Если счета-фактуры подписывают не руководитель и главный бухгалтер, а другие сотрудники, то на них должен быть выдан приказ либо иной распорядительный документ (обычно доверенность). Так следует из пункта 6 статьи 169 НК РФ, и покупателю надо взять от поставщика данный приказ или его копию, заверенную печатью.
Федеральный арбитражный суд Северо-Западного округа проанализировал ситуацию, когда приказ был завизирован коммерческим, а не генеральным директором общества. Этот сотрудник не является первым лицом организации и поэтому приказ незаконен, а НДС по счетам-фактурам нельзя вычитать, заявили налоговики. Но они не учли, что на коммерческого директора выписан свой приказ, разрешающий ему подписывать финансовые документы. Документ утвержден генеральным директором компании.
Следовательно, все работники поставщика действовали в рамках своих полномочий, счета-фактуры действительны, решил суд. Из этого постановления ясно, как обезопасить счета-фактуры, которые подписаны не руководителем и главбухом, а другими сотрудниками, – попросить у контрагента подтверждающие их права документ с подписью генерального директора (это может быть приказ, доверенность).