Независимо от предыстории отношений работника и работодателя они должны заключить новый трудовой договор, поскольку прежний прекратил свое действие.
При заключении нового трудового договора с бывшим работником часто возникает вопрос: нужно ли требовать от него копии личных документов, заявление на вычеты, присваивать ему новый табельный номер, заводить новую личную карточку и личное дело? Давайте разбираться.
Если заключен повторный трудовой договор с сотрудником, специалист кадровой службы должен потребовать (ч. 1 ст. 65 ТК РФ):
Работодателю также необходимы:
Для получения стандартных налоговых вычетов сотрудник должен написать заявление и представить копии документов, подтверждающих его право на вычеты (как на себя, так и на детей):
Казалось бы, зачем заново собирать все бумаги, ведь в архиве предприятия уже есть полный пакет документов, оставшихся со времени действия прошлого трудового договора? Дело в том, что сведения, содержащиеся в архивных копиях, могли устареть.
Если какие-либо существенные изменения в жизни работника происходят в период действия трудового договора, он обязан (как правило, эта обязанность предусматривается в трудовом договоре) уведомить о них работодателя. Если же сотрудник о них не уведомил и работодатель в связи с этим неправильно исчислил страховые взносы, не выполнил обязанности налогового агента, переплатил сумму пособия и т. д., ответственность за это возлагается на работника. А если в момент трудоустройства работодатель не потребовал подтверждения заявленных работником фактов, имеющих значение для исчисления выплат, налогов и взносов, а потом допустил, например, в расчете налога ошибку, то ответственность несет работодатель.
При поступлении на работу сотруднику присваивается табельный номер, который проставляется во всех документах по учету труда и заработной платы. Порядок присвоения табельных номеров законодательством не установлен. Есть лишь общие рекомендации — при увольнении работника его табельный номер, как правило, не может присваиваться другому сотруднику в течение одного-двух лет (п. 18 Основных положений по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве, утвержденных приложением к письму Госкомтруда СССР, Минфина СССР, ЦСУ СССР от 27.04.73 №75-АБ/ 89/10-80).
Из этой нормы можно сделать следующий вывод. Если заключен повторный трудовой договор до того, как прошло два года после увольнения, за ним можно сохранить прежний табельный номер.
Раньше это не всегда было возможно. Например, пользователи устаревшей версии «1С ЗУП 8.0» из-за программных ограничений не могли этого сделать. Сейчас в программах «1С 7.7 Зарплата и Кадры» и «1С 8.2 Зарплата и Управление персоналом» бухгалтер может сам определить, какой табельный номер присвоить сотруднику при повторном приеме на работу. Следовательно, можно присвоить вернувшемуся работнику тот же самый табельный номер.
При оформлении на работу бывшего сотрудника заводить на него новую личную карточку нужно обязательно. Для этого есть по меньшей мере три причины.
Во-первых, форма №Т-2 заполняется при приеме на работу и передается в архив при увольнении работника.
Во-вторых, в графе «Трудовой договор» указывается номер и дата его составления. А ей будет являться дата заключения последнего трудового договора. Кстати, если дата подписания трудового договора отличается от даты начала работы, следует указать две даты, поскольку это имеет значение при исчислении отпускного стажа.
В-третьих, при увольнении сотрудника в разделе XI личной карточки указывают дату увольнения, номер и дату приказа о расторжении трудового договора.
Если в организации ведутся личные дела работников, то при повторном приеме сотрудника заводится новое личное дело. Это следует из пункта 3.6.18 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 .
Согласно этому пункту крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении работника. А значит, личное дело заводится сразу же после издания приказа о приеме на работу, а после увольнения оно сдается в архив.
Иногда у бухгалтеров возникают вопросы о порядке предоставления вычетов на детей сотрудникам, повторно заключившим трудовой договор.
По общему правилу стандартный налоговый вычет по новому месту работы предоставляется начиная с месяца, в котором сотрудник устроился на работу.
Если работник трудоустроился не с начала года, размер дохода, при котором он имеет право на вычет (280000 руб.), нужно рассчитывать с учетом доходов, полученных с начала года у предыдущего (промежуточного) работодателя (подп. 4 п. 1 ст. 218 НКРФ).
