В небольших организациях и у предпринимателей, многие из которых применяют упрощенную систему, за документооборот, как правило, отвечает бухгалтер, и для чего хранить документы, ему объяснять не нужно.
Любого налогоплательщика могут проконтролировать налоговые органы. Всегда при проверке необходимо представить определенные документы, а в ходе нее инспекторы вправе запросить дополнительные (ст. 93 НК РФ). Налогоплательщик обязан в течение четырех лет хранить данные бухгалтерского и налогового учета, а также документы, подтверждающие расчет налогов, доходы, траты и отчисления в бюджет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
УСН: дела архивные. Во-первых, штраф в размере 50 руб. за каждый документ, который не был представлен проверяющим (п. 1 ст. 126 НК РФ). Сумма небольшая, но таких бумаг может оказаться очень много.
Во-вторых, отсутствие первичных учетных документов считается грубым нарушением правил учета доходов и расходов, за что тоже предусмотрена ответственность (ст. 120 НК РФ).
В-третьих, если не допустить налоговиков к проверке или в течение более двух месяцев не обеспечить документами, они сами вправе определить размер налога на основании сведений о налогоплательщике и аналогичных организациях или предпринимателях, которыми располагает инспекция (подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ).
В этом случае результат уж точно окажется больше величины, заявленной в декларации и, значит, последуют штрафы за недоплату налога (ст. 122 НК РФ).
Об административной ответственности, связанной с хранением документов, будет рассказано в одном из следующих разделов
Порядок хранения документов указан в федеральных законах от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле», от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ) и некоторых других.
Организации обязаны беречь первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность согласно правилам государственного архивного дела не менее пяти лет (п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ). Конкретные сроки приведены в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 6 октября 2000 года (далее — Перечень). Того же порядка рекомендуем придерживаться индивидуальным предпринимателям.
Дольше всего — 75 лет хранится кадровая документация (трудовые договоры, приказы и распоряжения по персоналу, лицевые счета работников). Коллективный договор должен быть в наличии, пока предприятие является действующим (не ликвидировано).
Годовые налоговые отчеты (декларации) полагается сохранять не менее десяти лет, квартальные — не менее пяти. Документы о выдаче заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплатах не уничтожаются по крайней мере в течение пяти лет после ревизии, если ее итоги не вызвали разногласий, или до того, как будет вынесено судебное решение. Однако при отсутствии лицевых счетов срок увеличивается до 75 лет.
Договоры и соглашения по сделкам оставляют не менее чем на пять лет после окончания срока действия, а паспорта сделок — до ликвидации предприятия. Договоры о материальной ответственности необходимо хранить в течение пяти лет после увольнения лиц, с которыми они заключались.
Срок следует отсчитывать не от даты оформления документа, а с 1 января следующего года. Об этом говорится в пункте 2.9 Указаний по применению Перечня, утвержденных Росархивом 6 октября 2000 года. Так, договор о материальной ответственности с лицом, уволенным в сентябре 2009 года, нельзя изъять раньше 1 января 2015 года.
Ненужные документы не обязательно уничтожать самим. Для этого существуют специализированные компании. Можно ли, применяя объект налогообложения доходы минус расходы, учесть стоимость таких услуг?
В налоговую базу при упрощенной системе включаются только те расходы, которые упомянуты в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ. Суммы, затраченные на утилизацию документов, в нем не указаны. А нельзя ли их отнести к материальным расходам (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)? К сожалению, тоже не получится. В состав материальных расходов входит стоимость сторонних услуг (подп. 6 п. 1 ст. 254 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ), но только производственного характера, то есть связанных с изготовлением продукции, выполнением работ и т. п. Уничтожение документов не является такой услугой, поэтому учесть затраты не удастся
Как быть с документами, не упомянутыми в Перечне? Ответ можно найти в других законодательных актах.
Следуя Налоговому кодексу, бумаги, подтверждающие убытки, нужно хранить в течение четырех лет после уменьшения на них налоговой базы (п. 7 ст. 346.18 и подп. 8 п. 1 ст. 23). Для путевых листов срок приведен в Обязательных реквизитах и порядке заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Он составляет не менее пяти лет (п. 18).
Документация, связанная с производством, продажей, технической поддержкой, покупкой, регистрацией, вводом в эксплуатацию, работой и выбытием контрольно-кассовой техники, а также с использованием контрольных лент, фискальных накопителей, программно-аппаратных комплексов некорректируемой регистрации и энергонезависимых запоминающих устройств, должна храниться не менее пяти лет после того, как указанные средства перестали употреблять. Это предусмотрено в пункте 14 Положения о регистрации и применении ККТ, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 № 470.
