«Входной» НДС по проезду к месту командировки сотрудника турфирмы и обратно принимается к вычету из бюджета, если, конечно, сами проездные расходы учитываются при исчислении налога на прибыль. Однако по общему правилу одним из условий вычета является наличие счета-фактуры. А когда билеты покупает командированный сотрудник, то есть физическое лицо, счет-фактуру ему обычно не выдают. Тем не менее в некоторых случаях турфирме все равно удастся зачесть из бюджета «входной» НДС по таким расходам.
Когда НДС можно принять к вычету из бюджета
Если проезд оплачивает подотчетное лицо наличными, то основанием для вычета «входного» НДС является бланк строгой отчетности (напомним, что авиа- и железнодорожные билеты являются бланками строгой отчетности). Такие разъяснения приведены в пункте 42 Методических рекомендаций по применению главы 21 «Налог на добавленную стоимость» Налогового кодекса Российской Федерации, утвержденных приказом МНС России от 20 декабря 2000 г. № БГ-3-03/447. При этом налоговики ставят одно условие: сумма налога должна быть выделена в билетах отдельной строкой. Аналогичное мнение высказал Минфин России в письме от 16 мая 2005 г. № 03-04-11/112*.
ПРИМЕР 1
Работник турфирмы ООО «Поляна» (туроператор) получил аванс на служебную командировку в размере 2500 руб. При возвращении из командировки он представил в бухгалтерию авансовый отчет, приложив к нему железнодорожные билеты на сумму 1770 руб. (в том числе НДС – 270 руб.).
Чтобы упростить пример, все другие расходы, связанные с командировкой, мы рассматривать не будем.
В учете турфирмы ООО «Поляна» бухгалтер сделает следующие проводки:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 субсчет «Рублевая касса»
– 2500 руб. – выдан сотруднику аванс на командировочные расходы;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71
– 1500 руб. (1770 – 270) – включены в расходы затраты на проезд к месту командировки и обратно;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71
– 270 руб. – отражен НДС по проездным расходам;
ДЕБЕТ 50 субсчет «Рублевая касса» КРЕДИТ 71
– 730 руб. (2500 – 1770) – возвращен в кассу остаток неизрасходованного аванса;
ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
– 270 руб. – предъявлен к вычету из бюджета НДС по проездным расходам.
Когда НДС нельзя принять к вычету из бюджета
Однако очень часто в билетах на проезд, в частности в железнодорожных, НДС не выделяется. В этом случае вся сумма расходов на проезд может быть включена в состав затрат, учитываемых при исчислении налога на прибыль. Ведь при приобретении билетов туpфирма не знает, является ли поставщик транспортных услуг плательщиком НДС, не пользуется ли он льготой, то есть содержится ли налог в стоимости билетов. Следовательно, у нее нет оснований выделять налог расчетным путем.
Несколько слов нужно сказать об оплате за пользование при проезде на железнодорожном транспорте постельными принадлежностями. Такие расходы обычно не включаются в стоимость билета, а оплачиваются наличными. Естественно, счет-фактура при этом не выдается, бланк строгой отчетности иногда тоже. И если НДС в выданной квитанции отдельно не выделен, то всю стоимость таких услуг нужно включить в расходы. А вот если счет-фактура и бланк строгой отчетности отсутствуют, а сумма НДС выделена в расчетном документе (не бланке строгой отчетности) отдельной строкой, тогда сумму налога придется отразить на счете 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям». Принять же ее к вычету нельзя, так как счет-фактура и бланк строгой отчетности отсутствуют. Отнести указанную сумму на расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, также нельзя, поскольку глава 25 Налогового кодекса РФ таких расходов не предусматривает.
ПРИМЕР 2
Несколько изменим данные предыдущего примера. Предположим, что, вернувшись из командировки, работник турфирмы приложил к авансовому отчету следующие документы:
– железнодорожные билеты на сумму 1770 руб. (в том числе НДС – 270 руб.);
– квитанцию неунифицированной формы за пользование в поезде постельными принадлежностями на сумму 150 руб. (в том числе НДС – 22,88 руб.);
– полис страхования от несчастных случаев на транспорте на сумму 100 руб. (НДС не облагается).
В этом случае в учете ООО «Поляна» бухгалтер отразит данную операцию следующим образом:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 субсчет «Рублевая касса»
– 2500 руб. – выдан сотруднику аванс на командировочные расходы;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71
– 1727,12 руб. (1770 – 270 + 150 – 22,88 + 100) – включены в расходы затраты на командировку;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71
– 292,88 руб. (270 + 22,88) – отражен НДС;
ДЕБЕТ 50 субсчет «Рублевая касса» КРЕДИТ 71
– 480 руб. (2500 – 1727,12 – 292,88) – возвращен в кассу остаток неизрасходованного аванса;
ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
– 270 руб. – предъявлен к вычету из бюджета НДС по проездным расходам;
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 19
– 22,88 руб. – списан НДС по расходам за пользование в поезде постельными принадлежностями, не подлежащий вычету из бюджета (без уменьшения налогооблагаемой прибыли).
ОСНОВАНИЯ ДЛЯ ЗАПИСИ В КНИГЕ ПОКУПОК
Если проезд оформлен бланком строгой отчетности, в котором НДС выделен отдельной строкой, то именно он и является основанием для отражения «входного» НДС в книге покупок. Это прописано в пункте 10 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-
фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914.
КАК ИЗБЕЖАТЬ ПРОБЛЕМ С НДС
Часто турфирмы приобретают билеты для сотрудников, направленных в командировки, в специализированных транспортных агентствах по безналу. В этом случае агентства, конечно же, обязаны выдать покупателю – юридическому лицу счет-фактуру. И проблем с вычетом НДС у турфирмы не возникнет. Однако минусом такого способа является то, что стоимость билетов обычно выше на сумму агентского вознаграждения.