1. Обмениваться электронными документами
Электронную цифровую подпись в электронном документе считают равнозначной собственноручной подписи в документе на бумаге. С тем фактом, что подтвердить расходы можно оформленными в электронном виде и подписанными ЭЦП документами, например накладными, согласны и в Минфине России (письмо от 28.07.10 № 03-03-06/1/491). А со 2 сентября, когда вступит в силу Федеральный закон от 27.07.10 № 229-ФЗ, компании получат право обмениваться и электронными счетами-фактурами. Однако надо дождаться официального порядка.
2. Включить в договор штрафы за нарушение сроков
В договоре можно прописать сроки и порядок обмена первичными документами и счетами-фактурами, а также внесения в них исправлений. А заодно предусмотреть штрафы за их нарушение. Бывает, что в договоре также прописывают условие о возмещении продавцом убытков на случай, если при проверке в выставленных контрагентом документах будут обнаружены недочеты, препятствующие признанию расходов или вычетов по НДС. Но возместить такие убытки реально, только если будет доказано, что они вызваны тем, что продавец нарушил закон.
3. Назначить ответственных за приход «первички»
Повысить качество входящих первичных документов и ускорить их получение можно, если назначить сотрудников, ответственных за их получение и передачу в бухгалтерию. Например, менеджеров, отвечающих за исполнение договора. Имея личные контакты с поставщиками, такому специалисту проще контролировать и вести переговоры об ускорении получения документов. А чтобы они не задерживались и сдавались без недочетов уже сотрудниками компании, выполнение этого условия можно сделать одним из критериев при назначении премии.
4. Обмениваться факсимильными или электронными копиями
Можно договориться с контрагентом, что до получения от него оригиналов первичных документов и счетов-фактур компании будут присылать их электронные или факсимильные копии. Этого достаточно, чтобы сделать в учете нужные проводки и записи. Главное – обеспечить контроль поступления оригиналов. Для этого некоторые компании ведут журнал учета неполученных оригиналов документов. В исключительных случаях, когда оригиналы нужны срочно, их может лично забрать представитель покупателя (менеджер, бухгалтер, а иногда и директор).
5. Сразу заменять документы с ошибками
Когда в счете-фактуре обнаружены ошибки, его проще заменить, чем исправить. Чиновники ведь настаивают на том, что вычет не положен до тех пор, пока не будет правильно оформленного счета-фактуры. Продавец может исправить ошибки путем выписки правильно оформленных счетов-фактур взамен ранее выставленных (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 03.03.10 № КА-А41/1647-10). Но налоговиков сей способ не устраивает, поэтому его лучше не афишировать и счета-фактуры с ошибками не хранить.
6. По возможности заключать сделки напрямую
Как вариант можно отказаться от различного рода посреднических сделок. Наличие посредников иногда значительно увеличивает маршрут и время движения документов от фактического продавца к покупателю. Кстати, отказавшись от посредников, тем самым можно еще и снизить налоговые риски, ведь инспекторы всегда подозревают схемы в таких сделках. С другой стороны, способ приемлем, когда удобно заключать договор напрямую с поставщиком. Если нет, то в договорах с посредниками можно прописать сроки обмена документами и штрафы за нарушение.
7. Самостоятельно внести сведения в документы
Когда сделка носит разовый характер, контрагент находится в другом регионе или убежден в правильности оформления документов, добиться, чтобы он внес в них дополнения, выходит не всегда. Самим править их опасно, исправления вносят по согласованию с участниками сделки. Но если в документ сами внесли недостающие реквизиты и их достоверность подтверждена договором и другими первичными документами, судьи расходы принимают (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 29.08.08 № А13-11658/2006).