Форма товарного чека официально не утверждена. Поэтому налогоплательщики могут разрабатывать ее самостоятельно (письма Минфина России от 30.06.11 № 03-11-11/107 и от 11.02.09 № 03-11-06/3/28 , УФНС России по г. Москве от 12.03.09 № 17-15/022192 ). Однако на практике по расходам, подтвержденным товарными чеками (образец чека см. ниже), налоговики нередко предъявляют претензии из-за отдельных реквизитов этого документа (об ответственности за невыдачу товарного чека см. врезку ниже).
1.В товарном чеке не указана дата или номер составления документа. В таком случае налоговики вряд ли примут его в качестве доказательства осуществленных расходов ( письмо УФНС России по г. Москве от 17.10.11 № 16-15/100094@ ). Ведь, во-первых, дата и номер товарного чека относятся к его обязательным реквизитам, поименованным в пункте 2.1 статьи 2 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее — Закон № 54-ФЗ ).
Во-вторых, хозяйственные операции оформляются оправдательными документами в соответствии со статьей 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ ). Они служат первичными учетными документами и для принятия в учете должны соответствовать положениям Закона № 54-ФЗ и Закона № 129-ФЗ .
Суды соглашаются с налоговиками и не принимают в качестве подтверждения расходов товарные чеки, в которых отсутствует дата составления документа ( постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 24.09.08 № А19-1399/08-57-Ф02-4695/08 ).
2.В товарном чеке не указана подпись должностного лица, составившего его. Подпись входит в перечень обязательных реквизитов товарного чека. Если компания-покупатель представит в качестве доказательства расходов чек без подписи продавца, инспекторы, скорее всего, будут считать такие затраты неподтвержденными, также ссылаясь на пункт 2.1 статьи 2 Закона № 54-ФЗ. Хотя судебной практики по принятию затрат на основании товарного чека без подписи найти не удалось.
Однако на практике отсутствие такого реквизита, как подпись составившего товарный чек лица, может стать плюсом для продавца. Так, в одном из дел налоговики доначислили налоги по упрощенной системе налогообложения на основании того, что предприниматель осуществлял оптовую торговлю, якобы отражая свои доходы не в полном объеме. В качестве доказательства получения неучтенного дохода инспекторы указали товарные чеки. Но, поскольку в таких документах отсутствовали подписи должностных лиц, суд счел их недостаточным доказательством получения предпринимателем дополнительного дохода ( постановление ФАС Уральского округа от 13.01.12 № Ф09-8763/11 ).
3.В товарном чеке не указано полное наименование покупателя. В Законе № 129-ФЗ такие сведения не относятся к числу обязательных реквизитов первичного документа. Следовательно, организация вправе не придавать большого значения указанию наименования покупателя. Хотя проверяющие могут заявить, что, следуя такой логике, налогоплательщик может приложить любые товарные чеки, даже и не оплаченные им, ведь из документов не будет видно, кто конкретно понес расходы ( решение Арбитражного суда Республики Тыва от 05.04.11 № А69-2718/2010 ).
Однако на практике не удалось найти решений, в которых бы суд признал налоговые расходы неподтвержденными только на основании отсутствия в товарном чеке сведений о покупателе. Кроме того, арбитры указывают, что чек является правильно оформленным, даже если вместо организации указано физлицо, которому организация выдала деньги под отчет ( постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 25.11.09 № А01-463/2009 ).
4.В товарном чеке не указано наименование и ИНН организации-продавца. Наименование организации и ИНН являются обязательными реквизитами товарного чека ( п. 2.1 ст. 2 Закона № 54-ФЗ ). Практика показывает, что при их отсутствии в документе налоговики зачастую отказывают в признании налоговых расходов. Инспекторы ссылаются на положения статьи 252 НК РФ.
В основном контролеры уделяют внимание данным реквизитам чека, так как с помощью них удается проверить, не является ли продавец товаров фирмой-однодневкой. Но доказать фиктивность покупок только лишь на основании товарных чеков, составленных с нарушениями, инспекторам вряд ли удастся ( решение Арбитражного суда Орловской области от 23.03.11 № А48-4927/2010 ).
К тому же если продавец ставит печать на товарном чеке, то на штампе обычно видны ИНН и полное наименование организации-продавца. В этих случаях суды признают отсутствие наименования продавца на самом чеке малозначительным нарушением, не препятствующим учету расходов в целях налогообложения ( решение Арбитражного суда Забайкальского края от 27.08.10 № А78-4865/2010 ).
5.В чеке отсутствует печать организации-продавца. На практике организации-продавцы в большинстве случаев ставят в товарном чеке свой штамп. Однако расходы по чеку являются документально подтвержденными и без проставления на нем печати продавца. Ведь к обязательным такой реквизит не относится ( п. 2.1 ст. 2 Закона № 54-ФЗ ).
Часть 2 статьи 14.5 КоАП РФ прямо предусматривает административную ответственность продавца за невыдачу товарного чека. Штрафы составляют от 1500 до 2000 руб. для граждан и от 30 000 до 40 000 руб. для юридических лиц
Неверное заполнение ряда реквизитов товарного чека. Конечно, организации безопаснее все-таки требовать от подотчетного лица подтверждать расходы товарным чеком, в котором проставлена печать продавца. Например, при проверке одной из компаний инспекторы сняли расходы по товарному чеку на общую сумму около 900 000 руб., так как, по их мнению, печать продавца являлась поддельной.
