Ситуация. За время, проведенное в служебной командировке, работнику не полагается заработная плата. На этот период за ним сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Исходя из среднего заработка оплачиваются также дни, затраченные на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, в том числе дни вынужденной остановки в пути (п. 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749 , далее — Положение о командировках).
Рассмотрим, как оплатить время в командировке.
Средний заработок сохраняется за работником за все дни командировки, которые являются рабочими по графику, установленному в командирующей организации, то есть по месту его постоянной работы (абз. 1 п. 9 Положения о командировках). Значит, если на время командировки пришлись выходные или нерабочие праздничные дни, то за эти дни сотруднику выплачиваются лишь суточные, но не средний заработок.
За работником-совместителем сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. Если такого сотрудника командировали одновременно и по основному месту работы, и по совместительству, средний заработок сохраняется за ним у обоих работодателей (абз. 2 п. 9 Положения о командировках).
Определяем расчетный период. При любом режиме работы средний заработок рассчитывают за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала командировки (ч. 3 ст. 139 ТК РФ и п. 4 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.07 № 922 , далее — Положение о расчете среднего заработка) . Календарным месяцем при этом считается период с 1-го по 30-е или 31-е число соответст-вующего месяца включительно, а в феврале — с 1-го по 28-е или 29-е число включительно.
С 31 января по 6 февраля 2012 года включительно работник организации С.Н. Симонов находился в командировке в г. Твери. Для оплаты дней его командировки расчетным является период с января по декабрь 2011 года.
Если командированный сотрудник работает в компании менее года, расчетным считается период с месяца приема его на работу по месяц, предшествующий месяцу начала командировки. Например, для работника, которого приняли на работу с 8 декабря 2011 года, а в феврале 2012 года направили в командировку, расчетным является период с декабря 2011 года по январь 2012 года, то есть всего два месяца.
Организация вправе установить иную продолжительность расчетного периода для исчисления среднего заработка, например три или шесть месяцев либо даже два года. Такая возможность предусмотрена в части 6 статьи 139 ТК РФ. При этом следует учитывать, что выбранная продолжительность расчетного периода должна быть кратна месяцу. Ее нужно закрепить в коллективном договоре, положении об оплате труда или ином локальном нормативном акте.
Кроме того, использование собственного расчетного периода не должно ухудшать положения работников (ч. 6 ст. 139 ТК РФ). Это означает, что каждый раз необходимо будет делать два расчета: один — исходя из среднего заработка за расчетный период, установленный в организации, другой — исходя из среднего заработка за последние 12 календарных месяцев. Затем результаты подсчетов следует сравнить. И если сумма, определенная исходя из собственного расчетного периода, окажется меньше, то за дни командировки работнику нужно будет выплатить средний заработок, рассчитанный исходя из стандартного расчетного периода, то есть 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу ее начала.
Очевидно, что использование собственного расчетного периода — довольно трудоемкий вариант. Еще один его существенный минус — выбранную продолжительность расчетного периода необходимо будет применять не только для оплаты дней командировок, но и во всех остальных случаях, когда согласно ТК РФ за работником сохраняется средний заработок, и прежде всего при расчете отпускных (ч. 1 ст. 139 ТК РФ).
Суммируем выплаты, участвующие в расчете. После того как определен расчетный период, переходят к подсчету зарплаты, начисленной работнику за это время. В расчет берутся все виды выплат, предусмотренные в организации системой оплаты труда, независимо от источников их выплаты (ч. 2 ст. 139 ТК РФ и п. 2 Положения о расчете среднего заработка). Главное, чтобы конкретная выплата была начислена в расчетном периоде, а в случае с годовыми премиями и вознаграждениями по итогам работы за год — относилась к году, предшествующему году начала командировки (п. 15 Положения о расчете среднего заработка).
Подробный перечень учитываемых выплат приведен в пункте 2 Положения о расчете среднего заработка. Им же руководствуются и при оплате отпускных. Указанный перечень является открытым. Значит, если в компании предусмотрены еще какие-то виды оплаты труда, их также можно учесть при расчете среднего заработка (подп. «о» п. 2 Положения о расчете среднего заработка). Порядок и условия их выплаты должны быть предусмотрены в коллективном договоре или локальном нормативном акте.
В расчете среднего заработка не участвуют лишь:
Воспользуемся условием предыдущего примера. Допустим, за период с января по декабрь 2011 года С.Н. Симонову было начислено 312 000 руб., в том числе:
— зарплата за фактически отработанное время — 265 000 руб.;
— отпускные за время нахождения в ежегодном отпуске — 25 300 руб.;
— пособие по временной нетрудоспособности — 9100 руб.;
— оплата сверхурочной работы — 2600 руб.;
— годовая премия за 2010 год (начислена в январе 2011 года) — 7000 руб.;
— годовая премия за 2011 год (начислена в декабре 2011 года) — 3000 руб.
При расчете среднего заработка для оплаты дней командировки организация исключила из общей суммы начислений отпускные, пособие по временной нетрудоспособности и годовую премию за 2010 год, так как она была начислена не за предшествующий командировке год, а за более ранний период. Таким образом, общая сумма учитываемых выплат составила 270 600 руб. (312 000 – 25 300 – 9100 – 7000).
Подсчитываем продолжительность времени, отработанного в расчетном периоде. В большинстве случаев следует определить общее количество рабочих дней в расчетном периоде и из него вычесть те дни, в которые сотрудник отсутствовал на работе (п. 5 Положения о расчете среднего заработка). В отличие от начисления отпускных, при расчете среднего заработка для оплаты дней командировки учитываются фактически отработанные в расчетном периоде дни, не календарные.
