«Мы арендуем автомобиль у сотрудника нашей дочерней компании, у нас он не работает. При этом мы удерживаем и перечисляем НДФЛ с его дохода. Надо ли вести по нему регистр налогового учета?..»
Да, надо. Ведь ваша компания является налоговым агентом при аренде имущества у «физика» (п. 1 и 2 ст. 226 НК РФ). Причем независимо от того, работает у вас гражданин или нет (письмо Минфина России от 17.01.11 № 03-04-06/6-1). А регистры налогового учета по НДФЛ надо заполнить по всем доходам, которые выплатил налоговый агент. Это прямо прописано в пункте 1 статьи 230 НК РФ. Исключение составляют случаи, когда компания не является налоговым агентом. Например, при выплате доходов предпринимателю (п. 2 ст. 226 НК РФ).
За отсутствие карточки по учету НДФЛ инспекторы вправе оштрафовать компанию на сумму от 10 до 30 тыс. рублей (п. 1 ст. 120 НК РФ).