более 12 000 руб. в год).
На каждое физическое лицо, получившее доходы от организации, представляется отдельная справка о доходах физических лиц.
Сведения по необлагаемым доходам подавать не нужно Если организация выплатила физлицу только необлагаемые доходы, перечисленные в пункте 28 статьи 217 Налогового кодекса РФ (подарки, матпомощь и т. д. в пределах 4000 руб. за налоговый период), подавать сведения на таких лиц в налоговую инспекцию не нужно. При этом вести учет необходимо по всем лицам, поскольку, если указанные выплаты по одному и тому же человеку превысят в налоговом периоде 4000 руб., организация будет признаваться налоговым агентом с исполнением соответствующих обязанностей (в том числе и по подаче сведений в налоговую инспекцию). Такие разъяснения даны в письме Минфина России от 29 января 2010 г. № 03-04-06/6-4.
Если организация выплатила физлицу только необлагаемые доходы, перечисленные в пункте 28 статьи 217 Налогового кодекса РФ (подарки, матпомощь и т. д. в пределах 4000 руб. за налоговый период), подавать сведения на таких лиц в налоговую инспекцию не нужно. При этом вести учет необходимо по всем лицам, поскольку, если указанные выплаты по одному и тому же человеку превысят в налоговом периоде 4000 руб., организация будет признаваться налоговым агентом с исполнением соответствующих обязанностей (в том числе и по подаче сведений в налоговую инспекцию). Такие разъяснения даны в письме Минфина России от 29 января 2010 г. № 03-04-06/6-4.
Помимо этого отдельная справка о доходах физических лиц подается и по каждой ставке налога. Например, если одному физическому лицу в налоговом периоде выплачивались доходы, облагаемые по разным ставкам – 9 процентов и 13 процентов, то необходимо представить две справки с указанием соответствующего значения в заголовке раздела 3 справки.
Все суммовые показатели отражаются в рублях и копейках через десятичную точку, кроме суммы НДФЛ – она указывается в полных рублях.
Все показатели должны быть заполнены, если иное не указано в разделе III Рекомендаций. Незаполненные разделы справки можно не печатать. При этом их нумерация не меняется.
В форме пять разделов. Коротко расскажем о том, на что обратить внимание.
В разделе 1 справки, если сведения о доходах заполняются организацией на работников ее обособленного подразделения, в пункте 1.1 после ИНН через разделитель «/» указывается КПП по местонахождению подразделения.
В разделе 2 отражаются данные о физическом лице – получателе дохода.
При отсутствии у работника ИНН пункт 2.1 не заполняется.
В пункте 2.3 «Статус» указывается статус налогоплательщика («1» – для налоговых резидентов РФ, «2» – для нерезидентов).
В разделе 3 отражаются сведения о доходах, полученных в денежной и натуральной форме, по месяцам. Как было сказано выше, в заголовке этого раздела указывается та ставка налога, которая применяется к отражаемым в данной справке доходам (13%, 30%, 9%, 35% или ставка, установленная в соглашении об избежании двойного налогообложения).
Коды доходов выбирают из справочника «Коды доходов» (приложение № 2 к форме 2-НДФЛ). В графе «Сумма дохода» отражается вся сумма по указанному коду (без вычетов).
Наиболее часто применяются следующие коды доходов:
– 2000 – заработная плата;
– 2010 – вознаграждение по договору подряда;
– 2012 – отпускные;
– 2300 – пособие по временной нетрудоспособности;
– 2760 – материальная помощь.
Напротив тех видов доходов, в отношении которых предусмотрены профессиональные налоговые вычеты или которые подлежат налогообложению не в полном размере, в графе «Код вычета» указывается соответствующее значение, выбираемое из справочника «Коды вычетов», а в графе «Сумма вычета» – сумма вычета по этому коду.
Стандартные налоговые вычеты, а также имущественный налоговый вычет в данном разделе не отражаются (они указываются отдельно – в разделе 4).
Раздел 4 заполняется в том случае, если физлицу предоставлялись стандартные или имущественные налоговые вычеты.
Согласно разъяснениям в отношении имущественных налоговых вычетов по кодам 311, 312 (на покупку жилья и погашение процентов), приведенным в письме ФНС России от 3 июня 2009 г. № 3-5-03/749, в пункте 4.1 справки следует отражать суммы фактически предоставленных в отчетном периоде налоговых вычетов, соответствующих указанным кодам. Поскольку при указании вычетов в полном размере (в соответствии с подтверждением, выданным налоговым органом) в случае неполного их использования в налоговом периоде определить размер остатка имущественного налогового вычета, переходящего на последующие налоговые периоды как по основным расходам, так и по процентам, не представится возможным.
В разделе 5 справки отражаются общие суммы дохода и налога на доходы по итогам налогового периода.
Мастер участка ООО «СтройКонтракт» Калугин П.С. (налоговый резидент РФ) отработал 2009 год полностью, установленный ему оклад – 30 000 руб. В феврале 2009 года Калугин болел, сумма заработка за этот месяц составила 15 000 руб., больничные – 10 258 руб. В мае, помимо оклада, работник получил еще и матпомощь в сумме 10 000 руб. В октябре заработка не было, так как мастер был в очередном отпуске, сумма отпускных составила 28 562 руб. (помимо этого три дня в октябре работник отдыхал за свой счет). Во всех остальных месяцах выплаты начислялись в размере оклада, премий не было.
Калугин получает стандартные налоговые вычеты – на себя и на двоих детей. Вычет в сумме 400 руб. был предоставлен только в январе, так как в феврале доход превысил 40 000 руб. Вычет на детей предоставлялся ежемесячно по сентябрь включительно (в октябре доход превысил 280 000 руб.), общая сумма «детских» вычетов составила 18 000 руб. (1000 руб/мес. х 9 мес. х 2). Кроме того, Калугину был предоставлен имущественный вычет в сумме 300 000 руб. на приобретение жилья (доли в жилом помещении) (см. образец заполнения формы 2-НДФЛ).