О НДФЛ, который компания не смогла удержать в 2015 году, нужно сообщить инспекторам. Такую отчетность налоговых агентов по НДФЛ с 2016 года отправляют до 1 марта включительно. Как правило, речь идет о доходах бывших сотрудников либо посторонних людей, которые получили от компании ценные неденежные подарки. А к 1 апреля нужно подать еще и обычные справки — уже по всем доходам. В том числе и по тем налогоплательщикам, по которым вы отчитаетесь до 1 марта (письмо Минфина России от 1 декабря 2014 г. № 03-04-06/61283).
Справки о неудержанном налоге сдавайте в инспекцию по местонахождению компании, а не физического лица, по которому отчитываетесь. Если у вас меньше 25 справок, то можете сдать их на бумаге. Если 25 и более, то инспекторы потребуют только электронные справки. Напомним, что это новый норматив. Раньше на бумаге вправе были отчитываться только компании, которые сдают до 10 справок (п. 2 ст. 230 НК РФ).
Такая отчетность налоговых агентов по НДФЛ с 2016 года подается по форме, утвержденной приказом ФНС России от 30 октября 2015 г. № ММВ-7-11/485. На этом же бланке вы будете сдавать к 1 апреля обычные справки 2-НДФЛ за 2015 год. Разница лишь в заполнении.
В каких ситуациях нужно подать справки о неудержанном НДФЛ
|
Ситуация |
Почему невозможно удержать НДФЛ |
Какую сумму НДФЛ указать в справке |
|---|---|---|
|
Компания выдала сторонним людям подарок или начислила иной доход в натуральной форме (например, оплатила туристическую путевку) |
Подарок (другой доход в натуральной форме) получил человек, которому компания не платит денег |
Рассчитать НДФЛ нужно со стоимости подарков, превышающей 4000 руб. с начала года. Налоговая ставка составляет 35 процентов, если компания выдала выигрыш или приз во время рекламной акции, конкурса. НДФЛ в остальных случаях надо начислить по ставке 13 процентов |
|
Организация оплатила жилье и проезд представителям контрагента, прибывшим на переговоры |
Компания не выплачивает этим людям денежных доходов |
Доход с материальной выгоды по займу возникает, если ставка процентов по займу меньше 2/3 ключевой ставки ЦБ РФ. С разницы надо исчислить НДФЛ по ставке 35 процентов. |
|
Сотрудник уволился до того, как погасил заем, полученный им под льготные проценты |
Денежных выплат бывшему сотруднику больше не будет. Удерживать НДФЛ не из чего |
|
|
Компания пересчитала НДФЛ по бывшему сотруднику или простила ему долг, например по подотчету |
||
|
Организация выплатила по решению суда средний заработок за время вынужденного прогула. При этом в решении суда НДФЛ выделен не был. Сразу после восстановления сотрудник решил уволиться |
К 1 марта нужно и сдать справки в инспекцию, и уведомить физическое лицо о том, что оно обязано доплатить НДФЛ. В прошлом году срок тоже был единым, но короче — 31 января (п. 5 ст. 226 НК РФ). А ответственность за опоздание и тогда, и сейчас разная.
Если не отчитаться в срок, штраф составит 200 руб. за каждую несданную справку (ст. 126 НК РФ). Это дешевле, чем если в ней ошибиться — за каждую недостоверную справку инспекторы теперь вправе наказывать на 500 руб. (ст. 126.1 НК РФ).
За то что компания не проинформирует должника или сделает это с опозданием, ответственности нет. Но мы советуем не пренебрегать этой обязанностью, чтобы предупредить человека о неудержанном налоге и долге перед бюджетом. Хотя с этого года в таких случаях инспекция тоже будет направлять уведомление, на основании которого и нужно будет доплачивать НДФЛ до 1 декабря (п. 6 ст. 228 НК РФ).
Заполнять 2-НДФЛ о неудержанном налоге нужно по-особому, а не так, как вы составляете обычные справки о годовом доходе. Обратите внимание на следующие важные строки. Если в них ошибиться, будет либо штраф 500 руб., либо не получится сдать справку с первого раза.
