Проработав в организации полгода, работник может уйти в отпуск. Правда, с согласия работодателя отпуск может быть предоставлен и раньше - авансом. Но если работник решит уволиться из фирмы, еще не отработав за все дни отпуска, которые он уже отгулял, с него нужно удержать деньги, выплаченные за неотработанные дни отпуска. Как это сделать, разберем на конкретном примере.
ПРИМЕР
Сотрудник ЗАО "Производственный холдинг" Соколов П.А. был принят на работу 1 декабря 2004 года.
А в марте он написал заявление о предоставлении ему оплачиваемого отпуска (за рабочий год с 1 декабря 2004 года по 30 ноября 2005 года). По решению директора работнику позволили отдыхать все 28 календарных дней - с 1 по 28 апреля 2005 года включительно.
Средний заработок для расчета отпуска определяется исходя из трех предшествующих календарных месяцев. То есть в данном случае расчетный период - с 1 января по 1 апреля 2005 года. На фирме установлена пятидневная рабочая неделя.
Все три месяца расчетного периода Соколов отработал полностью. За это время ему начислили 32 400 руб. Таким образом, средний заработок будет таким:
32 400 руб. : 3 мес. : 29,6 дн. = 364,86 руб.
А сумма отпускных составит:
364,86 руб. х 28 дн. = 10 216,08 руб.
В августе 2005 года Соколов написал заявление об увольнении по собственному желанию. Последний день работы - 31 августа 2005 года.
Итак, Соколов отработал в ЗАО "Производственный холдинг" 9 месяцев, поэтому ему полагается отпуск продолжительностью 21 календарный день (28 дн. : 12 мес. х 9 мес.).
Таким образом, с Соколова нужно удержать отпускные за 7 дней отпуска (28 - 21), на которые он не имел права. Их размер составит:
10 216,08 руб. - (364,86 руб. х 21 дн.) = 2554,02 руб.
Если начислены слишком большие отпускные, в бухучет необходимо внести исправления.
Как это сделать, разъяснил Минфин России в письме от 20 октября 2004 г. № 07-05-13/10. Специалисты финансового ведомства советуют действовать в том же порядке, который применяется, когда фирмы совершают ошибку.
Подправить размер отпускных нужно записями того дня, в котором стало ясно, что на деле работнику причитается иная сумма.
Если год уже закончился, но отчет за него еще не сдан, исправления надо делать записями конца декабря (п. 11 Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности).
Итак, в августе Соколову была начислена зарплата в размере 12 800 руб.
В бухучете ЗАО "Производственный холдинг" бухгалтер запишет:
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70
- 12 800 руб. - начислена зарплата за сентябрь;
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70
-
| 2554,02 руб. |
- сторнированы излишне начисленные отпускные.
Сколько можно удержать из зарплаты
Из каждой зарплаты работника можно удержать не больше 20 процентов, при удержании по нескольким исполнительным документам - 50 процентов.
Если из зарплаты удерживаются алименты, суммы в счет возмещения вреда, причиненного преступлением, или, к примеру, суммы при отбывании исправительных работ - можно удержать до 70 процентов (ст. 138 Трудового кодекса РФ).
А нужно ли пересчитывать налоги?
По этому поводу существует две точки зрения.
Первая. Пересчитывать сумму налогов не нужно. Ведь изначально организация платит ЕСН и взносы в Пенсионный фонд РФ со всех отпускных. И бухгалтер не совершает никакой ошибки: он не знает заранее, что сотрудник уволится, не отработав год.
А когда увольняющемуся сотруднику рассчитывают последнюю зарплату, предприятие удерживает из нее неотработанные отпускные. В результате работнику начисляют меньше зарплаты, чем предполагалось. Следовательно, с меньшей суммы уплачивают ЕСН и страховые взносы в Пенсионный фонд РФ, а с большей суммы - налог на прибыль. Таким образом, у организации не образуется ни переплаты по ЕСН и пенсионным взносам, ни недоимки по налогу на прибыль.
Второй точки зрения придерживаются чиновники. Они ссылаются на пункт 1 статьи 54 Налогового кодекса РФ. Здесь сказано, что, обнаружив ошибку, организации нужно скорректировать налоговую базу того периода, в котором было допущено нарушение.
Если сотрудник получил отпуск авансом, а потом уволился, то, по мнению налоговиков, в том периоде, когда рассчитаны отпускные, образовалась переплата по ЕСН и страховым взносам в Пенсионный фонд РФ, а также недоплата по налогу на прибыль.
Однако в том периоде, когда бухгалтер удержит излишне начисленные отпускные, недоимка по налогам автоматически погасится. Таким образом, как только бухгалтер правильно пересчитает отпускные, он тут же и правильно рассчитает и заплатит все налоги и взносы.
А нужно ли при этом подавать уточненные декларации, учитывая, что расчетным периодом по ЕСН, страховым взносам в Пенсионный фонд РФ и по налогу на прибыль является календарный год? Чиновники считают, что надо: такие бумаги им необходимы, чтобы проверить, рассчиталась организация с бюджетом или нет.
Конечно, можно возразить, что окончательный расчет по "нарастающим" налогам и сборам организации производят только по итогам года.
Однако, чтобы избежать конфликтов с чиновниками, лучше сдавать "уточненки". Правда, если организация переплатила налог или взнос, то сдавать уточненную декларацию ее право, а не обязанность. Дело в том, что статья 81 Налогового кодекса РФ обязывает фирму исправлять только те ошибки, которые привели к занижению налогах.
КОГДА НЕ НУЖНО УДЕРЖИВАТЬ ЗА НЕОТРАБОТАННЫЙ ОТПУСК
Есть случаи, когда с увольняющегося сотрудника ничего удерживать не нужно, даже если отпуск остался неотработанным. Это, к примеру, увольнение по сокращению численности или штата, ликвидация организации, увольнение работника по медицинским показаниям (ст. 137 Трудового кодекса РФ).