У всех работодателей, в том числе на упрощенной системе, работники подлежат обязательному пенсионному страхованию. Поэтому организации и индивидуальные предприниматели ежегодно подают в местные отделения Пенсионного фонда РФ сведения о застрахованных лицах. Расскажем о том, какие требуются формы и как их заполнять
Документы персонифицированного учета. Согласно пункту 2 статьи 11 Федерального закона от 01.0496 № 27-ФЗ сведения по персонифицированному учету за 2008 год должны быть поданы до 2 марта включительно. Страхователь представляет в отделение ПФР по месту регистрации данные о лицах, работающих по трудовым и гражданско-правовым договорам, если в соответствии с законодательством на их вознаграждения начисляются страховые взносы.
Индивидуальным предпринимателям нужно подготовить информацию не только о сотрудниках. Так как они уплачивают страховые взносы и за себя (в виде фиксированных платежей), то, даже если в течение года никого не нанимали, им все равно придется отчитываться.
Формы документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования утверждены постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31.07.2006 № 192п (в редакции постановления от 28.07.2008 № 224п). Их 24, но все заполнять не нужно (см. таблицу на с. 48—50). В годовой отчет входят только три:
1 марта 2009 года — выходной. Значит, крайним сроком сдачи документов будет очередной рабочий день
Согласно пункту 12 Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета, утвержденной постановлением № 192п (далее — Инструкция), к отчетности должен быть приложен список застрахованных лиц, на которых она составлена. Список пишется произвольно. Кроме того, в некоторых территориальных органах ПФР требуют пояснительную записку, в которой указана общая
сумма взносов с разбивкой по пачкам, и копии платежных поручений. Советуем уточнить в своем отделении, что следует приносить.
В статье 17 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ предусмотрены санкции:
Штраф составляет 10% суммы годовых взносов. Обратите внимание: Пенсионный фонд может его взыскать только в судебном порядке
Документы, сдаваемые страхователем в территориальное отделение ПФР, называются входящими. Их заполняют без помарок чернильной или шариковой ручкой печатными буквами, при помощи пишущей машинки или компьютера. Разрешено использовать чернила (шрифт) любого цвета, кроме красного и зеленого.
Бумаги группируются в пачки объемом, не превышающим 200 листов. В пачке с формами СЗВ-4-2 должны содержаться сведения не более чем на 200 человек.
В пачку складывают одинаковые формы. В некоторых случаях требуется дополнительная сортировка. Так, в отдельных пачках должны находиться формы СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2:
Общий порядок заполнения документов указан в пунктах 3—17 Инструкции
| № п/п | Наименование формы | Обозначение | Срок действия, год | Пояснение | |
| начало | конец | ||||
| 1 | Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования | АДИ-1 | 1996 | 2002 | Сейчас не действует |
| 2 | Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования | АДИ-7 | 2003 | — | Выдается в территориальном отделении ПФР |
| 3 | Анкета застрахованного лица | АДВ-1 | 1996 | — | Заполняет страхуемое лицо, а подает страхователь при регистрации работника в системе обязательного пенсионного страхования |
| 4 | Заявление об обмене страхового свидетельства | АДВ-2 | 1996 | — | Заполняет застрахованное лицо при смене фамилии, имени, отчества, пола или при корректировке даты и места рождения. Подает страхователь |
| 5 | Заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства | АДВ-3 | 1996 | — | Заполняет застрахованное лицо в случае утраты или непригодности страхового свидетельства. Подает страхователь |
| 6 | Листок исправлений | АДВ-9 | 1996 | — | Заполняет застрахованное лицо, обнаружив ошибки в документе, выданном в территориальном отделении ПФР. Подает страхователь |
| 7 | Запрос об уточнении сведений | АДИ-2 | 1996 | — | Составляет специалист территориального отделения ПФР, если в анкете продублированы данные, находящиеся в базе ПФР |