Сумма этого дохода подтверждается справкой по форме 2-НДФЛ с предыдущего места работы (п. 3 ст. 230 НКРФ). Такое разъяснение дано в письме ФНС России от 30.07.2009 №3-5-04/1133@ . Если сотрудник справку не представит, права на применение стандартного налогового вычета на ребенка он иметь не будет.
Если уволившийся работник нигде не работал, стандартный вычет за текущий календарный год ему можно предоставить с момента начала работы в этой же организации и без предъявления справки 2-НДФЛ .
Основанием для такого решения будет заявление работника. В нем он должен указать, что в текущем календарном году он не работал и доходов не имел. Также в трудовой книжке работника не должно быть записей о трудоустройстве в другую фирму (письмо ФНС России от 30.07.2009 №3-5-04/1133@).
Работник уволился в прошлом году. После увольнения нигде не работал. Вычеты не использовал. Повторно поступил к вам на работу в текущем году. Должна ли бухгалтерия предоставить ему вычеты за истекший налоговый период?
Нет, не должна. За вычетами, не использованными за прошлые налоговые периоды, работник должен обратиться в налоговый орган по месту жительства.
Согласно статье 121 ТКРФ обязанность предоставить отпуск возникает, только если у сотрудника есть необходимый стаж, дающий право на отпуск1Подробнее о том, как на отпускной стаж влияют прошлые отпуска работника, читайте на с. 72. — Примеч. ред..
В соответствии с частью 1 статьи 122 Трудового кодекса ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работнику за каждый рабочий год.
Первый рабочий год исчисляется со дня поступления на работу в данную организацию, а последующие — со дня, следующего за днем окончания предыдущего рабочего года.
Можно ли считать, что отпускной стаж работника, вернувшегося в том же рабочем году, в котором и уволился, продолжается после повторного приема на старое место работы? Нет, так рассуждать нельзя. Отпускной стаж будет отсчитываться со дня повторного приема на работу.
С.А.Ветчинкин работал в ЗАО «Русские колбасы» с 1 сентября 2009 года. 19 августа 2011 года он уволился. А 1 марта 2012 года снова вернулся на работу в организацию. Когда заканчивается очередной рабочий год работника?
Если вновь принятый не относится к льготной категории работников, перечисленных, например, в статьях 122 , 123 и 267 ТК РФ, он получит право на ежегодный отпуск через шесть месяцев после начала работы в организации (ч. 2 ст. 122 ТК РФ), то есть с 1 сентября 2012 года. При этом его первый рабочий год закончится 28 февраля 2013 года.
Возможна ситуация, когда в рамках большого холдинга сотрудника переводят из одной структуры в другую, а затем так же переводом возвращают обратно. Посмотрим, с какого момента он получит право на ежегодный отпуск.
При переводе трудовой договор с прежней организацией расторгается (п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ), а по новому месту работы с сотрудником заключается новый трудовой договор. Поэтому накопленный стаж, дающий право на отпуск, при переводе сотрудника из одного структурного подразделения организации в другое не сохраняется. А значит, право на отпуск у работника возникнет только после того, как он отработает в новой (пусть и старой для него) организации шесть месяцев (ч. 2 ст. 122 ТК РФ).
Если декретный отпуск у сотрудницы начинается в период с 1 января 2011 года по 31 декабря 2012 года (включительно), по ее желанию пособие по беременности и родам может быть рассчитано (ч. 2 ст. 3 Федерального закона от 08.12.2010 №343-ФЗ):
Напомним, что выбранный порядок расчета сотрудница должна указать в соответствующем заявлении. Если его не будет, бухгалтер рассчитает пособие по новым правилам.
Если работница выбрала старый порядок расчета, применяются нормы Федерального закона от 29.12.2006 №255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее — Закон №255-ФЗ) и Положения об особенностях порядка исчисления пособий , утвержденного постановлением Правительства РФ от 15.06.2007 №375-ФЗ , действовавшие до 1 января 2011 года.
По старым правилам пособие по беременности и родам исчисляется исходя из заработка за 12 месяцев, предшествующих началу декретного отпуска. При этом в расчет берутся только те суммы, которые начислены организацией-работодателем в период действия последнего трудового договора (ч. 1 ст. 14 Закона №255-ФЗ).
