Если командированный сотрудник потерял билет, то компания вправе учесть в расходах затраты на его проезд, если есть документы, подтверждающие поездку косвенно. Такие выводы следуют из письма Минфина России от 05.02.10 № 03-03-05/18 (ответ на частный запрос).
По общему правилу документом, подтверждающим расходы на проезд работника к месту командировки и обратно, является подлинник проездного билета. Но в комментируемом письме чиновники пояснили, что даже если билет потерян, расходы на проезд все равно получится учесть. Главное, чтобы у компании имелись любые другие доказательства, свидетельствующие о том, что подобные затраты действительно имели место. Ведь Налоговый кодекс допускает использование в налоговом учете и документов, которые косвенно подтверждают произведенные расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Если сотрудник потерял обычный бумажный билет, то его может заменить дубликат или копия экземпляра билета, оставшегося у транспортной компании, а также справка с указанием Ф. И.О., паспортных данных, маршрута проезда командированного, стоимости билета и даты поездки. Именно на основании этих документов компания вправе включить затраты на проезд в состав прочих расходов (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
При утере электронного авиабилета (маршрут/квитанции), который пассажиры распечатывают сами с сайта в интернете, его можно легко восстановить – распечатать еще раз. Но при этом к нему необходимо будет приложить посадочный талон и документы, подтверждающие оплату. Если же утерян и посадочный талон, то чиновники Минфина рекомендуют взять у перевозчика справку с данными о работнике, маршруте и дате поездки, а также стоимости билета.