Ревизоры пришли проверить кассу

Кто проверяет

Ревизоры пришли проверить кассу. Согласно пункту 41 Порядка ведения кассовых операций (утвержден решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40; далее – Порядок), контролировать то, как организация выполняет требования данного документа, обязаны банки.

Раньше с проверкой могли пожаловать и сотрудники милиции. Правда, их визит ограничивался проверкой технического состояния кассы и кассовых пунктов, а также обеспечения условий хранения денег и ценностей (п. 42 Порядка). Но с 10 января 2009 года правила изменились.

Теперь милиции запрещено самостоятельно осматривать производственные, складские, торговые и служебные помещения организаций, а также изучать документы, отражающие финансовую, хозяйственную, предпринимательскую и торговую деятельность. Милиционеры смогут проводить указанные мероприятия только в том случае, если существует угроза жизни или здоровью людей, а также угроза государственной, военной, экономической или экологической безопасности РФ.

Такие изменения предусмотрены Федеральным законом от 26 декабря 2008 г. № 293-ФЗ.

Дела об административных правонарушениях, связанных с порядком работы с денежной наличностью и ведением кассовых операций, рассматриваются налоговиками (п. 1 ст. 23.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Именно они могут составлять протоколы о нарушениях (п. 1, 2 ст. 28.3 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Поэтому, если банковские служащие выявили нарушения по результатам проверки, они направляют в налоговую инспекцию по месту учета организации соответствующую справку. Основание – пункт 7 приложения № 7 к Положению о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ, утвержденному ЦБ РФ от 5 января 1998 г. № 14-П.

А вот контроль кассовой дисциплины бюджетного учреждения возложен на финансовые органы (п. 41 Порядка).

Что проверяют

Теперь рассмотрим, что же могут проверить в ходе ревизии.

Лимит по кассе

Ревизоры проверят, есть ли у организации документ, которым банк утвердил допустимый лимит наличных денег в кассе.

Внимание! Бюджетным образовательным учреждениям как получателям средств федерального бюджета, имеющим лицевой счет в органах Федерального казначейства, лимит по кассе определяет орган Федерального казначейства, поэтому и расчет на установление лимита остатка по кассе представляется в банк органами Федерального казначейства.

Всю сверхлимитную наличность организация должна ежедневно сдавать в банк. Сверх зафиксированного лимита денежные средства могут храниться только на оплату труда, на выплаты социального характера и на стипендии, и то не более трех (пяти – для районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей) рабочих дней. Так указано в пункте 9 Порядка и пункте 2.6 Положения № 14-П.

Помните, если организация не представила расчет лимита, он считается нулевым, а вся денежная наличность в кассе – сверхлимитной. Последствия данного нарушения не заставят себя ждать. Штраф, согласно статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях, будет наложен:
– на должностных лиц в размере от 4 тыс. до 5 тыс. руб.;
– на юридическое лицо в размере от 40 тыс. до 50 тыс. руб.

Кассовая книга

Кроме того, ревизоры проверят наличие и ведение кассовой книги.

В организации должна вестись только одна кассовая книга (п. 23 Порядка).

Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.

На ее последней странице ставится запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано ___ листов», которая заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Все записи в книге делаются в двух экземплярах через копирку. Первый экземпляр листа остается в книге, второй отрывается и передается кассиром в бухгалтерию в конце рабочего дня вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами.

Если в кассовой книге была сделана неверная запись, ее нужно исправить (п. 23 Порядка). Для этого ошибочную запись зачеркивают и вместо нее вносят правильную. Ее заверяют кассир и главный бухгалтер (его заместитель).

Сейчас большинство организаций ведет кассовую книгу в электронном виде.

Поступать так им позволяет пункт 25 Порядка. В этом случае ежедневно делается распечатка вкладного листа, а в последний день года распечатываются все листы кассовой книги, которые брошюруются в хронологическом порядке.

Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации, и книга опечатывается.

Поступления и выдачи по кассе

Контролеры обратят внимание и на то, как принимаются и выдаются деньги, чековые книжки, как оформляются приходные и расходные кассовые ордера.

Проверят наличие в документах подписей руководителя и главного бухгалтера, получателя денег, разрешительных подписей (надписей), а также то, регистрируются ли приходные и расходные кассовые ордера в специальном журнале.

Лимит расчетов наличными

Отметим, что лимит наличных расчетов между организациями и между организациями и предпринимателями составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договора (указание ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У).

Особо выделим такой момент.

Как показывает практика, нередко нарушение предельного размера имеет место при расчетах наличными при закупке активов через подотчетных лиц.

Дело в том, что лимит расчетов наличными не применяется при выдаче подотчетных сумм работнику. Однако, если «подотчетник» действует от имени организации (то есть покупает товары по доверенности), при расчете с продавцом рассматриваемый лимит должен быть соблюден. Подтверждение тому – письмо ЦБ РФ от 4 декабря 2007 г. № 190-Т.

Расчеты с «подотчетниками»

Требования к расчетам с «подотчетниками» изложены в пункте 11 Порядка, в котором говорится, что:
– выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;
– лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию авансовый отчет;
– выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;
– передача выданных под отчет денег одним лицом другому запрещается.

Кроме того, необходимо иметь в наличии документы (приказы, распоряжения), подтверждающие обоснованность выдачи под отчет наличных денежных средств.