Бывает, что кассир по ошибке выдает чек на сумму большую, чем нужно. Это случается, когда пробит лишний товар или одну и ту же позицию почему-то провели два раза. Как аннулировать чек? Если покупатель все еще перед вами, сразу же следует пробить ему новый чек на верную сумму. А ошибочный забрать. На нем нужно поставить штамп «Погашено» и попросить расписаться руководителя магазина.
Когда смена закончится, составьте акт о возврате денежных сумм. У него есть утвержденная форма № КМ-3. Акт понадобится в одном экземпляре. В нем нужно отметить номер чека и сумму, на которую он выбит. На эту сумму уменьшится выручка кассы. Сам чек удобнее наклеить на бумагу и приложить к акту. Последнее действие – сдать эти документы в бухгалтерию.
Если чек пробит на меньшую сумму, нужно пробить второй чек, который «доберет» недостаток на первом. Оба чека кассир передает покупателю. Если этого не сделать, налоговики выпишут штраф. Формально это неприменение кассового аппарата.
Если оплошность с чеком обнаружили уже после закрытия смены, после снятия Z-отчета в графу № 10 журнала кассира-операциониста нужно вписать сумму с учетом неверного чека. В графе № 11 указывается выручка, которую реально сдали. Ну, а сумму, на которую выбит ошибочный чек, следует вписать в графу № 15.
От кассира потребуется написать объяснительную о причинах ошибки. А затем найти в контрольной ленте ошибочный чек.
Если аппарат не выдает ленту, придется вызывать помощь из техподдержки вашей ККМ. Специалист извлечет из ЭКЛЗ неверно пробитый чек. Когда точная цифра ошибки будет известна, кассир заполняет журнал по упомянутым позициям: выручка по кассе, реальная выручка, разница в виде суммы неправильного чека.
К объяснительной лучше приложить чек и акт о возврате по форме № КМ-3. Пакет документов передайте в бухгалтерию.
Не так уж сложно ошибиться, когда половина покупателей расплачивается картами, а половина наличными. В большом потоке можно нечаянно пробить товар, который оплачивают картой, как покупку за наличные.
В такой ситуации тоже нужно сразу же выбить правильный чек для покупателя. Далее действуем по старой схеме: акт о возврате и объяснительная. К ней вместо кассового чека нужно приложить копию слипа с терминала. В журнале кассира-операциониста в графу № 11 нужно вписать реальную сумму выручки.
Если покупатель пришел вернуть товар, попросите его написать заявление. В нем должны быть указаны сведения о покупателе – Ф.И.О., паспортные данные, адрес. Также нужно указать причину возврата товара. Внизу – дата и подпись. Вы принимаете заявление и прикладываете к нему возвращенный чек. На чеке понадобится подпись директора магазина. В двух экземплярах составляете накладную на возврат и просите покупателя ее подписать. Отдаете клиенту один экземпляр и деньги. После закрытия смены пишете акт о возврате, делаете отметки в журнале. Вместо объяснительной в бухгалтерию сдаете заявление покупателя.
За нарушение кассовой дисциплины грозит административное наказание по статье 15.1 КоАП РФ. Штрафы для должностных лиц от 4 тыс. до 5 тыс. руб., а для юридических – от 40 тыс. до 50 тыс. руб. Налоговые инспекторы внимательно изучают кассовые документы. Однако суды, как показала практика, снисходительны к ошибкам в чеках. Обычно судьи не усматривают состава нарушения в неверном оформлении возврата или неправильном составлении акта № КМ-3. И не считают такие недочеты свидетельством о том, что средства не оприходовали (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 21 октября 2008 г. № Ф04-6523/2008(14724-А27-29).