| 8 | Сведения о смерти застрахованного лица | АДВ-8 | 1996 | — | Подает сотрудник органа ЗАГСа при регистрации смерти застрахованного лица |
| 9 | Опись документов, передаваемых работодателем в ПФР | АДВ-6 | 1996 | 2002 | Подавал страхователь в пакете документов, требуемых до 2002 года |
| 10 | Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР | АДВ-6-1 | 2002 | — | Подает страхователь в пакете документов, требуемых начиная с 2002 года, а также вместе с откорректированными индивидуальными сведениями за периоды до 2002 года |
| 11 | Сопроводительная ведомость | АДИ-5 | 1996 | — | Составляет специалист территориального отделения ПФР и выдает страхователю вместе с документами |
| 12 | Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица | СЗВ-1 | 1996 | 2001 | Последний раз подавались за 2000 год |
| 13 | Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица | СЗВ-3 | 2001 | 2001 | Сведения подавались за 2001 год, а также в течение 2002 года и касались застрахованных лиц, выходящих на пенсию в 2002 году |
| 14 | Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица | СЗВ-4-1 | 2002 | — | Сведения о застрахованном лице, у которого в расчетном периоде были причины для получения досрочной трудовой пенсии либо для которого важно выделить периоды работы |
| 15 | Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица (списочная форма) | СЗВ-4-2 | 2002 | — | Сведения о застрахованных лицах, для которых в расчетном периоде нет оснований для досрочного получения трудовой пенсии, кроме указанных в графе «Территориальные условия» формы АДВ-6-1 |
| 16 | Сводная ведомость форм СЗВ-3, передаваемых работодателем в ПФР | АДВ-10 | 1996 | 2001 | Подавалась за 1996—2001 годы по каждой категории застрахованных лиц, работавших в отчетном периоде у страхователя |
| 17 | Ведомость уплаты взносов на обязательное пенсионное страхование | АДВ-11 | 2002 | — | Подается по итогам расчетного периода, а также в течение года вместе с формами СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 |
| 18 | Акт о включении сведений в индивидуальные лицевые счета застрахованных лиц | ВЛС-1 | 2002 | — | Составляет специалист территориального отделения ПФР после сверки данных персонифицированного и бухгалтерского учета |
| 19 | Запрос органа, осуществляющего пенсионное обеспечение, о представлении выписки из индивидуального лицевого счета застрахованного лица | СЗВ-2а | 1998 | — | Подается сотрудником органа, отвечающего за пенсионное обеспечение |
| 20 | Запрос застрахованного лица о представлении выписки из индивидуального лицевого счета | СЗВ-2б | 1998 | — | Подает застрахованное лицо, желающее получить данные индивидуального лицевого счета |
| 21 | Выписка из индивидуального лицевого счета застрахованного лица | СЗИ-5 | 2002 | — | Составляет специалист территориального отделения ПФР по запросу застрахованного лица или сотрудника органа, отвечающего за пенсионное обеспечение |
| 22 | Сопроводительная ведомость для органов, осуществляющих пенсионное обеспечение | СЗИ-3 | 1998 | — | Составляет специалист территориального отделения ПФР и вместе с выписками из индивидуальных лицевых счетов застрахованных лиц направляет в орган, отвечающий за пенсионное обеспечение |
| 23 | Сведения о трудовом стаже застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования | СЗВ-К | 2002 | — | Подает страхователь или само застрахованное лицо для конвертации пенсионных прав |
| 24 | Сведения об иных периодах деятельности застрахованного лица, засчитываемых в страховой стаж | СЗВ-СП | 2002 | — | Заполняет специалист территориального отделения ПФР, если начиная с 1 января 2002 года у застрахованного лица есть неучтенные периоды деятельности, включаемые в страховой стаж |
К каждой пачке прикладывается опись документов (форма АДВ-6-1).
Пачку нужно прошить и пронумеровать. Концы скрепляющей нити выводят с тыльной стороны, связывают и заклеивают листком, на котором ставят печать организации и пишут «В пачке прошито, пронумеровано и скреплено печатью N листов».
