Если у вас «упрощенка» с объектом доходы Расходы при налогообложении вы не учитываете. Поэтому наши разъяснения могут вам пригодиться, если вы решите сменить объект налогообложения. Сотрудники достаточно часто используют личные автомобили в служебных целях, за что получают от работодателя компенсацию. Например, на своем авто работник может поехать в командировку. Это бывает удобнее, чем другие виды транспорта. Однако для того, чтобы выплаты по такой поездке работодателю можно было учесть при налогообложении, бухгалтеру необходимо предварительно продумать, каким образом такая поездка будет оформлена.
Сотрудник поехал в командировку на личном автомобиле. По общему правилу организация обязана возместить сотруднику, который выехал в командировку на личном автомобиле, все затраты, связанные с поездкой (ст. 168 и 188 ТК РФ). И может показаться, что проще выплатить сотруднику компенсацию за использование личного автомобиля. Однако учесть в расходах удастся только четко установленную сумму в пределах нормы ( подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ ). А норма эта невелика: от 1200 до 1500 руб. в месяц в зависимости от объема двигателя автомобиля ( постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 ). Причем данная норма включает в себя как износ, технический ремонт автомобиля, так и стоимость ГСМ ( п. 3 письма Минфина России от 21.07.92 № 57 ).
Читайте также О том, как платить сотрудникам компенсации и учитывать их при налогообложении, мы писали в статье «Правила, которые помогут оформить компенсацию сотрудникам, использующим в работе свое имущество» // Упрощенка, 2012, № 3, с. 20.
Получается, что независимо от того, сколько фирма реально заплатит работнику за то, что он эксплуатирует свой автомобиль, а также за ГСМ, учесть в расходах получится не больше нормы.
Сотрудник поехал в командировку на личном автомобиле. Подписывая договор аренды машины, опишите в нем подробно предмет договора: марку автомобиля, год выпуска и цвет, номера кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. Только в этом случае договор аренды считается заключенным. Об этом сказано в пункте 3 статьи 607 ГК РФ. Кроме того, для эксплуатации автомобиля организации-арендатору понадобятся свидетельство о регистрации авто, техпаспорт, талон техосмотра и страховой полис. Если сотрудник будет сам находиться за рулем своего автомобиля, то он может передать организации-арендатору только копии этих документов.
Если же с сотрудником заключить договор аренды на время командировки, то в затраты при «упрощенке» включается вся арендная плата ( подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ ).
Что касается расходов на покупку горюче-смазочных материалов и затрат, которые связаны с эксплуатацией и обслуживанием автомобиля во время командировки (например, стоимость парковки, ремонта в пути), то их можно учесть в качестве либо материальных затрат, либо затрат на содержание служебного транспорта. Такая возможность предоставлена «упрощенцам» подпунктом 5 пункта 1 и подпунктом 12 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.
И в том и в другом случае расходы должны быть оплачены ( п. 2 ст. 346.17 НК РФ ). То есть после расчета с сотрудником выплаты можно сразу включить в налоговую базу. Читайте также Дополнительная информация о порядке списания транспортных расходов — в статье «На что нужно обратить внимание, списывая расходы на транспорт» // Упрощенка, 2011, № 7, с. 62.
Обратите внимание: чтобы затраты на бензин и ремонт организация могла учесть при УСН, в договоре аренды нужно сразу указать, что затраты на содержание автомобиля несет именно арендатор. Образец формулировки договора мы привели на рис. 1 ниже.
Рисунок 1. Извлечение из договора аренды транспортного средства
Итак, чтобы признать расходы при «упрощенке», их нужно обосновать и подтвердить документально ( п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ ). Мы рассматриваем ситуацию, когда одновременно происходят две операции — командировка и аренда автомобиля. Соответственно документы нужно оформить в подтверждение каждой.
При направлении сотрудника в командировку на личном автомобиле понадобятся приказ руководителя, подтверждающий даты начала и окончания Памятка Унифицированные формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78 . командировки, договор аренды автомобиля, акт приема-передачи автомобиля, авансовый отчет работника. Затраты на приобретение ГСМ, на парковку и ремонт автомобиля удостоверят кассовые и (или) товарные чеки, талоны на бензин, квитанции, выданные на автостоянках, счета автомастерских.
Кроме того, потребуется документ, из которого бы следовало, что на автомобиле сотрудник уехал по рабочим делам, а не по личным. Таким документом является путевой лист. Налоговики в письме от 22.11.2010 № ШС-37-3/15988@ также настаивают на оформлении путевых листов. Читайте также О том, как самостоятельно оформить путевой лист, читайте в статье «Грамотно составленный путевой лист подтвердит расходы на ГСМ» // Упрощенка, 2012, № 7, с. 67. Можно использовать путевые листы по утвержденной форме, а можно разработать собственные. Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 утверждены обязательные реквизиты для путевых листов и порядок их заполнения.
Арендная плата, перечисленная работнику за использование автомобиля в служебных целях, будет не чем иным, как его доходом. А значит, при его выплате нужно удержать и уплатить в бюджет НДФЛ ( подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ ). Причем это необходимо сделать не позднее дня, следующего за днем фактического получения работником арендной платы. Обратите внимание: сумма перечисленного в бюджет НДФЛ в Книге учета доходов и расходов будет учитываться в составе расходов на аренду ( подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ ).
Что касается уплаты страховых взносов, то арендная плата не будет облагаться этими взносами, если заключен договор аренды транспортного средства без экипажа. Дело в том, что на вознаграждения по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование, страховые взносы не начисляются ( п. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ ). То есть непосредственно плата за аренду страховыми взносами не облагается. При аренде автомобиля с экипажем ситуация будет несколько иной. Сама сумма арендной платы, перечисленная работнику, по-прежнему не облагается взносами. А вот управление автомобилем — это уже услуга, которую предоставляет работник. И страховые взносы со стоимости этой услуги придется уплатить. Ведь плата за вождение автомобиля является вознаграждением по гражданско-правовому договору. А такие выплаты облагаются страховыми взносами ( п. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ ).
Поэтому в договоре аренды автомобиля с экипажем нужно сумму вознаграждения разделить на две части: непосредственно арендную плату и плату за оказание услуг по управлению автомобилем. Это позволит сократить сумму страховых взносов во внебюджетные фонды. Формулировка, которой можно воспользоваться, на рис. 2.
Рисунок 2. Извлечение из договора аренды транспортного средства с экипажем
Важное обстоятельство Стороны договора самостоятельно устанавливают размер арендной платы. Как правило, ее размер определяют исходя из стоимости транспортного средства и срока полезного использования автомобиля, имеющего аналогичные характеристики.
Если в договоре аренды с экипажем прописать условие, что арендатор страхуется на случай травматизма, то соответствующие взносы на травматизм со стоимости услуг по вождению нужно начислить ( п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ и п. 3 Правил начисления взносов на травматизм, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 № 184 ). Если такое условие не прописывать, то и платить ничего не придется. А вот плата за аренду страховыми взносами на случай травматизма не облагается.