Полезные советы о том, как оформлять первичные документы сейчас и в будущем году. Действующий до конца этого года Федеральный закон от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ ) предписывает всем хозяйствующим субъектам использовать унифицированные формы первичных документов. И только если для каких-то операций подобных форм нет, можно разработать собственные.
Если у вас «упрощенка» с объектом доходы Правила оформления первичных документов не зависят от выбранного объекта налогообложения. Поэтому все разъяснения будут полезны и вам. Со следующего года ситуация изменится. Новый Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ ), с одной стороны, делает большое послабление для бизнеса — отменяет обязанность использовать именно унифицированные формы. С другой стороны, создает новую головную боль для бухгалтера. Ведь каждый неунифицированный документ придется проверять на наличие обязательных реквизитов, перечень которых останется неизменным (см. табл. 1). А отсутствие четких указаний о том, как должны выглядеть документы, может привести не к облегчению работы, а к ее усложнению.
| Показатель | Правила 2012 года | Правила 2013 года |
| Форма первичного документа | Первичные документы должны быть составлены по унифицированным формам. Если унифицированная форма не предусмотрена, первичный документ должен содержать обязательные реквизиты ( п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ ) | Формы первичных документов утверждает руководитель. Они должны содержать обязательные реквизиты ( п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ ) |
| Обязательные реквизиты: | — наименование документа;— дата составления документа;— наименование организации, от имени которой составлен документ;— содержание хозяйственной операции;— измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;— наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; — личные подписи указанных лиц ( п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ ) | — наименование документа;— дата составления документа;— наименование экономического субъекта, составившего документ;— содержание факта хозяйственной жизни;— величина натурального и денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;— наименование должности лица, совершившего сделку или операцию и ответственного за правильность ее оформления; — подписи перечисленных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц ( п. 2 ст. 9 Закон № 402-ФЗ ) |
| В каком виде должен быть оформлен документ | Первичный документ составляется на бумажном или машинном носителе информации ( п. 7 ст. 9 Закона № 129-ФЗ ) | Первичный документ составляется на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью ( п. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ ) |
| Внесение исправлений в документ | Нельзя вносить исправления в кассовые и банковские документы. Иные документы можно исправлять по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписывали документ, с указанием даты внесения исправления ( п. 5 ст. 9 Закона № 129-ФЗ ) | Исправления допускаются, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухучета. Корректирующая запись должна содержать дату исправления и подписи лиц, составивших документ, с указанием фамилий и инициалов ( п. 7 ст. 9 Закона № 129-ФЗ ) |
Чтобы такого не случилось, мы предлагаем вам ознакомиться с рекомендациями о том, как целесообразно оформлять «первичку». Отметим, что они касаются как организаций, так и индивидуальных предпринимателей. Сравнительный анализ нового и старого порядка оформления первичных документов мы привели в табл. 1 на с. 33. И рекомендуем вам уже сейчас, не дожидаясь января, изучить новые правила, чтобы понять, что именно в вашей работе может измениться.
Полезные советы о том, как оформлять первичные документы сейчас и в будущем году. Итак, сейчас вы большинство операций оформляете при помощи документов из альбомов унифицированных форм. А с 2013 года это станет необязательным.
Но это не означает, что все унифицированные документы станут недействительными. Их можно будет продолжать использовать. А свои бланки разработать лишь по тем операциям, для которых «готовой» первички нет.
Ведь разрабатывать собственные формы с нуля достаточно сложно. Гораздо удобней взять уже существующие, из альбомов унифицированных форм. А если какие-то из них слишком громоздкие или неудобные, их можно сократить, оставив обязательные реквизиты.
Приведем пример, как можно упростить товарную накладную. В качестве грузоотправителя и поставщика часто выступает одно лицо. Тогда дублировать о нем сведения не обязательно. Достаточно указать их единожды, отметив, что организация является и грузоотправителем, и поставщиком. Аналогично можно поступить в отношении грузополучателя и плательщика, если принимает и оплачивает груз одна и та же компания. Основную таблицу документа можно скорректировать в зависимости от вида товара. Так, если товар не развесной, то из нее можно исключить такие показатели, как вид упаковки, масса брутто и количество в одном месте. Образец упрощенной товарной накладной мы привели на рисунке (ниже).
Самостоятельно разработанные формы должен утвердить руководитель. Их следует привести в приложении к приказу об учетной политике.
Сейчас все организации и индивидуальные предприниматели должны соблюдать кассовую дисциплину в соответствии с Положением ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ» (далее — Положение № 373-П ). И все кассовые документы оформлять только по унифицированным формам.
В новом году Положение № 373-П продолжит действовать. Согласно ему вы должны будете по-прежнему использовать унифицированные формы:
— приходных и расходных кассовых ордеров;
— кассовой книги;
— книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств.
Указанные унифицированные первичные кассовые документы утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88 .
Сейчас на многих унифицированных формах присутствует такой реквизит первичного документа, как место печати. Поэтому, заполняя документ, бухгалтер вынужден ставить печать. Хотя оттиск печати не является обязательным реквизитом. Его нет ни в нынешнем перечне, ни в будущем. Однако поскольку Закон №?129-ФЗ предписывает обязательно использовать унифицированные формы, на тех из них, где предусмотрено место печати, ставить оттиск необходимо.