Если работнику установлен суммированный учет рабочего времени, подсчитывают не рабочие дни, а рабочие часы (п. 13 Положения о расчете среднего заработка). Сначала определяют общее количе-ство рабочих часов в расчетном периоде. Для этого используют производственный календарь, утвержденный на соответствующий календарный год. Затем из общего количества рабочих часов вычитают часы, относящиеся к периодам, исключаемым из расчета среднего заработка согласно пункту 5 Положения о расчете среднего заработка.
Продолжим рассмотрение предыдущих примеров. С.Н. Симонову установлен должностной оклад при пятидневной рабочей неделе с двумя выходными днями в субботу и воскресенье. В июле и октябре 2011 года он использовал оплачиваемые отпуска продолжительностью 21 и 7 календарных дней соответственно. В феврале 2011 года работник болел в течение 6 рабочих дней, за которые ему было выплачено пособие по временной нетрудоспособности. В декабре он брал 2 дня отпуска без сохранения зарплаты.
Итак, для оплаты командировки расчетным является период с января по декабрь 2011 года. Согласно производственному календарю на 2011 год общее количество рабочих дней при пятидневной рабочей неделе составило 248 дней. Из них организация исключила дни болезни (6 рабочих дней), оплачиваемого отпуска (15 и 5 рабочих дней) и отпуска без сохранения зарплаты (2 рабочих дня).
Следовательно, общее количество отработанных дней, учитываемых для расчета среднего заработка, равно 220 раб. дн. (248 – 6 – 15 – 5 – 2).
Определяем средний дневной или часовой заработок. При обычном режиме работы для оплаты дней командировки необходимо рассчитать средний дневной заработок сотрудника (п. 9 Положения о расчете среднего заработка). Для этого используется формула:
СДЗ = ЗПнач : КДотраб,
где СДЗ — средний дневной заработок сотрудника за расчетный период;
ЗПнач — зарплата, начисленная работнику в течение расчетного периода, за минусом сумм, исключаемых согласно пункту 5 Положения о расчете среднего заработка;
КДотраб — общее количество дней, отработанных сотрудником в расчетном периоде.
Если работнику установлен суммированный учет рабочего времени, то вместо среднего дневного заработка определяют его средний часовой заработок — СЧЗ (п. 13 Положения о расчете среднего заработка):
СЧЗ = ЗПнач : КЧотраб,
где КЧотраб — общее количество часов, отработанных сотрудником в расчетном периоде.
Рассчитываем сумму, подлежащую выплате. Она определяется как результат умножения среднего дневного или часового заработка на количество рабочих дней или часов командировки. При суммированном учете рабочего времени рабочие часы, приходящиеся на время командировки, подсчитывают по графику, установленному командированному сотруднику (п. 13 Положения о расчете среднего заработка). Для расчета суммы, начисленной работнику за время командировки, используется одна из формул:
СЗ = СДЗ ? КРДкоманд или СЗ = СЧЗ ? КРЧкоманд,
где СЗ — средний заработок, сохраняемый за сотрудником на период его командировки;
КРДкоманд — количество рабочих дней командировки, подлежащих оплате (при нормальном режиме работы);
КРЧкоманд — количество рабочих часов командировки, подлежащих оплате (при суммированном учете рабочего времени).
Продолжим рассматривать предыдущие примеры. Допустим, должностной оклад С.Н. Симонова — 24 000 руб. в месяц. В феврале 2012 года 20 рабочих дней. Средний дневной заработок сотрудника за расчетный период составил 1230 руб. (270 600 руб. : 220 раб. дн.). Работник находился в командировке с 31 января по 6 февраля 2012 года включительно, то есть в течение 7 календарных дней. На период командировки по графику пятидневной рабочей недели с выходными днями в субботу и воскресенье пришлось 5 рабочих дней.
В зарплате за февраль 2012 года работнику начислен средний заработок за время нахождения в командировке — 6150 руб. (1230 руб. х 5 раб. дн.). Всего за февраль ему начислено 24 150 руб. [24 000 руб. : 20 раб. дн. х (20 раб. дн. – 5 раб. дн.) + 6150 руб.].
Если бы в феврале организация выплатила С.Н. Симонову только должностной оклад и не стала определять средний заработок, она недоплатила бы ему 150 руб. (24 150 – 24 000).
Однако даже такая, казалось бы, незначительная сумма может послужить основанием для административного штрафа. Ведь за любое нарушение трудового законодательства инспекция по труду вправе оштрафовать организацию-работодателя на сумму от 30?000 до 50?000 руб. и ее должност-ных лиц на сумму от 1000 до 5000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). А несохранение за работником среднего заработка на период его командировки как раз и является одним из таких нарушений. Тем более если в результате этого нарушения сотруднику заплатили меньше, чем предусмотрено нормами ТК РФ.
Еще раз подчеркнем, что оплате подлежат только рабочие дни или часы командировки по графику, установленному в командирующей организации (абз. 1 п. 9 Положения о командировках). Выходные и нерабочие праздничные дни, приходящиеся на время служебной командировки, не оплачиваются. За эти дни работнику полагаются лишь суточные.
Средний заработок, сохраняемый за сотрудником на период командировки, облагается НДФЛ и страховыми взносами в ПФР, ФОМС и ФСС РФ, в том числе взносами на травматизм (подп. 6 п. 1 ст. 208 и п. 3 ст. 217 НК РФ, ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ и п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ). Таким образом, командированный работник получит на руки сумму за минусом НДФЛ.