Налоговый кодекс прямо не регулирует вопрос о том, как учитывать на «упрощенке» затраты на одежду, выданную сотрудникам для работы.
Расходы на спецодежду и форму. Если спецодежда стоит меньше 20 тыс. рублей и срок ее использования меньше года, ее стоимость можно включить в состав материальных расходов (подп. 3 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса). Если наоборот, ее включают в состав амортизируемого имущества и списывают в расходы через амортизацию (письмо Минфина от 16.04.09 № 03-03-06/1/244).
В любом случае, чтобы компания смогла учесть спецодежду в расходах, необходимо сначала провести аттестацию рабочих мест сотрудников, которым выдается спецодежда (п. 5 Межотраслевых правил, утв. приказом Минздравсоцразвития от 01.06.09 № 290Н). Это правило действует с 6 октября 2009 года. До этого спецодежду принимали на расходы, если профессии и должности работников, которым она выдавалась, были поименованы в типовых отраслевых нормах выдачи спецодежды. Без аттестации.
Стоимость формы, выдаваемой сотрудникам бесплатно или по заниженным ценам, можно включить в расходы на оплату труда. До последнего времени в Минфине считали, что такое возможно, только если одежда остается в личном пользовании сотрудников навсегда (письмо от 22.04.08 № 03-11-04/2/75).
Расходы на спецодежду и форму. Недавно Минфин разъяснил, что форменную одежду можно учесть еще и как материальные расходы (письмо от 09.02.09 № 03-03-06/1/43). А устно подтвердил, что этот вывод касается ситуации, когда одежда в собственность сотрудникам не передана (см. «УНП» № 9, 2009, ). Но поскольку официально до налоговиков такая позиция не доведена, стоит прежде выяснить позицию своего инспектора. Или направить запрос в Минфин.