С нового года большинство унифицированных форм уже станут необязательными. Это значит, что вы сможете разработать и утвердить такие бланки, на которых не нужно будет ставить печать. И для того, чтобы учесть в расходах, например, покупную стоимость товаров, уже достаточно будет товарной накладной без печати. Конечно, при условии, что расходы оплачены, товары реализованы, а товарная накладная содержит все обязательные реквизиты. И здесь налоговики не смогут исключить из налоговой базы расходы по причине отсутствия печати на «первичке».
А вот журнал регистрации приходных и расходных кассовых документы, оформляемый сейчас по унифицированной форме № КО-3 , вы сможете разработать сами. Главное, чтобы журнал содержал обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.
Для документов по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда также предусмотрены унифицированные формы. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 . Именно унифицированные документы сейчас нужно применять. А вот с нового года останутся действовать только расчетно-платежная ведомость ( форма № Т-49 ) и платежная ведомость ( форма № Т-53 ). Эти формы вместе с кассовыми документами упоминаются в Положении № 373-П .
Уточним, что при выплате заработной платы из кассы достаточно заполнить расчетно-платежную ведомость по форме № Т-53 . Однако некоторые организации предпочитают рассчитывать заработную плату в одном документе, а выплачивать ее по другому. Тогда составляются расчетная ведомость по форме № Т-51 и платежная ведомость по форме № Т-53 . О расчетной ведомости в Положении № 373-П не говорится. Поэтому, на наш взгляд, со следующего года вы сможете разработать и использовать вместо нее собственную форму. Но помните, что разработанная ведомость должна содержать все обязательные реквизиты, упомянутые в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.
Суть вопроса В 2013 году утвержденная форма платежного поручения и унифицированные формы кассовых документов, а также расчетно-платежной ведомости и платежной ведомости продолжат действовать. Применять вместо них собственные формы нельзя. Что касается банковских документов, то их также нужно применять по утвержденным формам. И в 2013 году в этом вопросе ничего не изменится. Для безналичных денежных переводов вы по-прежнему должны будете оформлять платежные поручения по форме, приведенной в Приложении 2 к Положению Банка России от 19.06.2012 № 383-П «О правилах осуществления перевода денежных средств».
Для наглядности в табл. 2 мы привели сравнение кассовых, банковских и расчетных первичных документов, действующих сейчас, и тех, что будут применять в 2013 году.
| Вид документов | Формы, действующие в текущем году | Формы, действующие в 2013 году |
| Банковские документы утверждены Положением Банка России от 19.06.2012 № 383-П | платежное поручение (код 0401060 ); инкассовое поручение (код 0401071 ); платежное требование (код 0401061 ) | |
| Кассовые документы утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88 | приходный кассовый ордер ( КО-1 ); расходный кассовый ордер ( КО-2 ); кассовая книга ( КО-4 ); книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств ( КО-5 ) | |
| журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов ( КО-3 ) | — | |
| Документы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 | расчетно-платежная ведомость ( Т-49 ); платежная ведомость ( Т-53 ) | |
| табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда ( Т-12 ); табель учета рабочего времени ( Т-13 ); расчетная ведомость ( Т-51 ); журнал регистрации платежных ведомостей ( Т-53а ); лицевой счет ( Т-54 ); лицевой счет (свт) ( Т-54а ); записка-расчет о предоставлении отпуска работнику ( Т-60 ); записка-расчет при прекращении трудового договора с работником ( Т-61 ); акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы ( Т-73 ) | — | |
Унифицированных форм актов выполненных работ и предоставленных услуг не существует. Обычно одна сторона по гражданско-правовому договору предлагает свой шаблон, а другая сторона при желании вносит в него свои правки. В итоге получается документ, который устраивает всех участников сделки.
С нового года в этом вопросе ничего не изменится. Вы по-прежнему сможете продолжать использовать шаблон акта выполненных работ или предоставленных услуг, который у вас имеется. Только проверьте, чтобы в нем были все обязательные реквизиты (наименование документа, дата составления, содержание операции и т. д.). Напомним, они указаны в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.
Совет редакции Подписанный руководителем акт выполненных работ можно считать утвержденным. Поэтому утверждать его форму отдельным приказом для каждого нового договора не нужно. Если впоследствии в акт выполненных работ будут внесены изменения (например, новый контрагент решит дополнить его какими-нибудь сведениями), то утверждать новую форму приказом руководителя вам не потребуется. Дело в том, что каждый такой документ о выполнении работ или предоставлении услуг подписывает руководитель организации. Тем самым он выражает свое согласие с содержанием и формой документа. Поэтому, на наш взгляд, подписанный руководителем акт выполненных работ или предоставленных услуг можно считать утвержденным.
С 2013 года большинство унифицированных форм станут необязательными. Поэтому до нового года при необходимости нужно разработать и утвердить свои формы первичных документов. А за основу можно взять унифицированные.
После нового года по унифицированным формам по-прежнему нужно будет оформлять кассовые документы, платежные поручения, расчетно-платежные и платежные ведомости.
Содержание актов выполненных работ или оказанных услуг по каждой сделке индивидуально. Однако это не означает, что каждый раз нужно утверждать новую форму акта. Достаточно это сделать один раз, утвердив шаблон, поскольку подписанный руководителем акт в каждом конкретном случае можно считать утвержденным.