Перед поездкой за границу сотрудник получает аванс. Как правило, организация выдает деньги в рублях, а валюту сотрудник покупает в банке самостоятельно. Поэтому после возвращения из поездки он должен составить авансовый отчет, приложив к нему документы, подтверждающие расходы. Форма авансового отчета № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 .
Если аванс выдавался в рублях, то на лицевой стороне авансового отчета все показатели нужно записать в рублях.
Суть вопроса Если расходы оплачены в валюте, которую сотрудник купил самостоятельно, то в авансовом отчете они отражаются в рублях после пересчета по курсу, который указан в справке о покупке валюты. По поводу показателя «Израсходовано» нужны пояснения. В рассматриваемом случае расходы оплачены в валюте, а записи о них нужно сделать в рублях. Дело в том, что строка 1а лицевой стороны и графы 6 и 8 оборотной стороны заполняются в валюте, только если она была выдана организацией. Это разъяснено в Указаниях по заполнению авансового отчета , утвержденных постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 .
Поскольку траты были в валюте, их нужно пересчитать в рубли и расчет приложить к авансовому отчету. При этом нужно использовать тот курс, по которому работник приобретал валюту для загранкомандировки. Разумеется, курс валюты нужно подтвердить справкой о ее покупке. Если же у работника по каким-то причинам такой справки нет, придется пересчитывать расходы по официальному курсу ЦБ РФ, установленному на дату утверждения авансового отчета. Такие разъяснения содержатся в письме ФНС России от 21.03.2011 №КЕ4-3/4408 , а также в письме Минфина России от 31.03.2011 №03-03-06/1/193 .
Отметим, что письма адресованы плательщикам налога на прибыль, однако использовать их можно и «упрощенцам», так как порядок определения командировочных расходов одинаков. Поскольку сотрудник приобретает валюту самостоятельно, скорее всего, у него будет дополнительный расход в виде комиссии банка. Организация обязана возместить работнику все расходы, связанные с командировкой, и комиссию следует отразить на оборотной стороне авансового отчета отдельной строкой.
После этого нужно вычислить общую сумму расходов и указать ее на лицевой стороне авансового отчета в строке «Израсходовано» в рублях. Далее все как обычно. Отметим, что если у сотрудника осталась неиспользованная валюта, то возвращать ему деньги необходимо в рублях. Для этого придется поменять валюту обратно на рубли.
Обратите внимание Все расходы, учитываемые при УСН, должны быть оплачены, документально подтверждены и обоснованны (п. 2 ст. 346.17, п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ).
Несколько слов об учете расходов. Командировочные расходы указаны в подпункте 13 пункта 1 статьи 346.16 НКРФ, поэтому их можно отразить в налоговой базе по УСН. Согласно пункту 3 статьи 346.18 НКРФ расходы, оплаченные в валюте, учитываются в рублях после пересчета по курсу ЦБ РФ на дату осуществления. Однако в данном случае организация оплачивала расходы не в валюте, а в рублях, ведь сотрудник-то получал рубли. Поэтому в учет включаются суммы, пересчитанные по курсу покупки валюты и указанные на обороте авансового отчета. Правда, расходы работника в виде комиссии за покупку валюты, а также потери, связанные с обратным обменом валюты в рубли, не указаны в подпункте 13 пункта 1 статьи 346.16 НКРФ. Поэтому они не относятся к командировочным. И учесть их в налоговой базе при упрощенной системе не удастся.