|
|
Сайт журнала «Учет в учреждении» |
Личный автомобиль для служебных целей. Если бюджетное учреждение в своей деятельности использует личный автомобиль работника, необходимо возместить текущие расходы на его содержание и сумму износа. Это можно сделать с помощью компенсации, предусмотренной статьей 188 Трудового кодекса РФ.
Предельные размеры таких компенсаций утверждены в приказе Минфина России от 4 февраля 2000 г. № 16н (далее – приказ № 16н). Этими нормативами и следует пользоваться бюджетным учреждениям.
При этом специалисты главного финансового ведомства особо отмечают, что бюджетные учреждения должны выплачивать компенсации строго в соответствии с порядком и условиями, установленными пунктами 1–6, 8 и 9 письма Минфина России от 21 июля 1992 г. № 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок» (далее – письмо № 57).
Если учреждение не ведет деятельность, приносящую доход, для выплаты компенсации такие расходы должны быть утверждены в пределах ассигнований на содержание легковых автомобилей, предусмотренных на эти цели соответствующей сметой (п. 8 письма № 57).
Когда и в каких случаях выплачивается компенсация
Компенсация выплачивается только в тех случаях, когда труд работников, использующих для поездок личные автомашины, связан с постоянными разъездами. То есть разъездной характер работы должен быть прямо закреплен в должностной инструкции специалиста (п. 1 письма № 57).
Основанием для предоставления компенсации является приказ руководителя учреждения. В этом же документе устанавливается и размер выплаты (п. 3 письма № 57). Он включает в себя сумму износа автомобиля, затраты на горюче-смазочные материалы, а также техническое обслуживание и текущий ремонт транспортного средства.
Обратите внимание: за время нахождения человека в отпуске, командировке, на больничном и в других случаях, когда личный автомобиль не используется, компенсация не выплачивается (письма Минфина России от 3 декабря 2009 г. № 03-04-06-02/87, от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140).
А как быть, если работник использует для служебных поездок автомобиль иностранной марки? Можно ли выдавать компенсацию? Ведь в приказе № 16н дан перечень автомобилей только отечественного производства. Минфин России считает, что в этом случае возмещение расходов также положено. Размер компенсации будет зависеть от того, к какому классу по своим техническим параметрам может быть приравнен этот автомобиль (п. 2 письма № 57).
Затраты должны быть подтверждены документально
Личный автомобиль для служебных целей. Для получения компенсации специалисту следует принести в бухгалтерию документы (п. 4 письма № 57):
– копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке;
– документы, подтверждающие обоснованность понесенных расходов. Ими могут послужить чеки на горюче-смазочные материалы, акты о выполненных работах по ремонту данного автомобиля и т. д. Кроме этого первичным документом, подтверждающим использование личного транспорта в служебных целях, может послужить и путевой лист.
Напомним, что форма путевого листа утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов установлены приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.
Налог на прибыль. Порядок признания затрат
Как показывает практика, в большинстве случаев бюджетные учреждения выплачивают компенсации работникам за использование личного транспорта в служебных целях за счет средств, полученных от деятельности, приносящей доход. Тогда сумма компенсации учитывается при расчете базы по налогу на прибыль (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). В состав налоговых расходов можно отнести выплаты в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 (далее – постановление № 92). На это обратили внимание чиновники в письме Минфина России от 3 декабря 2009 г. № 03-04-06-02/87.
Заметим, что предельные размеры компенсаций, используемые для целей налогообложения прибыли, значительно больше тех, что утверждены приказом № 16н. Так что у бюджетных учреждений не должно возникнуть проблем с признанием «увеличенных» расходов в налоговом учете. Главное, чтобы автомобиль использовался в деятельности, приносящей доход, работа специалиста носила разъездной характер и данный факт был подтвержден документально (то есть затраты экономически обоснованы и документально подтверждены).
НДФЛ и страховые взносы
По общему правилу все виды компенсаций, установленных на основании норм трудового законодательства, не облагаются налогом на доходы физических лиц (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).
Согласно статье 188 Трудового кодекса РФ, при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества человеку выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.
Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Если выплата производится в рамках бюджетной деятельности – все просто.
Как правило, учреждения руководствуются нормами, определенными приказом № 16н (ведь в рамках бюджетной деятельности могут быть выплачены суммы только в пределах этих лимитов). Однако за счет средств, полученных от предпринимательской деятельности, может быть выплачена компенсация в большем размере. Законодательно специальные нормы компенсации работникам за использование личного транспорта для целей налогообложения налогом на доходы физических лиц не предусмотрены.
Как быть бухгалтеру? Раньше чиновники упорно настаивали на том, что в таком случае для целей исчисления НДФЛ следует руководствоваться нормами постановления Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 (письма Минфина России от 3 декабря 2009 г. № 03-04-06-02/87, от 24 декабря 2007 г. № 03-11-04/3/513).
Однако недавно Минфин России все же признал, что не нужно применять нормы при выплате работникам компенсации за использование их автотранспорта (письмо от 23 декабря 2009 г. № 03-04-07-01/387). И это, на наш взгляд, обоснованно. Тем не менее наличие данного письма не гарантирует учреждению, что инспекторы согласятся с подобной трактовкой действующего законодательства. В таком случае можно смело идти в суд.
Ведь, как показывает арбитражная практика, налогоплательщики успешно оспаривают неправомерные решения налоговиков (постановление Президиума ВАС РФ от 30 января 2007 г. № 10627/06). Суды приходят к выводу, что компенсация не облагается НДФЛ в размерах, установленных соглашением сторон.
Обратите внимание: с 2010 года учреждения вместо ЕСН должны платить взносы во внебюджетные фонды. В соответствии с подпунктом 2 пункта 1 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ не облагаются взносами все виды компенсационных выплат, которые предусмотрены Трудовым кодексом РФ и связаны с выполнением работником трудовых обязанностей.
Если расходы, связанные с использованием личного транспорта, превышают установленные нормы, учреждению выгоднее заключить с работником договор аренды транспортного средства без экипажа (ст. 642 Гражданского кодекса РФ).
Предусмотрите затраты в смете
В данном случае арендатор в течение всего срока договора обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая проведение текущего и капитального ремонта. При этом (если иное не предусмотрено договором) арендатор несет расходы на содержание автомашины, страхование, а также эксплуатационные расходы.
Заметьте: для того, чтобы выплачивать арендную плату, смета учреждения должна предусматривать заключение гражданско-правовых договоров на основании подстатьи 224 «Арендная плата за пользование имуществом». Только в этом случае расчеты по договору аренды могут производиться за счет бюджетных средств в пределах выделенных ассигнований.
Суммы можно признать
Расходы в виде арендной платы по договору можно полностью учесть при расчете налога на прибыль (при условии, что личный автомобиль работника используется в рамках предпринимательской деятельности учреждения). Нормы постановления № 92 применять не нужно. Бухгалтер сможет учесть при расчете налога на прибыль и все затраты, связанные с обслуживанием автомобиля (ГСМ, запчасти и ремонт). Для этого в договоре аренды должно быть предусмотрено условие, согласно которому все расходы по содержанию автомобиля несет арендатор. Аналогичной позиции придерживается и Минфин России (письмо от 26 января 2007 г. № 03-11-04/2/19).
Что касается НДФЛ, то сумма арендной платы, которую получит работник, подлежит налогообложению на общих основаниях. При этом учреждение будет выступать в качестве налогового агента (п. 4 ст. 226 Налогового кодекса РФ). А вот страховые взносы во внебюджетные фонды начислять не придется. Основание – пункт 3 статьи 7 Закона № 212-ФЗ.