Согласно пункту 2 статьи 17 Закона № 129-ФЗ рабочий план бухгалтерских счетов и документ об учетной политике организация обязана при необходимости представить в течение пяти лет после окончания того года, когда они в последний раз требовались для оформления бухгалтерской отчетности.
Акционерным обществам полагается хранить документы, перечисленные в пункте 1 статьи 89 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ, по месту нахождения своего исполнительного органа. Сроки указаны в разделе II Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденного постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/пс.
Организация или предприниматель могут архивировать документы у себя (иногда с этой целью создают структурное подразделение), а могут передавать государственным или муниципальным учреждениям по договору.
Если документы планируется хранить на предприятии, необходимо разработать порядок, который бы регулировал этот процесс. Можно установить виды отбираемых документов, назначить ответственных, указать правила приема, сроки и т. д.
Услуги госархивов платные. Однако затраты на них не указаны в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ и при упрощенной системе не включаются в налоговую базу.
УСН: дела архивные. Когда срок хранения заканчивается, документы уничтожают, причем по определенным правилам. Для организаций они приведены в разделе 3 Указаний по применению Перечня, утвержденных Росархивом 6 октября 2000 года.
Процедура происходит следующим образом. Из наиболее квалифицированных специалистов разных подразделений создается комиссия под председательством одного из руководящих работников. Члены комиссии составляют описи и проводят экспертизу ценности документов, а потом их сортируют. Бумаги с истекшим сроком хранения уничтожаются, а те, которые должны храниться постоянно, передаются в государственный или муниципальный архив.
Список аннулируемых документов заносится в акт, который утверждает руководитель организации. Форма акта дана в приложении 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 6 октября 2002 года. В акте не обязательно приводить каждое наименование и реквизиты, можно указать группу (например: Книга учета доходов и расходов, 2003—2004 годы). Документы утилизируются в самих организациях (рвутся, сжигаются, разрезаются) или в пунктах переработки вторичного сырья. Те, кто справляется своими силами, составляют сопроводительный акт (форма произ вольная).
Если документы подлежат хранению в государственных или муниципальных архивах, их можно уничтожить только с согласия данных учреждений.
За грубое нарушение порядка и сроков хранения учетных документов на должностных лиц организаций могут наложить административный штраф в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). Напомним, что если иное не указано в законодательстве, то к индивидуальным предпринимателям контролирующие органы имеют право применить те же санкции, что и к должностным лицам (ст. 2.4 КоАП РФ).
Документы, которые должны хранить общества с ограниченной ответственностью, обозначены в пункте 1 статьи 50 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ, унитарные предприятия — в пункте 1 статьи 28 Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ
Акционерные общества, не обеспечившие должного хранения документов (ст. 13.25 КоАП РФ.), наказываются на сумму от 200 000 до 300 000 руб., а их должностные лица — от 2500 до 5000 руб. Такие же штрафы предусмотрены для обществ с ограниченной ответственностью и унитарных предприятий.
Обратимся к статье 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Документы реорганизуемых государственных и муниципальных предприятий из архивов последовательно передаются правопреемникам, а если одновременно меняется форма собственности, передача происходит после того, как архивные учреждения и созданные организации, ставшие правопреемниками, заключат договоры (п. 6). В случае ликвидации предприятия бумаги, которые были включены в Архивный фонд РФ, касаются персонала либо у которых не закончился срок хранения, переводятся в соответствующие государственные или муниципальные архивы (п. 8).
В Архивном фонде РФ содержатся документы, которые на основании экспертизы поставлены на государственный учет и подлежат постоянному хранению (п. 4 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ)
Условия и место хранения архивных документов при реорганизации прочих юридических лиц определяют учредители либо уполномоченные органы (п. 9).
Если ликвидируются негосударственные организации, в том числе обанкротившиеся, ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий, получив описи, разбирает деловую переписку. Документы, включенные в Архивный фонд РФ, а также бумаги по личному составу или с неистекшим сроком хранения передаются в государственный или муниципальный архив (п. 10).
О документах предпринимателей, прекративших деятельность, в законодательстве об архивном деле не упоминается. Однако вспомним, что спустя четыре года у любого налогоплательщика могут потребовать сведения о прошлых доходах, расходах, уплаченных налогах и пр. (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Поэтому как минимум в течение четырех лет лучше никаких документов не выбрасывать.