Ежегодно из-за злоупотреблений со стороны своих сотрудников компании теряют огромные суммы денег. При этом действующие системы управленческого и бухгалтерского учета зачастую не позволяют выявить подобные незапланированные расходы (см. врезку ниже). Чтобы предотвратить случаи мошенничества в компании, необходимо усовершенствовать систему внутреннего контроля, однако в первую очередь необходимо выявить сами махинации.
Использование откатов. Суть «откатной» схемы. В маркетинговых целях компании зачастую предоставляют скидки и бонусы особым клиентам. Причем предоставлять скидку или нет — нередко остается на усмотрение сотрудника, который непосредственно организует продажу товара. Таким образом, сотрудники компаний получают возможность делать избранным поставщикам необоснованные скидки. На практике, как правило, они варьируют в размере от 15 до 20% от стоимости товара.
Аналогичная ситуация происходит и с иными преимуществами, которые могут быть важны для покупателя: отсрочки, условия поставки и т. д.
Как выявить из документов. Выявить случаи необоснованного предоставления скидок можно путем анализа цен для разных покупателей за один и тот же период и за аналогичное количество товара. Здесь все зависит от специфики деятельности компании.
Однако у скидки может быть вполне разумное коммерческое обоснование. Например, первая сделка с клиентом, который интересен организации в дальнейшем, или продажа товара, который давно лежит на складе. Кроме того, скидки также могут иметь рыночный характер. На практике скидки на один вид товара могут значительно отличаться от аналогичных скидок на другие виды товаров и вполне обоснованно.
В случае подозрений бухгалтеру или аудитору целесообразно проверить, проводились ли сделки с этим клиентом ранее, а также сколько времени товар находился на складе. Ведь не исключено, что сотрудник продал нормальный товар по цене ТМЦ, у которого истекает срок годности, при этом получив определенную комиссию.
Суть «откатной» схемы. Система откатов используется не только при продаже товаров, но и при их закупке. В этом случае работник компании-покупателя получает вознаграждение за приобретение товара по завышенным ценам, или худшего качества, или на невыгодных условиях (см. врезку ниже).
Формальное основание выбора такого поставщика — проверенное качество товара. При этом сумма отката обычно все-таки меньше суммы завышения. В итоге работник получает наличку, контрагент — реализацию товара, пусть даже по завышенной выручке.
Как выявить из документов. Выявить такие случаи можно путем проведения сравнительного анализа цен фирмы-поставщика и цен других продавцов, занимающихся поставкой аналогичных товаров. Для этого бухгалтер может провести контрольную закупку или ее имитацию — посмотреть в интернете телефоны поставщиков, обзвонить некоторые из них и узнать цену товара.
Как правило, откат составляет порядка 10% суммы сделки, но при очень выгодной операции он может достигать и 25%
Однако нужно учитывать, что даже идентичные товары могут иметь разные цены, поскольку есть такое понятие, как товар в окончательном исполнении — добавление дополнительных характеристик или качеств, которые могут влиять на цену продукции. Это может быть упаковка, этикетка, расфасовка, стоимость раскрученного бренда, услуги по информационному или консультационному сопровождению товара и т. д.
Суть «откатной» схемы. Заказчик или покупатель организует тендер на выполнение работ, оказание услуг или закупку товара на определенных условиях. Однако в тендере, благодаря стараниям неких работников компании, участвуют специально созданные для этого организации, не ведущие по факту никакой деятельности. Достигается это путем подачи объявлений в редко читаемых изданиях или путем отказа в принятии документов от других потенциальных участников из-за незначительных огрехов. В итоге выигрывает такое состязание единственно возможный контрагент, который в свою очередь заплатил откат сотруднику компании-заказчика.
Использование откатов. Понятие «откат» вошло в русский язык сравнительно недавно, объединив понятия «взятка» и «коммерческий подкуп». Под коммерческим подкупом понимается незаконная передача лицу, выполняющему управленческие функции в коммерческой или иной организации, денег, ценных бумаг, иного имущества, а равно незаконное оказание ему услуг имущественного характера за совершение действий в интересах дающего в связи с занимаемым этим лицом служебным положением (ст. 204 УК РФ).
За это предусмотрена уголовная ответственность вплоть до лишения свободы сроком на шесть лет.
