Выдаем зарплату в структурных подразделениях. В больших госучреждениях может быть не одно структурное подразделение. В том случае, если такое подразделение находится на значительном расстоянии от бухгалтерии (кассы учреждения), для сотрудников получение зарплаты может быть не удобно.
Для оптимизации рабочего процесса в подобных ситуациях должны использоваться так называемые раздатчики. Для начала с такими сотрудниками учреждению необходимо заключить договор о полной материальной ответственности. Также руководитель учреждения должен приказом определить список лиц, уполномоченных на выдачу заработной платы работникам.
Далее следует отметить, что согласно Положению о порядке ведения кассовых операций, утвержденному Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П, порядок выдачи наличных денег по расходному кассовому ордеру представителю обособленного подразделения (или же сотруднику учреждения, уполномоченному на выдачу денег) устанавливается учреждением самостоятельно.
Период, в течение которого выдается зарплата, определяется руководителем и указывается в Расчетно-платежной ведомости (ф. 0301009), Платежной ведомости (ф. 0301011).
Законодательно установлено ограничение для периода выдачи заработной платы – не более пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты).
Выдаем зарплату в структурных подразделениях. Утвержденная руководителем копия списка раздатчиков должна находиться в кассе учреждения.
На основании перечня кассиру нужно подготовить расчетно-платежные ведомости и необходимые суммы денег. При их передаче подотчетным лицам кассир обязан сделать отметку в Книге учета выданных раздатчикам денег на оплату труда, денежного довольствия или содержания, стипендий (ф. 0504046). Она применяется в учреждениях, имеющих структурные (обособленные) подразделения, или в централизованных бухгалтериях.
При выдаче денег под отчет нескольким лицам применяется Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501). Такое правило указано в пункте 167 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н.
При передаче расчетно-платежной либо платежной ведомости раздатчику на них необходимо сделать надпись «Деньги по ведомости выдал – должность, подпись, расшифровка подписи».
Как правило, на практике такая формулировка проставляется в конце документа.
По истечении времени, установленного на выдачу заработной платы, подотчетное лицо возвращает в кассу платежную ведомость. При ее получении кассир вносит запись в Кассовую книгу (ф. 0504514). После чего отметку о возврате ведомости раздатчиком ставят и в Книге учета (ф. 0504046).
После тщательной проверки отметок, сделанных кассиром (раздатчиком денег) в Платежной ведомости (ф. 0504403), и подсчета выданных и депонированных сумм формируется Расходный кассовый ордер (ф. 0310002) на выданную сумму оплаты труда из кассы с указанием его реквизитов в Платежной ведомости (ф. 0504403). Указанный расходный кассовый ордер на сумму выданной по ведомости оплаты труда регистрируют в Журнале регистрации приходных и расходных ордеров (ф. 0310003).
Если по платежной ведомости были выданы не все начисленные суммы заработной платы, то составляется отдельный реестр депонированных сумм (ф. 0504047). В нем указываются все лица, которые не получили причитающиеся им выплаты.
Реестр заполняется кассиром на основании платежной или расчетно-платежной ведомости, в которой напротив фамилий лиц, не получивших предусмотренные суммы, следует поставить штамп или сделать отметку от руки «Депонировано». На общую сумму депонированных выплат составляется расходный кассовый ордер.
Аналитический учет депонированной заработной платы, денежного довольствия и стипендий ведется в Книге аналитического учета депонированной заработной платы, денежного довольствия и стипендий (ф. 0504048).
Прежде всего отметим, что сумма начисленной заработной платы отражается по кредиту счета 302 11 730 «Увеличение кредиторской задолженности по заработной плате» и дебету соответствующих аналитических счетов счета 109 ХХ 211 <Затраты в части заработной платы>, счета 401 20 211 «Расходы по заработной плате» (п. 128 Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, которая утверждена приказом Минфина России от 16 декабря 2010 г. № 174н).
Выдача денежных средств подотчетному лицу отражается по кредиту счета 201 34 610 «Выбытия средств из кассы учреждения» и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 208 11 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по заработной плате».
Суммы зарплаты, которые подотчетник выдал сотрудникам, отражают по дебету счета 302 11 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате» и кредиту счета 208 11 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по заработной плате» (п. 106 Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений).
А вот суммы невыплаченной заработной платы должны быть отражены по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 201 34 510 «Поступления средств в кассу учреждения».
Бюджетное учреждение (перешло на субсидиарное финансирование) начислило заработную плату сотрудникам структурного подразделения за апрель 2012 года в размере 132 000 руб.
Данная сумма выдана подотчетному лицу для выплаты сотрудникам подразделения.
Через 3 дня (срок установлен в учетной политике учреждения) раздатчик вернул в кассу невыплаченную часть (17 000 руб.).
В бухгалтерском учете бюджетного учреждения данные операции оформлены соответствующими записями. Они выглядят следующим образом: