«У компаний имелись замечания к прежним электронным накладным и актам приемки-сдачи работ (услуг), они не вполне соответствовали нуждам бизнеса. К примеру, требование указать идентификатор участника документооборота. Этот реквизит счету-фактуре присваивает оператор электронного документооборота. Получалось, что обязательно заполнять реквизит, который создает оператор, несмотря на разрешение обмениваться «первичкой» без участия оператора», - поясняет Оксана Леонова, эксперт по ЭДО компании СКБ Контур.
Пожелания организаций были учтены при разработке новых форматов накладных ТОРГ-12 и актов. Приняли во внимание и формат электронного универсального передаточного документа, который сейчас находится на утверждении.
Новую электронную накладную ТОРГ-12 назвали «документом о передаче товаров при торговых операциях». Она представляет собой два файла. Один содержит сведения продавца о сделке и электронную подпись уполномоченного лица. Второй – идентификационные сведения о первом файле, информацию о сделке со стороны покупателя и также электронную подпись уполномоченного лица.
Новый акт называется «документом о передаче результатов работ (об оказании услуг)». Он тоже состоит из двух файлов. В одном содержится информация исполнителя: сведения передающей стороны о сделке и электронная подпись. В другом – идентификационные сведения о файле исполнителя, данные о сделке со стороны заказчика и его электронная подпись. Когда деловые взаимоотношения участников сделок позволяют формировать акт лишь с подписью исполнителя, в электронном документе будет только один файл, с квалифицированной электронной подписью отправляющей стороны.
Как и прежние накладные и акты (утверждены приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172), новые форматы рекомендованы к применению, но не обязательны. Иначе говоря, компании могут обмениваться электронными актами и накладными в любом произвольном формате. Однако рекомендованные форматы имеют несомненное преимущество. Такие документы удобнее всего представлять по требованиям в ФНС, а на стороне налоговой инспекции их могут автоматически обработать.
«Старые форматы будут действительны на протяжении всего года, поэтому как операторы, так и участники ЭДО могут не торопиться. Времени на освоение новых форматов и перенастройку информационных систем компаний для работы с ними достаточно, - заключает Оксана Леонова.