Следовательно, если сотрудница уволилась из организации, а затем снова заключила с тем же работодателем трудовой договор, то заработок, полученный у того же работодателя до увольнения, в расчете пособия не участвует. Пособие в данном случае будет определяться из фактического заработка, начисленного за период работы по новому трудовому договору, заключенному после увольнения.
Если работница решила воспользоваться новыми правилами, пособие будет рассчитано исходя из заработка за два календарных года, предшествующие отпуску по беременности и родам. При этом учитывается заработок с предыдущих мест работы (ч. 1 ст. 14 Закона №255-ФЗ в редакции, действующей с 1 января 2011 года), в том числе и заработок по данному месту работы, начисленный за период действия прежнего трудового договора.
Порядок учета заработка за два календарных года, полученного у других работодателей, установлен частями 2 , 2.1 и 2.2 Закона №255-ФЗ.
Чтобы заработок, полученный у других работодателей, был учтен при расчете пособия по беременности и родам, сотруднице необходимо представить справки о сумме заработка с других мест работы. Все справки должны быть составлены по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 17.01.2011 №4н . Этим же приказом утвержден порядок их выдачи.
Если получить справку о заработке у предыдущего работодателя сотрудница не может, организация, назначающая пособие, по заявлению работницы должна направить запрос в Пенсионный фонд о предоставлении соответствующих сведений (ч. 7.2 ст. 13 Закона №255-ФЗ).
Что касается сведений о доходах сотрудницы в организации, из которой она уволилась и в которую вновь пришла на работу, то все данные для расчета пособия в компании есть. Эти сведения есть также и в справке, которую работодатель выдал работнице в день увольнения (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона №255-ФЗ).
С 2011 года пособие по временной нетрудоспособности рассчитывается за два предыдущих года (ч. 1 ст. 14 Закона №255-ФЗ). При этом в расчет войдет не только заработок, полученный работником за два года работы в данной организации, но и суммы, начисленные ему в расчетном периоде другими работодателями (ч. 5 ст. 13 Закона №255-ФЗ)2Подробнее о порядке учета таких сумм читайте в статье «Расчет больничных в 2011 году» («Зарплата», 2011, №2). — Примеч. ред..
Такой порядок действует независимо от того, сколько раз в течение этих двух календарных лет сотрудник увольнялся из компании и снова возвращался.
Вопрос об облагаемой базе для начисления страховых взносов редакция журнала «Зарплата» задала начальнику отдела правового обеспечения страхования на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством Правового департамента ФСС РФ Т.М.Ильюхиной .
Вот что нам пояснила Татьяна Митрофановна:
«В соответствии с частью 8 статьи 3 и статьей 8 Федерального закона от 24.07.2009 №212-ФЗ “О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования” (далее — Закон №212-ФЗ) плательщики страховых взносов, указанные в пункте 1 части 1 статьи 5 Закона №212-ФЗ, определяют базу для начисления страховых взносов отдельно в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода по истечении каждого календарного месяца нарастающим итогом.
В силу части 4 статьи 8 Закона № 212-ФЗ для этих плательщиков страховых взносов база для начисления страховых взносов в отношении каждого физического лица устанавливается в сумме, не превышающей 415000 руб. нарастающим итогом с начала расчетного периода. С сумм выплат и иных вознаграждений в пользу физического лица, превышающих 415000 руб. нарастающим итогом с начала расчетного периода, страховые взносы не взимаются.
Как указано в части 5 статьи 8 Закона №212-ФЗ, предельная величина базы для начисления страховых взносов подлежит ежегодной (с 1 января соответствующего года) индексации с учетом роста средней заработной платы в РФ. Размер указанной предельной величины базы для начисления страховых взносов определяется и устанавливается Правительством РФ.
В постановлении Правительства РФ от 24.11.2011 №974 сказано, что в 2012 году база для начисления страховых взносов с учетом ее индексации составляет в отношении каждого физического лица сумму, не превышающую 512000 руб. нарастающим итогом с 1 января 2012 года.
Исходя из изложенного, база для начисления страховых взносов определяется в отношении каждого физического лица. Поэтому, несмотря на прекращение трудовых отношений с работником, после заключения с ним нового трудового договора в году, в котором произошло увольнение, база для начисления страховых взносов определяется с учетом выплат работнику до его увольнения».
Эту точку зрения разделяют также специалисты Отделения Пенсионного фонда РФ по г. Москве и Московской области.