Как оформить приход материалов от сотрудника по кассовому чеку (прораб – подотчетное лицо, имеет право закупать необходимые материалы)? Обязательно ли использовать форму № М-7 или № ТОРГ-4? Кто должен входить в комиссию в таком случае? В разъяснениях Росстата о форме № М-7 указано, что одним из членов комиссии должен быть поставщик, но мы считаем, что эти форма и норма применяются в случае поступления брака.
Если материалы приобретены за наличный расчет. При приобретении материальных ценностей через подотчетное лицо не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который были выданы денежные средства, сотрудник обязан составить авансовый отчет и сдать его в бухгалтерию.
К данному отчету прилагаются документы, подтверждающие произведенные расходы. К ним относятся кассовые и товарные чеки, товарные накладные, приходные кассовые ордера и т. д.
Все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформляются оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
В соответствии с пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные документы, которые не относятся к унифицированным, должны содержать обязательные реквизиты: наименование документа, дату составления, содержание хозяйственной операции и др.
Следовательно, для выполнения данных требований к авансовому отчету необходимо приложить как платежные (кассовые чеки), так и товарные документы (товарные чеки). В товарных документах должны быть указаны наименование, количество и стоимость приобретенных материалов, а также сведения об организации-продавце.
При этом нужно учитывать, что унифицированных форм документов, которые могли бы заменить товарный чек, не предусмотрено. В частности, форма № ТОРГ-4 применяется для учета неотфактурованных поставок товаров. Форма № М-7 используется для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика. Кроме того, она составляется при приемке материалов, поступивших без документов, и служит юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю. Таким образом, для оприходования материалов, приобретенных за наличный расчет, необходимо иметь авансовый отчет с оправдательными документами (кассовый чек, товарный чек).
Следует отметить, что зачастую на практике при отсутствии товарного чека заполняют форму № М-7, что приводит к спорам с налоговыми органами о правомерности признания произведенных расходов для целей налогового учета.