ФНС и Минфин разрешают учитывать расходы на профессиональные вебинары, в которых участвуют сотрудники. Налоговики и чиновники подтвердили «УНП», что такие затраты считают обоснованными. Ведь специалист проходит обучение за компьютером, не покидая своего рабочего места. А значит, экономит время и деньги компании. Но, хотя само мероприятие проходит в виртуальном пространстве, для списания его стоимости нужны вполне реальные документы. Многие ограничиваются только актом и договором. А этого, как утверждают налоговики на местах, недостаточно.
Для расходов на вебинары недостаточно только акта и договора. Стоимость вебинара компания вправе учесть в расходах на информационно-консультационные услуги (подп. 14, 15 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но при проверке налоговики требуют, чтобы компания документально подтверждала реальность проведения вебинара. Другими словами, предъявила доказательства того, что работник действительно участвовал в этом мероприятии. По мнению инспекторов, для подтверждения фактического оказания услуги в электронном виде договора и акта недостаточно. Иногда с этими соглашаются и судьи (постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 04.05.11 № А55-16236/2010).
Проблема в том, что вебинар проходит в интернете. Ни раздаточного материала, ни командировочных удостоверений, которые подтверждают реальность посещения семинара в офлайне, у компании в наличии нет. Зато на сайте организатора вебинара есть личный кабинет. А в нем ссылка для скачивания презентаций с обучающими слайдами, программы мероприятия и ссылка на видеозапись выступления лектора, список участвующих, их комментарии в чате. При проверке это докажет налоговикам, что работник участвовал в вебинаре и расходы обоснованны.
Все материалы безопаснее хранить в распечатанном виде. На момент проверки работник, участвовавший в вебинаре, может уже уволиться. А вместе с ним исчезнет и доступ к личному кабинету. Если документы будут распечатаны, их можно будет представить для проверки.
На случай того, что ссылка на вебинар станет неактивной, безопаснее распечатывать скриншот интернет-страницы, где видно, что сотрудник компании был среди участников и общался в чате. Скриншоты принимают как доказательство реальности расходов (постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 25.08.10 № Ф09-6734/10-С3).
Также можно организовать в компании отдельный электронный архив, в котором сохранять электронные записи вебинаров. Организаторы обычно высылают их участникам вебинара, в том числе и по их запросу. Это станет дополнительным доказательством реальности расходов. Как и архив логинов и паролей, под которыми можно в любое время зайти на сайт, где проводился вебинар.
В консалтинговых компаниях клиентов консультируют по электронной почте или по телефону. Реальность такой консультации подтвердит распечатка электронной переписки или диктофонная запись разговора (при звонках со стационарного телефона). На случай если сотрудник консультировался по мобильному телефону, стоит договориться с исполнителем, чтобы он фиксировал время, продолжительность и тему консультации. А затем отражал их в отчете. Это в случае спора повысит шансы отстоять расходы (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 18.05.09 № А53-12937/2008-С5-27).