У многих работодателей принято дарить новогодние подарки сотрудникам и их детям. Компании обычно покупают такие презенты за свой счет. Но иногда, когда речь идет о детских подарках, с родителей собирают деньги и организация закупает их оптом. В любом случае финансовой службе понадобится оформить и учесть выдачу подарков так, чтобы избежать претензий при проверке.
Если компания выдает подарки за свой счет, то доходов от этой операции у компании не будет. Но и в расходах стоимость приобретенных подарков учесть не получится (п. 16 ст. 270 НК РФ).
Однако НДС заплатить придется, по крайне мере такова официальная позиция Минфина (письмо от 22.01.09 № 03-07-11/16). Дело в том, что для НДС безвозмездная передача признается реализацией (п. 1 ст. 146 НК РФ), а значит, стоимость подарков облагается этим налогом. Но в этом случае компания может принять к вычету НДС по приобретенным подаркам. Ведь они использованы в деятельности, облагаемой налогом (подп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ).
ЕСН со стоимости подарков исчислять не надо, поскольку в расходы компания их не включает (п. 3 ст. 236 НК РФ). Но со следующего года правило пункта 3 статьи 236 НК РФ действовать не будет. А подарки работники фонда могут признать оплатой труда, особенно если их выдача предусмотрена в трудовом или коллективном договорах (ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). Пока по этому вопросу официальная позиция не сложилась, но выдачу подарков безопаснее оформить до нового года.
НДФЛ, возможно, также платить не придется. Если в течение года общая стоимость подарков, которые компания вручала работнику, не превысит 4000 рублей, то они не облагаются налогом на доходы (ст. 217 НК РФ). В остальных случаях налог потребуется удержать с суммы превышения. То есть, к примеру, если работник получил в начале года подарок стоимостью 3000 рублей, а в декабре компания вручила ему презент стоимостью 2000 рублей, то НДФЛ понадобится удержать только с 1000 рублей.
Как оформить. Компания может выписать один счет-фактуру. Минфин России в письме от 15.11.06 № 03-04-11/217 разрешил так поступать в отношении безвозмездной передачи «рекламных» товаров. Как нам подтвердили в Минфине, эту практику можно распространить и на подарки. Однако только счета-фактуры недостаточно. Для оформления передачи презентов понадобится оформить еще один документ, например ведомость, где каждый работник распишется в получении. Это подтвердит день передачи подарка, а значит, дату реализации для НДС и выплаты дохода для НДФЛ.
Если детские подарки компания закупает за свой счет, а потом собирает за них с работников деньги, то фактически она их продает. При этом работники возмещают стоимость подарков полностью, поэтому НДФЛ и ЕСН здесь не возникает. А доходы и расходы самой компании определяются как при обычной реализации. НДС также начисляют в общем порядке, то есть входной налог можно принять к вычету.
Как оформить. Если компания продает подарки за наличные, необходимо использовать при расчетах ККТ, то есть пробить каждому работнику чек. Чтобы этого избежать, можно удерживать стоимость подарков из зарплаты. В этом случае наличного расчета не будет, а значит, и кассу можно не применять. Но при передаче подарков придется выписать счет-фактуру.