Независимо от наличия обособленных подразделений и количества операционных касс компания ведет единую кассовую книгу, в которой отражает все операции по главной кассе (п. 23 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. письмом ЦБ РФ от 04.10.93 № 18). При этом записи в кассовую книгу заносят сразу после получения или выдачи денег по приходному или расходному ордеру (п. 24 Порядка ведения кассовых операций в РФ).
Как вести кассовую книгу, если подразделения не имеют отдельных балансов и расчетных счетов. Если обособленное подразделение проводит наличные расчеты и территориально удалено от расположения самой компании, оно может сдавать наличную выручку в главную кассу не ежедневно, а по особому графику, утвержденному приказом руководителя с учетом установленного лимита кассового остатка и срока сдачи сверхлимитной наличности в банк. Например, один раз в три дня. В течение этого периода все операции фиксируют в журналах кассиров-операционистов. В день сдачи наличности в главную кассу кассир делает запись в кассовой книге. Правомерность такого порядка ведения кассовой книги в компаниях с обособленными подразделениями подтверждают и судьи (определение Высшего арбитражного суда РФ от 26.02.08 № 16126-07, постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 30.07.07 № А56-5665/2007).