Одна из самых полезных в работе функций Excel – сводные таблицы. Благодаря ей создают всевозможные отчеты в удобных пользователю аналитических разрезах. Правда, немногие знают, что в уже сформированные сводные таблицы, например внутренние отчеты, можно добавлять графы и строки, которые будут содержать заданные вами формулы. Что это дает? Во-первых, не потребуется как-то менять и модифицировать исходные данные, на основе которых созданы сводные таблицы. Во-вторых, добавленные графы и строки будут вести себя так же, как и остальные части сводной таблицы (обновляться при изменении исходных данных, менять размер и т. д.).
Предположим, уже создан сводный отчет о продажах за 9 месяцев. В нем строки – регионы («Север», «Центр», «Юг»), в которых компания реализует продукцию. В каждом регионе товары продают «Дирекция 1» (допустим, розница) и «Дирекция 2» (опт). Получается двухуровневая структура строк. Столбцы таблицы – месяцы с января по сентябрь. На пересечении строк и столбцов данные о выручке. Допустим, руководство компании хочет видеть в этой же таблице сведения о продажах в сумме по регионам «Север» и «Центр» в разбивке по дирекциям. Сделать это не составит труда.
Кликаем мышкой по одному из заголовков строк, к примеру содержащему надпись «Север». В Excel 2007 в разделе «Работа со сводными таблицами» открываем вкладку «Параметры» – кнопка «Формулы» – меню «Вычисляемый объект». Появится диалоговое окно «Вставка вычисляемого элемента». В поле «Имя» вводим название, допустим, «Макрорегион», переходим на поле «Формула». Дальше оперируем данными из двух нижних окон «Поля» и «Элементы». В первом выбираем «Регион», во втором – сначала «Север», потом «Центр» и кликаем кнопку «Добавить элемент». После чего названия элементов попадут в поле «Формула». Между элементами надо будет вставить знак «+». В заключение кликаем кнопку «Добавить» (в правом верхнем углу окна) и «ОК». В сводной таблице появился раздел «Макрорегион», который отражает сведения о консолидированных продажах «Севера» и «Центра». На все описанные манипуляции уйдет не больше минуты. Аналогичным образом можно добавлять в сводную таблицу и колонки, к примеру данные о продажах за квартал.