Однако суд не согласился с контролерами. Предприниматель, который выписал проверяемому обществу товарный чек, при опросе подтвердил, что налогоплательщик действительно приобретал у него товары на указанную в чеке сумму ( решение Арбитражного суда Республики Дагестан от 02.09.11 № А15-149/2011 ).
6.В товарном чеке не указана расшифровка приобретенных товаров. Во-первых, это влечет риск непризнания расходов в налоговом учете. Например, если при приобретении канцелярских товаров в чеке не отражен весь перечень канцтоваров по наименованиям, налоговики могут счесть товарный чек неверно оформленным и запретить учитывать расходы при исчислении налога на прибыль ( постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 25.11.09 № А01-463/2009 ).
Во-вторых, если подотчетное лицо принесет в бухгалтерию товарный чек без расшифровки, нет уверенности, что все средства, уплаченные по нему, сотрудник потратил именно на нужды компании. В связи с этим некоторые организации заранее предупреждают подотчетников, что если они приложат к авансовому отчету документ без подробного перечня приобретенных товаров, то сумма оплаты по нему может быть удержана из их зарплаты.
7.В документе информация о наименовании, количестве и цене товара указана не в установленных графах, а на пустых полях. Такой способ заполнения товарного чека не запрещен — бывает, что вся нужная информация просто не помещается в графах документа. Однако стоит учитывать, что чек с данными на пустых полях налоговики, скорее всего, не признают документальным подтверждением понесенных покупателем расходов.
Например, в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 24.09.08 № А19-1399/08-57-Ф02-4695/08 указано, что затраты по товарным чекам, в которых информация о наименовании, количестве и цене товара содержится не в установленных графах, нельзя считать надлежаще подтвержденными документами. Таким образом, арбитры могут согласиться с проверяющими, что с помощью приписки на пустых полях товарного чека дополнительных товаров организация необоснованно завышает расходы по налогу на прибыль. Безопаснее такой ситуации не допускать. А вместо добавления строк в чек проще попросить продавца выписать отдельный документ на дополнительные товары.
8.В товарном чеке не зачеркнуты пустые графы. Сумма оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами или с использованием платежной карты, в рублях является обязательным реквизитом товарного чека ( п. 2.1 ст. 2 Закона № 54-ФЗ ). Если продавец укажет итоговую сумму покупки, вписать дополнительные товары компания не сможет в принципе независимо от того, зачеркнуты пустые строки или нет.
9.Товарный чек не содержит отметку «наличие кассового чека обязательно». По общему правилу товарный чек подтверждает факт покупки товара у продавца и используется совместно с кассовым чеком ( п. 2 ст. 5 Закона № 54-ФЗ и п. 9 ч. 2 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей, утв. совместным приказом от 13.08.02 Минфина России № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 ). В таком случае в товарном чеке должна быть запись: «Наличие кассового чека обязательно».
Однако плательщики ЕНВД могут осуществлять расчеты без применения контрольно-кассовой техники при условии выдачи по требованию покупателя документа — товарного чека, подтверждающего оплату соответствующего товара ( п. 2.1 ст. 2 Закона № 54-ФЗ ). Арбитры указывают, что товарный чек можно использовать и без кассового, если на нем будет стоять штамп «Оплачено». Если такого штампа нет и у покупателя отсутствует кассовый чек, расходы по товарному чеку являются неподтвержденными ( постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 26.04.12 № А27-7545/2011 ).
10.В товарном чеке записи сделаны разными почерками. Неверное заполнение ряда реквизитов товарного чека . Присутствие разных почерков в одном чеке не является нарушением. В перечне обязательных реквизитов не указано, каким способом надо заполнять чеки — цвет ручки, например, налогоплательщик выбирает сам. Инспекторы могут посчитать, что если в чеке есть записи, сделанные разными почерками, то покупатель сам дописал информацию для увеличения суммы принимаемых к учету расходов. Однако судебной практики с подобными претензиями налоговиков найти не удалось.
Есть только одно решение суда (не по налоговому делу), при рассмотрении которого была проведена подчерковедческая экспертиза товарных чеков ( постановление ФАС Центрального округа от 02.12.10 № А62-8123/2010 , оставлено в силе определением ВАС РФ от 30.03.11 № ВАС-3716/11 ). При отсутствии доказательств того, что подпись на указанных в деле товарных чеках принадлежит покупателю, суд отказался признать наличие у него задолженности по оплате товаров. По результатам экспертизы «не было установлено достаточного количества как совпадающих, так и различающихся признаков, достаточных для положительного или отрицательного вывода из-за относительно малого объема содержащейся в подписях графической информации, обусловленной их краткостью и простотой строения, а также в связи со значительной вариантностью, низкой степенью выработанности, частичной нечеткостью исследуемых подписей».
Таким образом, вероятность того, что налоговики назначат экспертизу почерков в товарных чеках, крайне низкая