Практика показывает, что, как правило, откат составляет порядка 10% от суммы сделки, но некоторые требуют и больше. При очень выгодной сделке он может достигать и 25%, что приводит к росту цены договора или снижению качества услуг.
На практике на многих предприятиях после проведения серьезных антиоткатных мероприятий средние цены снижаются ориентировочно на 7%
Как выявить из документов. Если тендеры организуют разные сотрудники, то аудитор или новый главбух может сравнить количество участников, условия оповещения и участия в этих мероприятиях.
Если за организацию тендеров отвечают одни и те же сотрудники, то следующим шагом будет сравнение цен и условий по тендеру с ценами и условиями иных поставщиков, которые не участвовали в тендере. Если их предложение будет более выгодно компании, то возникает вопрос, зачем вообще тогда проводился тендер и тратились деньги на его организацию.
Самые популярные виды классического денежного отката уже давно напрямую не связаны с наличными. Контрагенты стараются придумать такие поощрения, чтобы работника не заподозрили. Но практика показывает, что некоторые способы все-таки оставляют следы в бумагах компании или на ее расчетном счете.
Перечисление отката на банковскую карточку работника. Покупатель может предложить менеджеру перечислить откат на банковскую карту. При этом счет в банке для сотрудника открывает сам покупатель, оформляя его на другое лицо. Таким образом, сотруднику гарантируется конфиденциальность — его имя не фигурирует в этом денежном потоке.
Зачастую в тендере участвуют специально созданные для этого организации, не ведущие по факту никакой деятельности. Соответственно выигрывает такое состязание единственный контрагент, который в свою очередь заплатил откат
В такой ситуации ни бухгалтер, ни аудитор не имеют доступа к личным банковским счетам сотрудников, поэтому выявить перечисления откатов практически невозможно.
Откат в виде платы за оказание услуг дружественной компании. Некоторые сотрудники могут быть учредителями своей собственной организации или иметь родственников-учредителей. В этом случае откат может быть перечислен на счет этой фирмы якобы за оказанные консалтинговые услуги, проведение маркетинговых исследований, проверку технической документации и т. д. Подойдет любая аргументация, не имеющая материального воплощения. И поставщику это удобно — благодаря таким схемам он может вполне официально списывать суммы откатов в состав расходов.
В практике проверок А.В. Москалева, управляющего партнера юридического центра «АТЛАНТ», была такая ситуация. В одной из строительных организаций был выявлен случай оптовой закупки оборудования по цене на 20% выше розничной. Оказалось, что менеджер по снабжению вступил в сговор с поставщиком оборудования о включении «интереса менеджера» в стоимость оборудования. И чтобы подтвердить цены на оборудование, поставщик для руководства компании-покупателя изготовил типографским способом специальный каталог с новыми оптовыми ценами
О.Н. Костылева, главный бухгалтер ООО «Стройкомпозит-Спецматериалы», поделилась таким опытом из своей практики: «Значимым, как я считаю, расследованием получилось раскрыть сговор между поставщиком и менеджером по закупке сырья. Здесь были установлены нестыковки следующего плана. Поставщиком была достаточно крупная организация, которая уж точно не экономила на программном обеспечении. Однако поступившие бухгалтерские документы, счета-фактуры, накладные, ТТН были явно сформированы не в специализированной базе, а при помощи программы Exсel.
Со стороны непосвященному человеку такие детали не особо заметны. Но только не бухгалтеру, через руки которого проходит большое количество бумаг, нетипичные элементы в оформлении бросаются в глаза. Системе откатов, таким образом, был дан красный свет»
Проведение специализированных семинаров и конференций для презентации нового вида продукции. К этой категории откатов можно отнести особые приемы, которые устраиваются для закупщиков под видом разного рода семинаров и конференций.
Так, например, поставщик оргтехники и программного обеспечения приглашает представителей компании — потенциального покупателя в Прагу для участия в семинаре-презентации «Новинки компании, выпущенные в 2012 году». Оформление документов, перелет, проживание, питание и культурная программа, естественно, за счет принимающей стороны. Однако перед таким культурным мероприятием приглашенный менеджер оформляет с фирмой-организатором контракт на покупку уникального программного обеспечения, но по завышенной цене.
