Простоем в трудовом законодательстве признается временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера (ст. 72.2 Трудового кодекса РФ).
Оплата работникам времени простоя зависит от причин его возникновения.
Наибольшие затраты учреждение-работодатель несет в случае, когда простой произошел по его вине.
Отметим, что простоем, произошедшим из-за работодателя, является, к примеру, приостановка работы в связи с поломкой оборудования по причине его неправильной установки или эксплуатации.
Тогда учреждение обязано выплатить за это время работнику не менее 2/3 его средней заработной платы. Она исчисляется в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. №922, с учетом всех предусмотренных системой оплаты труда выплат, начисленных в пользу работника. То есть не только оклада, но и премий, надбавок и т. п. (ст. 157 Трудового кодекса РФ).
Время простоя по вине сотрудника оплате не подлежит. Его примером может быть приостановка работы по причине выхода из строя оборудования из-за несоблюдения требований техники безопасности самим работником.
Если простой произошел по причинам, не зависящим ни от работодателя, ни от работника, оплата работникам времени простоя производится в размере не менее 2/3 тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя, то есть без учета иных производимых в пользу работника выплат (ст. 157 Трудового кодекса РФ). Например, если оборудование неисправно по причине брака, допущенного производителем, то вызванный этим простой считается произошедшим по причинам, не зависящим от работника и работодателя.
Но учтите: установленные трудовым законодательством размеры оплаты времени простоя являются минимальными. Работодатель вправе оплачивать простой в большем размере.
Совместителям на основании статьи 287 Трудового кодекса РФ время простоя оплачивается в том же порядке, что и сотрудникам, которые трудятся по основному месту работы.
Чтобы впоследствии избежать претензий (как со стороны налоговиков, так и со стороны трудовых инспекторов), простой следует оформить приказом. Такой приказ составляется в произвольной форме, при этом в нем рекомендуется указать следующие сведения:
С данным приказом нужно под роспись ознакомить находящихся в простое работников.
Факт простоя оформляется отметками в табеле учета рабочего времени. Возможно также составление актов о простое, листков учета простоя.
О приостановке производства работодателю необходимо известить органы занятости населения в течение трех рабочих дней с момента принятия решения о приостановке (п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19 апреля 1991 г. №1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»), при этом надо приложить к уведомлению приказ о простое.
Оплата времени простоя может быть учтена в целях налогообложения прибыли (в рамках приносящей доход деятельности) в составе внереализационных расходов. Причем в случае приостановки деятельности как по внутрипроизводственным причинам (подп. 3 п. 2 ст. 265 Налогового кодекса РФ), так и по внешним причинам, которые не могут быть компенсированы виновниками (подп. 4 п. 2 ст. 265 Налогового кодекса РФ).
Как разъясняют чиновники (письмо Минфина России от 29 августа 2003 г. №04-02-05/1/83), простои по внутренним причинам могут возникнуть, например, в результате неисправности оборудования, незапланированных остановок отдельных видов оборудования.
К внешним причинам, расходы от простоя по которым уменьшают налогооблагаемую базу, чиновники относят, например, неподачу топлива, воды, отключение электроэнергии, получаемых от сторонних источников, неподачу железнодорожных вагонов. Если же простой связан с тяжелым финансовым положением организации, то, по мнению финансистов, расходы по нему нельзя учесть в целях налогообложения прибыли.
Однако позиция арбитражных судей, основанная на постановлении Президиума ВАС РФ от 19 апреля 2005 г. №13591/04, состоит в том, что время простоя оплачивается в соответствии с законодательством независимо от воли работодателя, поэтому расходы на соответствующие выплаты в любом случае уменьшают налогооблагаемую базу. Более поздние разъяснения финансистов также подтверждают правомерность такой позиции (письма от 15 октября 2008 г. №03-03-06/4/71, от 3 апреля 2007 г. №03-03-06/1/208).
Если время простоя оплачивается в повышенном размере по сравнению с установленным нормативно, то эту разницу также можно учесть в расходах на основании пункта 25 статьи 255 Налогового кодекса РФ. Но только если условие о повышенном размере выплаты есть в трудовом или коллективном договоре.
Поскольку оплата периода простоя не является компенсационной выплатой, соответствующие суммы облагаются НДФЛ, а также страховыми взносами, в том числе на травматизм.