С 2011 года порядок возврата излишне удержанного у сотрудника НДФЛ стал понятнее. Теперь очевидно, как компании делать такой возврат, в какие сроки и за счет каких средств (ст. 231 НК РФ). Алгоритм действий следующий.
1. Сообщить о переплате НДФЛ сотруднику
Если компания обнаружила, что излишне удержала налог, сообщить сотруднику об этом факте и собственно сумме налога надо в течение 10 рабочих дней. Специальной формы для этого нет, поэтому сообщить об излишне удержанном налоге компания вправе лично или письменно в произвольном виде.
2. Получить от сотрудника заявление на возврат
Основанием для возврата является письменное заявление налогоплательщика. Его составляют в произвольной форме, для удобства компания может разработать шаблон. Главное, чтобы в заявлении на возврат были банковские реквизиты, на которые нужно перечислить налог. Ведь с этого года его можно вернуть только в безналичной форме путем перевода денег на счет в банке.
3. В трехмесячный срок вернуть НДФЛ сотруднику
Перечислить излишне удержанный налог положено в течение трех месяцев со дня получения заявления (п. 1 ст. 231 НК РФ). Иначе с невозвращенной суммы компания должна будет заплатить сотруднику проценты исходя из ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый календарный день просрочки (п. 1 ст. 231 НК РФ).
Вернуть налог компания вправе несколькими способами. Проще всего выплатить деньги из предстоящих платежей по НДФЛ, в том числе по другим работникам.
Если сумма излишне удержанного налога крупная и средств на возврат не хватает, в течение 10 рабочих дней можно подать в инспекцию от имени компании заявление на возврат НДФЛ. Когда деньги поступят, их надо будет перевести на счет сотрудника. Кстати, кодекс не обязывает документально доказывать, что денег действительно нет.
4. Представить в инспекцию уточненную справку 2-НДФЛ
При пересчете доходов за прошлые годы надо уточнить справку 2-НДФЛ, уменьшив в ней сумму полученного дохода и налога. Но, возможно, в результате пересчета выяснится, что налогооблагаемый доход за год вообще отсутствует. Тогда ранее сданную справку 2-НДФЛ нужно будет аннулировать, направив в инспекцию соответствующее письмо.