Кроме описи к пачке также прикладывается список застрахованных лиц, на которых подаются сведения.
Все документы в пачке заверяют печатью; руководитель организации (индивидуальный предприниматель) вставляет в конец описи стандартную фразу «Заверяю, что содержание всех документов, входящих в пачку, состоящую из вышеприведенного числа форм, верно» и расписывается.
Сведения персонифицированного учета можно представлять в электронном виде, пользуясь правилами, утвержденными постановлением № 192п (приложение 4). При наличии электронной подписи сдавать бумажный вариант не требуется.
Полные перечни кодов оснований для досрочного назначения пенсии и периодов, выделяемых в трудовом стаже работника, указаны в приложении 1 к Инструкции
Документ заполняют на каждого, у кого в расчетном периоде есть основание для досрочного назначения трудовой пенсии или необходимо выделить некоторые периоды работы (отпуск по беременности и родам, уходу за ребенком и т. д.).
Форма СЗВ-4-1 состоит из четырех разделов:
В первом разделе страхователь указывает номер, под которым он зарегистрирован в территориальном отделении ПФР, и краткое наименование. В поле «Расчетный период» записывается год, за который составлены сведения.
Второй раздел предназначен для сведений о работнике. В соответствующие ячейки вписывают страховой номер индивидуального лицевого счета согласно страховому свидетельству и ФИО работника в именительном падеже (отчество необязательно).
В ячейку «Адрес для направления информации о состоянии индивидуального лицевого счета» вносят полный почтовый адрес застрахованного лица. Это делается, только когда сведения о работнике подают впервые или в расчетном периоде у него сменился адрес. Можно пользоваться всеми общепринятыми сокращениями.
Во втором столбце указывают страховые взносы в рублях и копейках. Суммы, начисленные на страховую и накопительную части трудовой пенсии или по дополнительному тарифу, фиксируют в отдельных ячейках. Данные берутся из индивидуальной карточки учета вознаграждений и взносов на обязательное пенсионное страхование.
В настоящее время по дополнительному тарифу определяются лишь взносы на членов летных экипажей воздушных судов гражданской авиации. Вряд ли компании, у которых есть в штате такие работники, находятся на упрощенной системе, поэтому у тех, кто ее применяет, скорее всего соответствующая ячейка останется пустой.
Третий столбец заполняют, если работник в отчетном году болел или брал отпуск за свой счет. Данные приводят в месяцах и днях на основании листков временной нетрудоспособности и приказов об отпусках без сохранения зарплаты.
В третий раздел заносят рабочий стаж за расчетный период. Для сведений может понадобиться несколько строк, если:
О том, как заполнять форму СЗВ-4-1, говорится в пункте 43 Инструкции
Формы индивидуальных карточек и порядок их заполнения утверждены приказом МНС России от 27.07.2004 № САЭ-3-05/443
Если отведенных строк не хватает, сведения размещают на обороте листа с пометкой на лицевой стороне внизу справа «Продолжение на обороте». Подпись руководителя и печать организации нужно поставить после последней записи.
Начальную и конечную дату рабочего стажа, выделяемого для досрочного назначения пенсии, указывают в формате «дд.мм.гггг». Стаж не должен выходить за пределы расчетного периода, то есть 1 января — 31 декабря истекшего года. Кроме одного исключения. Начальная дата может соответствовать более раннему времени, если сведения касаются гражданско-правового или авторского договора, завершенного в этом году.
Графы «Территориальные условия» и «Особые условия труда» заполняют по необходимости. В них вписывают соответствующий код, обозначенный в приложении 1 к Инструкции.
В графе «Исчисление страхового стажа» — две колонки. В первой указывают коды основания:
В этой же колонке «Дополнительные сведения» указывают количество календарных месяцев и дней (для водолазов — часов и минут), отработанных в особых условиях.
Графа «Условия для досрочного назначения трудовой пенсии» тоже разбита на две колонки.
