– В мае к нам на работу пришел новый сотрудник. До перехода в нашу компанию он трудился в другой организации. Заявление на предоставление стандартных вычетов на себя и на детей он написал и представил копии свидетельств о рождении детей. А вот справку о доходах с предыдущего места работы так до сих пор и не принес. Вправе ли мы предоставить ему вычеты?
– Налог на доходы физических лиц, ответы на вопросы. Нет, без нее вы просто не сможете правильно рассчитать размер положенных сотруднику стандартных налоговых вычетов. При подсчете доходов, дающих право на стандартные налоговые вычеты, необходимо учитывать все доходы сотрудника, полученные с начала года, в том числе по предыдущему месту работы, а также вычеты, предоставленные налогоплательщику прежним работодателем. А эта информация содержится только в справке 2-НДФЛ.
– А как быть, если сотрудник по каким-либо причинам не может получить справку 2-НДФЛ с предыдущего места работы? Например, если компания, в которой он работал, вскоре после его увольнения была ликвидирована. Может ли наша организация предоставить такому сотруднику вычеты на основании его письменного заявления, что у предыдущего работодателя стандартные вычеты ему не предоставлялись?
– Нет, в этом случае применить стандартные вычеты при расчете налога вы не вправе. Никакой другой документ, в том числе заявление сотрудника о неполучении стандартных налоговых вычетов, справку 2-НДФЛ не заменит. Если сотрудник захочет получить вычеты, он может по окончании года обратиться в инспекцию по месту жительства, подав декларацию по форме 3-НДФЛ и заявление (п. 4 ст. 218 НК РФ. – Примеч. ред.).
– Работник, вернувшись из командировки, сообщил, что потерял билеты на поезд. Расходы на проезд ему возместили в размере, который установлен на такой случай в нашем внутреннем положении о командировках. Нужно ли платить с суммы такого возмещения НДФЛ?
– Да, конечно. Ведь сотрудник не представил документы, подтверждающие расходы на проезд. А значит, с суммы возмещения стоимости проезда нужно заплатить НДФЛ. Основание – пункт 1 статьи 210 Налогового кодекса. Удержать сумму налога компания может при выдаче сотруднику очередной зарплаты.
– А как же тогда понимать пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса? В нем ведь сказано, что компенсационные выплаты, связанные с исполнением сотрудником трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов, освобождены от налога.
– Все верно. Однако в этом пункте идет речь о фактически произведенных и документально подтвержденных расходах на проезд к месту командировки и обратно. То есть, чтобы не включать стоимость проезда в доход работника, необходимо иметь документ, который подтверждает проезд. Таковым является билет. При его отсутствии компенсация проезда облагается НДФЛ в общеустановленном порядке.
Есть способ в этом случае полностью возместить сотруднику его расходы и не платить лишних налогов, в том числе не удерживать НДФЛ и учесть расходы на проезд при расчете налога на прибыль. Для этого достаточно будет запросить дубликаты билетов и справку, подтверждающую факт их покупки в кассе вокзала или аэропорта.
– Сотрудники организации используют в служебных целях сотовую связь, однако подключаться к корпоративной связи не хотят. У всех разные операторы и свои телефонные номера. Сотовую связь мы оплачиваем им в пределах лимита, установленного приказом руководителя. Нужно ли удерживать с таких сумм НДФЛ?
– Оплата за сотрудников переговоров по сотовой связи в налоговую базу не включается. Естественно, при условии, что указанные переговоры носят производственный характер. Основание – пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса.
– А как быть, если это у нас никак документально не подтверждено? Ни договора с оператором, ни детализации телефонных счетов у нас нет.
– Если производственный характер телефонных переговоров по сотовой связи никак документально не подтвержден, переговоры работников с мобильного телефона будут рассматриваться как частные звонки. И с их стоимости надо удержать НДФЛ, так как они под действие пункта 3 статьи 217 кодекса не подпадают.
Глава 23 Налогового кодекса не связывает освобождение от НДФЛ с наличием детализации звонков от оператора связи. Однако компании лучше все-таки обеспечить себя такими документами. Они понадобятся также, чтобы подтвердить экономическую обоснованность компенсации при списании в целях налога на прибыль. Без детализации отстоять расходы получится только в суде, конечно, если представить другие подтверждающие документы, например должностные инструкции, из которых видна обязанность сотрудника созваниваться с клиентами (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 16.07.07 № КА-А40/ 5441-07).
– Сотрудник с 8 июня берет две недели ежегодного оплачиваемого отпуска. Выплатить отпускные наша компания должна ему за минусом НДФЛ. А как быть со стандартными вычетами? Когда их предоставлять: при выплате отпускных или при окончательном расчете за месяц?
– Стандартные налоговые вычеты предоставляют по итогам каждого месяца. Это следует из пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса. Если ограничения по доходам, полученным сотрудником с начала года, не превышены, вычеты следует предоставить при окончательном расчете за июнь.
– А если мы все-таки предоставим такой вычет в середине месяца, чем это может грозить?
– Если сумма полученных сотрудником доходов с начала года по июнь включительно превысит предельный размер доходов, дающих право на применение вычетов, то сумму налога придется пересчитать.
– За задержку зарплаты компания обязана выплатить сотрудникам компенсацию в размере не меньше 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ от не выплаченных в срок сумм за каждый день просрочки. Но в нашей компании за задержку зарплаты сотрудникам положена компенсация в большем размере, чем это предусмотрено трудовым законодательством. Облагается ли она в этом случае НДФЛ?
– Размер повышенной компенсации за задержку выплаты зарплаты закреплен у вас в коллективном договоре?
– Да, именно так.
– Тогда такая компенсация НДФЛ не облагается. В статье 236 Трудового кодекса установлен минимально допустимый размер компенсации, поэтому если компания установила больший размер компенсации в коллективном или трудовом договоре, то на нее также распространяется действие пункта 1 статьи 217 Налогового кодекса и она не облагается НДФЛ.