– Упрощенная система налогообложения. У нас транспортная компания. Мы заключили договор с поликлиникой на услуги по медосмотру водителей. Можно ли включить плату по договору в расходы?
– Да, можно. Компании, которые оказывают транспортные услуги, могут включить в затраты стоимость медосмотров водителей, пройденных перед выходом на линию.
– Но ведь перечень расходов по «упрощенке» закрытый и там медосмотры не поименованы.
– Стоимость этих услуг учитывают как материальные расходы (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. – Примеч. ред.). Перечень материальных расходов определен в статье 254 НК РФ. Из пункта 1 этой статьи следует, что к ним относят затраты на приобретение работ и услуг производственного характера. А в данном случае проведение медосмотров вашей компании необходимо для осуществления деятельности, то есть носит производственный характер.
– А как обосновать, что медосмотры обязательны?
– Это следует из пункта 17 приложения 2 к приказу Минздравсоцразвития России от 16.08.04 № 83. В этом документе сказано, что водителям необходимо проходить предварительные и периодические медицинские осмотры.
– Мы заключили договоры с сотовым оператором и раздали телефоны сотрудникам для служебных звонков. Можно ли списать стоимость переговоров по мобильному?
– Да, мобильную связь учитывают как расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса . – Примеч. ред.).
– Тогда какие подтверждающие документы нам понадобятся?
– Вам понадобятся детализированные счета от сотового оператора, где будет перечень оказанных услуг и их стоимость, а также документы, подтверждающие фактическую оплату услуг. Кроме того, если мобильными телефонами пользуется насколько сотрудников, необходимо издать приказ руководителя со списком таких работников.
– А сами работники должны сдавать отчеты о том, кому они звонили? Вдруг они звонили по личным делам?
– Да, работники должны представлять отчеты. В них можно отразить, какие именно звонки совершал сотрудник. Причем отчеты должен утверждать руководитель компании.
КОММЕНТАРИЙ «УНП». Налоговое законодательство не содержит перечня документов, которыми компания может подтвердить производственный характер разговоров. Налоговики на местах требуют представлять детализации разговоров и отчеты работников, но эти документы не обязательны. В частности, по мнению судей, основным документом, подтверждающим расходы на мобильную связь, является договор, заключенный с оператором связи, а также счета на оплату, платежки (постановление Федерального арбитражного суда Центрального округа от 14.10.09 № А35-4026/08-С21)
– У нас ателье. Заказы от граждан мы проводим по «вмененке», а от других компаний – по «упрощенке». Материалы мы закупаем оптом, и сразу определить, к какой деятельности они относятся, невозможно. Как их учесть?
– Если на дату оплаты приобретенных сырья и материалов вы не можете определить, в какой деятельности они будут использованы, то можно полностью поставить их в расходы по упрощенной системе. После того как они отпущены в производство, расходы надо будет скорректировать на часть сырья, относящегося к ЕНВД.
– То есть если в первом квартале мы списали в расходы часть материалов, относящихся к деятельности, облагаемой ЕНВД, и стало это известно во втором квартале, то авансы по «упрощенке» за первый квартал надо будет пересчитать?
– Да, при необходимости в этом случае понадобится уточнить размер налога или авансовых платежей по упрощенной системе. А если вы купили материалы в 2009 году, а использовали в деятельности на ЕНВД сейчас, то придется также подать уточненную декларацию по налогу за прошлый год.
– А как в этом случае заполнить Книгу учета доходов и расходов на «упрощенке»?
– На дату оплаты материалов в графе 5 книги «Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы» необходимо отразить общую стоимость приобретенных материалов. При передаче материалов для деятельности, облагаемой ЕНВД, в графе 5 книги понадобится показать стоимость материалов, использованных на «вмененке», со знаком минус, то есть сторнировать. Причем эту операцию также отражают на дату оплаты сырья.
КОММЕНТАРИЙ «УНП». Порядок распределения материалов между деятельностью на вмененке и упрощенке стоит закрепить в учетной политике компании.
– У нас есть несколько служебных автомобилей. Мы выдаем водителям деньги под отчет на покупку бензина. Но очень часто возникают такие ситуации, когда, скажем, машина заправлена на 50 литров, а за смену водитель потратил всего 10 литров. Сколько бензина можно отнести на расходы?
– Все 50 литров. Расходы на приобретение ГСМ списывают после их оплаты независимо от того, когда они фактически использованы (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ. – Примеч. ред.).
– Еще бывает, что водители заправляются за свой счет. То есть под отчет мы им деньги не выдаем, но потом компенсируем. Как здесь учитывать расходы?
– Точно так же – на момент фактической оплаты ГСМ. Сотрудник при покупке бензина платит деньги за компанию. То есть у организации возникает задолженность перед подотчетным лицом. Но это в данном случае для учета расходов значения не имеет.
– А надо ли выделять НДС из стоимости бензина?
– Да, НДС учитывают отдельно. Причем НДС по горюче-смазочным материалам учитывают в момент фактической оплаты, то есть так же, как и сам бензин. А при заполнении Книги учета доходов и расходов надо будет сразу сделать две записи в графе 5: в одной отразить стоимость бензина, а в другой – НДС.
Вопрос от редакции «УНП»
– В прошлом году у многих компаний прибыль была небольшой, а некоторые показали убытки. То есть им начислен минимальный налог. Но иногда минимальный налог не вносят, полагая, что его перекроют авансы прошлого года. Такой зачет происходит автоматически?
– Нет, для зачета авансов в счет минимального налога необходимо подать заявление на основании статьи 78 Налогового кодекса. В течение 10 рабочих дней со дня получения такого заявления инспекция примет решение о проведении зачета.
– Может сложиться ситуация, когда компания несвоевременно перечисляла авансы по налогу. Однако по итогам года сумма налога оказалась меньше авансов. Возможны ли пени?
– Да, но если по итогам года сумма налога оказалась меньше авансов, которые компания должна была заплатить в течение налогового периода, то пени на неуплаченные авансы соразмерно уменьшаются. Это разъяснено в постановлении Пленума ВАС РФ от 26.07.07 № 47. В письме Минфина России от 18.10.07 № 03-02-07/2168 налоговой службе рекомендовано учитывать это разъяснение Высшего арбитражного суда РФ.
– А если компания заплатила по итогам года минимальный налог, но авансы за прошлый год не вносила вообще, хотя такая обязанность была. Пени в этом случае будут?
– Да, пени будут начислены. Но если сумма минимального налога окажется меньше, чем авансы, которые требовалось заплатить, то пени должны быть также уменьшены.