Напомним, что штатное расписание — это локальный нормативный акт, который отражает организационную структуру предприятия, его штатный состав и численность. В штатном расписании содержится перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий, размеры окладов (тарифных ставок), доплат и надбавок.
При его разработке применяется унифицированная форма № Т-3, утвержденная постановлением Госкомстата России от05.01.2004 № 1.
Законодательство разрешает лишь добавлять необходимые графы и дополнительные реквизиты. Удаление реквизитов из унифицированных форм не допускается
Работодатель вправе адаптировать форму № Т-3 под нужды организации. Изменения должны быть оформлены соответствующим приказом или распоряжением (постановление от24.03.99 № 20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации»).
Вносим изменения в штатное расписание. Законодательно не установлено, на какой период нужно составлять штатное расписание и с какой периодичностью его обновлять. Этот вопрос отдан на откуп работодателю. Главное условие: штатное расписание должно быть актуальным. Данное требование обусловлено тем, что наем, увольнение в связи с сокращением штата, переводы, изменения окладов — все эти кадровые действия производятся в соответствии со штатным расписанием. В Трудовую книжку наименования должности и структурного подразделения также вносятся в соответствии со штатным расписанием.
В зависимости от этапа «жизненного» цикла организации у нее меняются потребности в человеческих ресурсах, финансовые возможности. Например, во время роста компании — это создание новых структурных подразделений, новых должностей, у «зрелой» стабильной фирмы — повышение зарплаты, в период кризиса — оптимизация структуры и сокращение штата… Такие события и являются основанием для внесения изменений в штатное расписание. Заметим, что порядок внесения изменений в штатное расписание всегда один, а вот сроки их внесения напрямую зависят от причины.
В том случае, когда будущие изменения штатного расписания не касаются ныне работающих сотрудников, сроки их введения в действие не принципиальны. Это справедливо, когда изменения связаны с созданием новых должностей, подразделений или выводом из штата вакантных позиций.
При массовых увольнениях утвердить изменения штатного расписания необходимо за три месяца (ч. 1 ст. 82 ТК РФ)
Если меняются названия структурных подразделений, должностей у уже работающих сотрудников, готовится сокращение штата, подобные изменения необходимо утвердить не позднее двух месяцев до предстоящих преобразований. И работников, которых коснутся изменения, надо предупредить в письменной форме тоже не менее чем за два месяца (ч. 2 ст.74 ТК РФ). Особенно четко данные сроки необходимо соблюдать при проведении процедуры сокращения штата.
Если в организации есть выборный профсоюзный орган, то и его необходимо оповестить о предстоящем сокращении не позднее чем за два месяца, при массовых увольнениях — за три месяца до события.
Помимо структуры организации, состава и численности штата, может вырасти уровень оплаты труда, например в связи с ростом инфляции работодатель решил с 1 января 2013 года проиндексировать1 зарплату на 6%. Это решение является основанием для внесения изменений в штатное расписание, как и изменение окладов по отдельным должностям.
Вносим изменения в штатное расписание. Решение об изменении структуры, численности и фонда оплаты труда могут принять учредители или совет директоров.
Решение учредителей или совета директоров оформляется в виде протокола.
Инициировать изменение штатного расписания может и руководитель структурного подразделения, в котором такая потребность возникла. Для этого он пишет служебную записку (рис. 1 на с. 87) на имя руководителя организации. В служебной записке надо указать обоснование предстоящих изменений и их суть.
Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации (постановление Госкомстата России от05.01.2004 № 1). Если руководитель согласен расширить штат, он издает приказ о внесении изменений в штатное расписание (рис. 2 на с. 88).
На основании приказа вносят изменения в штатное расписание. Это может быть приложение к ранее утвержденному штатному расписанию или новая версия документа.
Приложение к штатному расписанию можно оформить на унифицированном бланке (рис. 3 нас. 89).
«Бумажные» формальности. В любом случае документ следует распечатать. Его должны подписать главный бухгалтер и руководитель структурного подразделения. А на первой странице необходимо указать реквизиты приказа о внесении изменений в штатное расписание. Далее документ необходимо зарегистрировать и подшить.
Если много штатных должностей. Если в штате организации много должностей, для оптимизации «бумажного» документооборота есть смысл оформлять изменения штатного расписания в приложении. Ведь часто распечатывать многостраничный документ будет достаточно трудоемко. Тем более что штатные расписания и изменения к ним нужно хранить постоянно. А для этого необходимы архивы больших площадей.
Учитывая, что в крупных организациях кадровый учет ведется с помощью специализированных программ, у кадровика и руководства компании всегда есть возможность получить актуальное штатное расписание в электронном виде на любую дату.
Штатных должностей мало. А вот в небольших компаниях, где нет автоматизированного учета, целесообразно изменения штатного расписания оформлять посредством создания его новой версии.