Участие в выставках. Учет и налогообложение

Расходы на организацию выставки

Участие в выставках. Учет и налогообложение. Учреждения могут участвовать в выставках и мероприятиях в рамках бюджетной и внебюджетной деятельности. Чаще всего основная цель участия в выставке – реклама. Так, например, каждый год проводятся выставки «Образование и карьера». Участие в них помогает учебному заведению рассказать о своей специализации более широкому кругу потребителей данной услуги. Расходы на участие в выставке могут включать:
– расходы на подготовку и доставку на выставку экспонатов;
– расходы на оформление выставочных стендов, павильонов, их содержание в подготовительный период и период проведения выставки, расходы на их последующий демонтаж;
– расходы на подготовку и распространение информационных и рекламных материалов (плакатов, буклетов, проспектов, баннеров, растяжек, демонстрационных видео-и звуковых роликов, форменной одежды с логотипом);
– командировочные расходы для представителей учреждения, участвующих в подготовке и проведении выставки;
– заработную плату (и взносы во внебюджетные фонды) по трудовым соглашениям для специалистов, которые не состоят в штате учреждения, привлекаются для участия в выставке;
– оплату охранным фирмам;
– оплату услуг других организаций, оказывающих помощь в проведении выставки.

Указанные услуги могут носить разнообразный характер: помощь в оформлении стендов и павильонов, дизайнерские работы, подготовка и распространение информационных материалов. В некоторых случаях имеет место организация обслуживания членов делегации: транспортное, гостиничное, предоставление питания, услуг переводчиков, экскурсионного обслуживания, культурной программы и т. п.

Отражение ситуации в учете

Участие в выставках. Учет и налогообложение. Порядок учета расходов зависит от того, результаты какой деятельности (основной или приносящей доход) представляются на данном мероприятии.

Вариант первый – когда участие в выставке организуется в рамках основной деятельности, финансируемой из бюджета. Тогда расходы должны быть предусмотрены лимитами бюджетных обязательств, определенных для данного учреждения по статьям и подстатьям классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ) Бюджетной классификации РФ (Указания о порядке применения бюджетной классификации утверждены приказом Минфина России от 30 декабря 2009 г. № 150н). При привлечении к участию в проведении выставки сторонней организации ее услуги должны оплачиваться по подстатье 226 КОСГУ «Прочие работы, услуги». В договоре, заключенном на оказание услуг, могут быть особо выделены услуги по доставке членов делегации и обслуживающего персонала, экспонатов, оборудования, необходимого для подготовки и обслуживания экспозиции и последующего демонтажа, с указанием стоимости доставки, условий транспортировки, количества перевозимых пассажиров, объема грузов, расстояний перевозки и другие услуги. В этом случае финансирование указанных расходов должно осуществляться по подстатье 222 КОСГУ «Транспортные услуги».

Вариант второй – когда участие учреждения в выставке обусловлено его внебюджетной деятельностью. Тогда, согласно ныне действующим нормативным актам, расходы на участие также должны быть отражены в смете доходов и расходов учреждения по указанным статьям и подстатьям КОСГУ, но по приносящей доход деятельности.

Признание затрат в налоговом учете

Если затраты произведены в рамках предпринимательской деятельности при соблюдении норм статьи 252 Налогового кодекса РФ, суммы можно признать в налоговом учете. Расходы, связанные с участием в выставках, определяются Налоговым кодексом РФ как рекламные (подп. 28 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Однако данный кодекс не расшифровывает, что именно следует понимать под «расходами на участие» в соответствующих мероприятиях. Исходя из текста пункта 4 статьи 264 Налогового кодекса РФ следует, что из всего перечисленного в число ненормируемых расходов входят только затраты на изготовление брошюр и каталогов.

Однако ФАС Волго-Вятского округа в постановлении от 13 января 2005 г. № А43-1729/2004-32-152 указал, что ни статья 264 Налогового кодекса РФ, ни иные нормы действующего законодательства не раскрывают перечень затрат, включаемых в расходы на участие в выставках, ярмарках, экспозициях.

Кроме того, нормативно не уточнено, что именно понимается под оформлением витрин, выставок-продаж, демонстрационных залов и какие именно затраты относятся к используемым в этих целях расходам. Следовательно, при классификации затрат и определении возможности отнесения их к налоговым расходам необходимо учитывать соответствие характера тех или иных мероприятий указанным целям.

Аналогичные выводы содержатся и в постановлении ФАС Московского округа от 16 марта 2009 г. № КА-А40/1402-09.

Чтобы избежать споров с проверяющими, необходимо определить перечень сотрудников, принимающих участие в выставке, а также основные цели и задачи, которые необходимо решить в ходе ее проведения.

Решая вопрос о том, какую именно рекламную информацию вы будете размещать на выставке, не забудьте, что она должна быть связана либо с вашими услугами, либо с вашей организацией. Иначе расходы нельзя будет признать рекламными для определения базы по налогу на прибыль в рамках приносящей доход деятельности.

Если тематика проводимой выставки связана с отраслью деятельности учреждения, для надлежащего документального подтверждения будет достаточно договора, акта сдачи-приемки оказанных услуг. Хотя не лишними будут и программа выставочных мероприятий, и каталог ее участников.