В колонку «Основание» вписывают код по одноименному классификатору из приложения 1 к Инструкции. Колонку «Дополнительные сведения» заполняют смотря по обстоятельствам. Допустим, в колонке «Основание» обозначен код НОРМСП (для парашютистов, выполнивших годовую норму спусков (подъемов) с поршневых самолетов и т. д. на специальных спусковых (подъемных) устройствах). Тогда рядом, в колонке «Дополнительные сведения» должно стоять количество спусков (подъемов).
Четвертый раздел «Сведения за расчетный период о застрахованном лице в целом по страхователю (включая обособленные подразделения)» отведен для сведений о сотрудниках, которые работают в разных обособленных подразделениях одной компании. В нем указывают общую сумму страховых взносов (в рублях и копейках) с разбивкой на страховую и накопительную части трудовой пенсии.
В организациях, образованных с 1 по 31 декабря, первым расчетным периодом является время со дня создания до конца следующего календарного года
Г.П. Савельева 1975 года рождения работает в ООО «Сапфир» по трудовому договору. Организация применяет УСН. В 2008 году 3 апреля сотрудницу уволили, а 11 июня приняли на работу вновь. С 7 по 16 июля (десять календарных дней) она болела, а с 27 октября оформила отпуск по беременности и родам. На страховую часть трудовой пенсии с ее выплат были начислены взносы в размере 19 200 руб., на накопительную — 14 400 руб.
Страховой номер Г.П. Савельевой — 062-053-072-15, регистрационный номер ООО «Сапфир» — 017-891-00025. Заполним на сотрудницу форму персонифицированного учета.
Поскольку в расчетный период (в 2008 году) Г.П. Савельева взяла отпуск по беременности и родам, на нее заполняется форма СЗВ-4-1. К тому же в течение этого времени она была уволена, а затем снова принята на работу. Значит, нужно будет показать отдельные периоды работы. Заполненная форма СЗВ-4-1 представлена ниже.
Некоторые дополнительные данные и пояснения. Предположим, сведения на сотрудницу уже подавались и у нее прежний почтовый адрес. Тогда ячейку «Адрес для направления информации о состоянии индивидуального лицевого счета» заполнять не нужно. Так как Г.П. Савельева болела десять календарных дней, в ячейку «По временной нетрудоспособности» внесем 0 мес. 10 дн.
В разделе «Стаж работы за расчетный период» сначала укажем, сколько сотрудница проработала в организации. В первой строке в графе «Начало периода» запишем 01.01.2008, в графе «Конец периода» — 03.04.2008, а во второй строке соответственно 11.06.2008 и 31.12.2008. Теперь отразим отпуск, по беременности и родам. В графе «Начало периода» будет стоять 27.10.2008, в графе «Конец периода» — 31.12.2008, а в колонке «Дополнительные сведения» графы «Исчисление страхового стажа» — код ДЕКРЕТ.
В ООО «Сапфир» нет обособленных подразделений, значит, сотрудница может работать только в единственном офисе. Поэтому раздел «Сведения за расчетный период о застрахованном лице в целом по страхователю» не заполняем.
Данную форму работодатели подают в территориальные отделения ПФР на работников, не имеющих оснований для досрочного получения трудовой пенсии или рабочих периодов, которые требуется выделять. Как правило, в ней содержится информация о большинстве работников.
Форма СЗВ-4-2 списочная, то есть включает сведения о нескольких лицах. Максимум о десяти. Если работников в организации больше, заполняется несколько бланков.
В форме два раздела — «Сведения о страхователе» и «Сведения за расчетный период о застрахованных лицах». Они идентичны первым двум разделам формы СЗВ-4-1, о которой мы только что говорили.
Продолжим пример 1. В ООО «Сапфир», кроме Г.П. Савельевой, в 2008 году еще четыре человека работали по трудовым договорам. Им были начислены следующие выплаты:
Все суммы полностью включаются в базу для начисления страховых взносов в ПФР.