Поле «Признак». Поставьте значение 2. Если перепутать и поставить значение 1, то инспекторы посчитают это обычной справкой о годовом доходе. И сделают вывод, что отчетность о неудержанном налоге не сдана. А когда вы позже сдадите обычную справку по этому налогоплательщику с правильным признаком 1, в ИФНС возникнет путаница и нестыковка данных. Придется пояснять расхождения.
Сведения о физическом лиц. Ф.И.О., дата рождения и паспортные данные. На практике бывает, что паспорт или фамилия изменились, а в бухгалтерской программе старые данные. Или при заполнении справки в программе бухгалтер не выбрал год рождения, в результате в нее автоматически попал год, с которого начинается список, например 1900. В то же время эти данные обязательны, и за ошибки в них будет штраф. Чтобы исключить такие последствия, в ФНС России рекомендуют перепроверить сведения о физлице перед сдачей. К примеру, сделать это можно в службе персонала компании, а если данные отсутствуют, то по возможности нужно связаться с налогоплательщиком и выяснить. Хотя, если вы переписали данные из копии паспорта, сделанной на момент получения дохода, ошибки не будет.
Без ИНН или с вымышленным ИНН справки отправятся, так как это не обязательный реквизит (приказ ФНС России от 30 октября 2015 г. № ММВ-7-11/485). Но в инспекции справки не пройдут проверку. Налоговики считают, что ИНН есть у всех, так как он присваивается всем без исключения, даже если налогоплательщик не получил свидетельство с номером. Поэтому если у вас нет информации об ИНН у кого-то из налогоплательщиков, то безопаснее выяснить его или перепроверить на сайте nalog.ru <!-->--> «Узнай ИНН». Именно так рекомендует поступать ФНС (письмо от 17 декабря 2015 г. № БС-4-11/22148).
Доходы, вычеты и неудержанный налог. Укажите в справке сведения только о тех доходах, с которых вы не смогли удержать налог. В том числе если вы удержали НДФЛ с части суммы. Если налог не удержан с нескольких сумм, приведите их в разделе 3 отдельно, каждую со своим кодом и по своему месяцу. А в разделе 5 покажите общую сумму дохода и величину посчитанного с него НДФЛ, который вы не смогли удержать. При этом налоговые вычеты в справке 2-НДФЛ с признаком 2 показывать не нужно.
Пример. Как заполнить 2-НДФЛ о невозможности удержать налог
Сотрудника Иванова уволили 25 сентября 2015 года. Он обратился в суд с иском о признании увольнения незаконным. Суд постановил восстановить Иванова на работе в прежней должности и выплатить ему среднюю зарплату за время вынужденного прогула.
Сумма среднего заработка составила 94 388,05 руб. Такая сумма была указана в решении суда, причем НДФЛ с нее посчитан не был. Значит, компания должна выплатить работнику именно эту сумму. Бухгалтер перечислил Иванову 94 388,05 руб. 21 декабря. И в этот же день стороны договорились расторгнуть трудовые отношения. Следовательно, удержать НДФЛ компания не сможет.
Поэтому в феврале 2016 года бухгалтер направил в инспекцию справку 2-НДФЛ с признаком 2, где привел только доходы, с которых не удержан НДФЛ. То есть 94 388,05 руб. Сумма налога с этой суммы — 12 270 руб. (94 388,05 ? × 13%). 2-НДФЛ бухгалтер заполнил так, как в образце.
До 1 апреля включительно в инспекцию нужно подать еще одну справку 2-НДФЛ по Иванову с признаком 1. В ней уже нужно будет привести все его доходы и вычеты.
Налоговый кодекс обязывает также сообщить о неудержанной сумме НДФЛ должнику (п. 5 ст. 226 НК РФ). Передать справку можно лично под расписку или переслать по почте по его месту жительства.
Кроме того, составьте сопроводительное письмо, в котором разъясните должнику, что ему нужно самостоятельно заплатить неудержанную сумму НДФЛ. Основанием будет уведомление из ИФНС (п. 6 ст. 228 НК РФ). Крайний срок уплаты налога — 1 декабря. Кстати, декларацию 3-НДФЛ в таких случаях больше сдавать не нужно.
Можно приложить к письму и справку 2-НДФЛ с признаком 1 — со всеми доходами работника за прошлый год. Если, конечно, ваша компания ему еще что-то выплачивала. Она может пригодиться ему, к примеру, при обращении в банк, в налоговую за имущественным или социальным вычетом и т. д.