«При проверке авансового отчета работника, который недавно вернулся из командировки, выяснилось, что в гостинице ему выдали только бланк строгой отчетности. Причем бланк оформлен по уже отмененной форме 3-Г. Кассовый чек сотруднику не выдали. Можем ли мы учесть такие затраты в расходах при расчете налога на прибыль?..»
Мария, тот факт, что сотруднику не выдали кассовый чек, не препятствует признанию затрат в налоговом учете. Действительно, если расходы на проживание в гостинице не подтверждены кассовым чеком или правильно оформленным бланком строгой отчетности, инспекторы могут посчитать, что они документально не подтверждены (ст. 252 Налогового кодекса). И на этом основании отказать в признании затрат в налоговом учете.
Однако при оказании гостиничных услуг компании вправе использовать вместо кассовой техники самостоятельно разработанный бланк строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ). Причем за основу вполне может быть взята и форма 3-Г (утв. приказом Минфина России от 13.12.93 № 121). Главное, чтобы бланк содержал реквизиты, которые перечислены в пункте 3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (утв. постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359).
Но даже если выданный вашему сотруднику гостиничный бланк оформлен с нарушениями, это не повод считать расход необоснованным. Ведь ответственность за невыдачу кассового чека или правильно оформленного бланка строгой отчетности при получении наличных в оплату услуг законодательство возлагает на организацию-продавца. Поэтому достаточно того, чтобы у компании были другие доказательства реальности понесенных расходов. В качестве таковых судьи признают командировочное удостоверение и счет гостиницы на оплату услуг. Также подтвердить то, что сотрудник проживал в гостинице и оплатил за свое проживание, может письмо гостиницы (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 28.01.10 № КА-А40/15468-09).