А.Б. Петров и В.Н. Корнеев отработали расчетный период полностью. За это время первый 12 календарных дней болел, а второй брал отпуск без сохранения заработной платы на семь календарных дней. О.Е. Коршунова была принята на работу 15 апреля, а СП. Шмелев уволен 20 октября. Заполним на указанных сотрудников форму индивидуального (персонифицированного) учета СЗВ-4-2.
Так как никому из персонала не полагалась досрочная трудовая пенсия и ни для кого не нужно выделять периоды работы, сведения по форме СЗВ-4-2 заполняются на четырех человек (см. ниже).
Определим, чему равны пенсионные взносы с выплат работникам.
На страховую часть трудовой пенсии:
Лицам 1996 года рождения и старше страховые взносы полностью поступают на страховую часть трудовой пенсии, поэтому при расчете взносов на А.Б. Петрова использовался тариф 14%.
На накопительную часть:
О.Е. Коршунову приняли на работу в 2008 году, значит, сведения на нее организация подает впервые. В ячейке «Адрес для направления информации о состоянии индивидуального лицевого счета» нужно указать ее почтовый адрес.
Заполненные и сложенные в пачки листы с индивидуальными сведениями сдают вместе с описью. Сверху указывают реквизиты страхователя: регистрационный номер в Пенсионном фонде, ИНН, КПП и краткое наименование. В строке «Примечание» записи делают сотрудники Пенсионного фонда.
В описи пачек с формами СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 заполняют раздел «Для индивидуальных сведений начиная с 2002 года»: если это формы СЗВ-4-1, указывают количество листов, если СЗВ-4-2 — еще и количество застрахованных лиц, о которых приведена информация.
Передавая отчетность на дискете, в описи проставляют номера пачек, чтобы легче было найти нужные файлы. Строку «Номер регистрации пачки в территориальном органе ПФР» заполняют сотрудники Пенсионного фонда.
Правила заполнения формы АДВ-6-1 указаны в пунктах 32 и 33 Инструкции
Далее следует таблица.
В графе «Расчетный период» записывают год, за который подается отчет, в графу «Код категории застрахованного лица» — коды из приложения 1 к Инструкции. Всем наемным работникам присваивается код НР.
Если страховые взносы начислялись по дополнительному тарифу, в соответствующую графу заносят его код.
Для пачек с формами СЗВ-4-2 предусмотрена графа «Территориальные условия», но ее заполняют только организации, имеющие рабочие места в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в зонах отчуждения, отселения и т. д. Кстати, по каждому типу территориальных условий формируют свою пачку.
В графе «Тип сведений» знаком Х помечают одну из ячеек
В документах, не принятых из-за ошибок, обнаруженных работниками Пенсионного фонда, и подаваемых заново, тоже ставят знак в поле «исходные».
Графа «Вид корректировки» заполняется таким образом. Если какие-то сведения, имеющиеся в базе Пенсионного фонда, нужно заменить, знак Х ставят в поле «корректирующие», а записи в формы вносят полностью — не только обновляемые. Поле «отменяющие» помечают, если прежние сведения совсем аннулируются.
В графе «Сведения о суммах начисленных страховых взносов (итого по пачке документов)» поочередно записывают, сколько уплачено за год на страховую, накопительную части трудовой пенсии и взносов по дополнительному тарифу. Результаты складываются из соответствующих показателей со всех форм в пачке, на которую составлена опись, и указываются в целых рублях (менее 50 копеек отбрасывают, более 50 округляют до рубля).
Для ООО «Сапфир» (см. пример 2) составим опись к пачке с формами СЗВ-4-2.
В пачку входит один лист, значит, в графе «Количество документов в пачке» будет стоять 1. В графу «Количество застрахованных лиц, представленных в пачке» запишем 4, так как форма составлена на четырех сотрудников: А.Б. Петрова, В.Н. Корнеева, О.Е. Коршунову и СП. Шмелева. В графе «Расчетный период» укажем 2008.
Поскольку все работники организации являются наемными работниками, в графе «Код категории застрахованного лица» обозначим код НР.
В текущем году сведения представляются первый раз, поэтому в графе «Тип сведений» отметим знаком Х поле «исходные».