Также существует практика приглашения на банкеты по поводу «открытия нового филиала», «праздника урожая», «годовщины основания компании», «пятилетнего юбилея на рынке стройматериалов», «открытия нового сезона» и т. д.
К косвенным показателям, по которым можно судить о возможности получения откатов тем или иным сотрудником, можно отнести следующие показатели.
Резкое улучшение уровня жизни сотрудника. Уровень жизни сотрудника организации обычно соответствует его уровню дохода. Конечно, новую квартиру могут подарить родители, но это само по себе вызывает подозрения.
Счет в банке для сотрудника, которому перечисляется откат, открывает сам поставщик, оформляя его на другое лицо
Информацию об уровне жизни целесообразно проверять и при найме нового сотрудника. Компании при проведении собеседования нередко просят кандидатов заполнить специальные анкеты, в которых нужно указать, какая собственность имеется у него.
Так, например, если кандидат на должность менеджера по закупкам, устраиваясь на работу, ездит на новой Audi, но согласен на зарплату в размере 20 000 руб., то возникает вопрос, не будет ли он в дальнейшем заправлять и обслуживать свой автомобиль за счет компании.
Сотрудник часто отлучается во время рабочего дня. Переговоры на темы откатов чаще всего проводятся с поставщиками вне офиса и не по телефону. Если закупщик много времени проводит на переговорах с поставщиком, да еще в свое личное время, у его руководителя есть причина задуматься.
Выявить мошенничество можно и более радикальным способом — ввести обязательное поквартальное тестирование сотрудников на детекторе лжи. Однако такое условие должно распространяться на всех сотрудников проблемных отделов. Также при приеме на работу сотрудников следует предупредить о проведении таких проверок. При этом вопросы стандартные, однако главный из них — предоставлялись ли какому-нибудь поставщику преимущества по сделке за вознаграждение. Как показывает практика, надежность этих проверок очень высокая.
Разделение процесса закупки на относительно независимые этапы с одновременным разделением ответственности за них между несколькими сотрудниками может существенно улучшить ситуацию в организации
Гарантией прозрачности и объективности процесса, к примеру закупки, служит следование принципам документирования и разделения ответственности на различных этапах. Таким образом, главный бухгалтер, соблюдая некоторые факторы, может понизить риск мошенничества, а также свести откаты на нет (см. врезку выше).
Рассредоточить процесс закупки товаров между несколькими сотрудниками. Наиболее опасна с точки зрения возможности потери компании ситуация, когда весь процесс закупки сосредоточен в руках одного сотрудника. Разделение этого процесса на относительно независимые этапы с одновременным разделением ответственности за них между несколькими сотрудниками может существенно улучшить ситуацию в организации.
Таким образом, переданные в бухгалтерию документы будут отражать цепочку принятых решений в границах ответственности участников процесса закупок. Наличие таких документов оказывает положительное влияние в двух направлениях. Во-первых, персонифицирует и четко определяет границы ответственности, что уже само по себе оказывает сильное психологическое воздействие на потенциальных злоумышленников. Во-вторых, значительно облегчает ревизионную деятельность и расследование инцидентов.
Главный бухгалтер может ввести в компании электронный документооборот, который включает в себя автоматизированный контроль уровня и маршрута утверждения документов. Это позволяет значительно ускорить прохождение документов через все стадии подготовки и утверждения.
Сопоставить показатели деятельности подразделений организации. Еще один способ выявления мошенничества в компании — сравнение результатов деятельности подразделений организации. Например, если рентабельность одного из подразделений ниже, чем у других, возможно, оно производит закупки по завышенным ценам. Или доля продаж со скидкой у большинства подразделений не превышает 25%, а у какого-то одного достигает 90%. Причиной этого может быть как неумение менеджеров работать со скидочными инструментами, так и мошенничество с применением откатов.
Если рентабельность одного из подразделений ниже, чем у других, возможно, оно производит закупки по завышенным ценам
Встречаются случаи, когда организации устраивают конкурентное соревнование между своими филиалами. Так, менеджеру, купившему товар по самой выгодной цене, руководство компании выплачивает премию, а от менеджера, который приобрел аналогичный товар по самой высокой цене, требуют объяснительную записку или лишают его какого-либо корпоративного бонуса. Как показывает практика, при использовании таких способов нарушений в компании становится меньше