Семь советов по оформлению командировок

Совет 1. Проверьте, можно ли направлять сотрудника в командировку

Трудовым законодательством запрещено направлять в командировку:

• беременных женщин (ст.259 ТК РФ);
• работников в возрасте до 18 лет (ст.268 ТК РФ).

Даже если работники согласны отправиться в служебную поездку, направлять их в командировку рискованно. Есть три категории сотрудников, которых можно направлять в командировку при определенных условиях. К ним относятся:

1. работники на ученическом договоре -  в период его действия, кроме служебной поездки, связанной с ученичеством (ч.3 ст.203 ТК РФ);
2. работники-инвалиды -  если командировка не противоречит индивидуальным программам реабилитации и абилитации (ч.1 ст.23 Закона от 24.11.95 № 181-ФЗ);
3. иностранных граждан, временно пребывающих или временно проживающих на территории РФ -  если только их профессия или должность упомянуты в перечне, утвержденном приказом Минздравсоцразвития России от 28.07.2010 №564н. При этом к каждой группе граждан применяются дополнительные ограничения  (см. таблицу).

Ограничения на пребывание в командировках иностранных граждан

Есть другие категории работников, которых можно направлять в командировку, но только с их письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказания, в частности:

• женщины, имеющие детей в возрасте до 3-х лет (ч.2 ст.259 ТК РФ);
• матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до 5-ти лет (ч.3 ст.259 ТК РФ);
• работники, у которых есть дети-инвалиды или инвалиды с детства до достижения ими возраста 18 лет (ч.3 ст.259 ТК РФ);
• опекуны или попечители несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ).

Письменное согласие работника оформляется в произвольной форме. Самих работников нужно уведомить, что они вправе отказаться от поездки -  также письменно.

Совет 2. Укажите в приказе о командировке цель поездки

С 8 января 2015 года командировочные удостоверения и служебные задания можно не применять. Если компания продолжает пользоваться документами, этот факт следует закрепить в локальных нормативных актах организации. Например, в Положении о командировках.

При оформлении приказа о направлении работника в командировку можно использовать унифицированную форму № Т-9 или Т-9а.

Приказ о направлении работника в командировку (унифицированная форма № Т-9 или Т-9а) теперь должен содержать ту информацию, что прежде включалась в отмененные документы (командировочное удостоверение и служебное задание). Иначе говоря, помимо фамилии, имени, отчества работника, его должности, структурного подразделения нужно указать цель, срок, место командировки, а также основание издания приказа.

Важно

В 2016 году не требуется вести «Журнал учета работников, выбывающих в командировку» и получать «Отчет от работника о выполненном в командировке поручении».

Совет 3. Выдавайте аванс из кассы на основании заявления подотчетного сотрудника

Для выдачи наличных денег под отчет на командировочные расходы у работника следует запросить письменное заявление. Составить его можно в произвольной форме, а в нем указать сумму наличных и срок, на который выдаются деньги, поставить подпись руководителя и дату (п.6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Обратите внимание, если в командировку едет руководитель, он также пишет заявление на выдачу денежных средств.

Совет 4. Не забудьте подтвердить срок пребывания работника в командировке

Ранее фактический срок пребывания в служебной поездке подтверждался командировочным удостоверением. Сейчас подтвердить срок пребывания работника в командировке можно одним из четырех способов:

1. проездным документом (например, железнодорожным билетом);
2. служебной запиской — если работник едет в командировку на личном, служебном транспорте или на транспорте, который используется по доверенности. Служебная записка оформляется работником в произвольной форме. К ней необходимо приложить документы, подтверждающие использование указанного транспорта в командировке. Например, путевой лист, маршрутный лист, чеки АЗС;
3. документами о найме жилого помещения — если отсутствуют проездные документы (например, счет гостиницы);
4. иным документом или служебной запиской — если нет ни проездных документов, ни документов о найме жилья. При этом важно, чтобы принимающая сторона подтвердила срок прибытия и отъезда командированного работника.

Совет 5. Проверьте, как и когда работник отчитается по командировке

После возвращения из командировки работник в течение трех рабочих дней обязан представить авансовый отчет об израсходованных в поездке суммах и окончательно рассчитаться по поездке (п.26 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). К авансовому отчету он должен приложить:

• документы о найме жилого помещения (например, кассовый чек, бланк строгой отчетности, счет-фактура);
• документы о фактических расходах на проезд (железнодорожный билет и пр.), в том числе документы об оплате услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей;
• документы об иных расходах, связанных с командировкой.

Не упустите важный момент: перечень возмещаемых командировочных расходов должен быть закреплен во внутренних документах организации, например, в Положении о командировках.

Пока работник не отчитается за выданный аванс, выдавать ему новый нельзя.  

Если сотрудник не вернул аванс, не израсходованный им в командировке, то работодатель вправе удержать эту сумму из заработной платы сотрудника. При этом нужно соблюдать нормы статьи 138 ТК РФ: в общем случае размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов.

Совет 6. Заполните табель учета рабочего времени за время нахождения сотрудника в командировке

За время командировки выплачивается не зарплата, а средний заработок. Поэтому в табеле учета рабочего времени дни служебной поездки отмечаются кодом «К» или «06». Если сотрудника командировали для работы в выходной день, то в табеле эти дни следует отметить кодом «РВ» или «03». За эти дни работнику надо начислить зарплату.

Совет 7. Оформите работу командированного сотрудника в выходные дни

Чтобы направить сотрудника в командировку в выходной день, не достаточно оформить только командировку. Еще потребуется оформить привлечение к работе в выходной день -  и не забыть уведомить работника, что он вправе отказаться от такой работы.

Привлечение к работе в выходной день фиксируется в приказе, с которым работника нужно ознакомить и получить его письменное согласие. Согласие не запрашивается только в ряде случаев, к примеру, когда необходимо предотвратить катастрофу, в чрезвычайных ситуациях (ст.113 ТК РФ.) Женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, а также инвалидов, допустимо привлекать к работе в выходные только с их согласия и только при отсутствии противопоказаний, зафиксированных в медицинском заключении.

Юлия Бусыгина,

эксперт Контур.Школы, учебного центра компании СКБ Контур