Общая сумма взносов на страховую часть трудовой пенсии персонала равна 98 640 руб. (39 200 руб. + 22 000 руб. + 21 120 руб. + 16 320 руб.), на накопительную — 44 580 руб. (16 500 руб. + 15 840 руб. + 12 240 руб.). Внесем показатели в соответствующие ячейки.
Внизу листа после подписей, даты и печати руководитель ООО «Сапфир» должен указать «Заверяю, что содержание всех документов, входящих в пачку, состоящую из вышеперечисленного числа форм, верно» и расписаться.
Опись по форме АДВ-6-1 приведена ниже.
Форму АДВ-11 заполняют согласно пунктам 48—51 Инструкции
Взносы, не уплаченные за декабрь, до 15 января следующего года относятся к непросроченной задолженности
Ведомость уплаты взносов на обязательное пенсионное страхование оформляется в одном экземпляре на все пачки документов.
Сначала нужно указать реквизиты страхователя: регистрационный номер в Пенсионном фонде, ИНН, КПП и краткое наименование, а также расчетный период и дату, на которую составляется ведомость (последний календарный день года). Потом вписать число пачек с формами СЗВ-4-1, СЗВ-4-2 и число застрахованных лиц, на которых подаются документы (считаются только пачки с формами, содержащими исходные сведения о застрахованных лицах или сведения о выходящих на пенсию).
Показатели для ячеек «Код основного тарифа» и «Код дополнительного тарифа» берут из приложения 1 к Инструкции.
В разделе «Задолженность по уплате страховых взносов на начало расчетного периода» фиксируются суммы, не погашенные за предшествующие годы (каждая отдельно), в том числе непросроченной задолженности.
Раздел «Начислено страховых взносов за расчетный период» состоит из столбцов для страховой, накопительной частей трудовой пенсии и взносов по дополнительному тарифу. В графе «Признак тарифа» всегда ставят букву Р. Это означает, что начисления производятся по регрессивной шкале.
В разделе «Уплачено страховых взносов в расчетном периоде» отражают общую сумму с указанием, сколько за какие годы.
Последний раздел предназначен для записи задолженности на конец расчетного периода (включая непросроченную) — величины и года образования.
Все цифровые показатели приводятся в целых рублях с распределением на страховую, накопительную части пенсии и начисляемую по дополнительному тарифу
Дополним условия к примерам 1 и 2.
У ООО «Сапфир» на 1 января 2008 года имелась перед ПФР задолженность за 2007 год в размере 8600 руб. страховой части трудовой пенсии и 3440 руб. — накопительной, которую полностью погасили до 15 января 2008 года. Задолженности за другие годы нет.
Кроме указанных сумм в 2008 году перечислены взносы в сумме 108 020 руб. на страховую и 54 065 руб. на накопительную части трудовой пенсии. Взносы за декабрь (9820 руб. — на страховую и 4915 руб. — на накопительную части) уплачены в январе 2009 года. Заполним ведомость по форме АДВ-11.
Узнаем, какая сумма взносов в ПФР начислена за 2008 год. На страховую часть трудовой пенсии — 117 840 руб. (19 200 руб. + 39 200 руб. + + 22 000 руб. + 21 120 руб. + 16 320 руб.), на накопительную — 58 980 руб. (14 400 руб. + 16 500 руб. + 15 840 руб. + 12 240 руб.).
Организация сдает две пачки отчетности: одну — с формой СЗВ-4-1, другую — с формой СЗВ-4-2. В поле ведомости «Количество пачек с документами СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2» поставим 2.
Документы заполнены на пять сотрудников. Укажем это в поле «Число застрахованных лиц, представленных в формах СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2».
Так как взносы за декабрь уплачены в январе, на 31 декабря 2008 года за организацией числится задолженность. Внесем 9820 и 4915 руб. в последнюю таблицу. Заполненную ведомость по форме АДВ - 11 см. ниже.
Читайте также: Персонифицированный учет страховых взносов