Можно ли разработать свою форму накладной?
Нет, факт заключения договора перевозки груза подтверждает транспортная накладная, составленная по утвержденной форме (п. 6 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.11 № 272). Она приведена в приложении 4 к Правилам № 272. Однако ничто не запрещает добавлять в нее свои строки, дополнительную информацию, в том числе разделы. Никакого запрета в Правилах № 272 нет. Это нам подтвердили в Минтрансе. Измененную форму накладной стоит утвердить как приложение к учетной политике.
Нужна ли накладная при перевозке своими силами?
Нет, не нужна. Транспортная накладная относится к документам, которые подтверждают заключение договора перевозки груза (п. 20 ст. 2 Федерального закона от 08.11.07 № 259-ФЗ). Иначе говоря, накладная нужна, когда в качестве перевозчика выступает сторонняя специализированная организация. Таким образом, в отсутствие договора на перевозку груза составлять транспортную накладную не надо. А значит, когда товар доставляет продавец или покупатель своими силами, новую транспортную накладную не оформляют.
Можно ли нумеровать транспортные накладные?
Да, компании вправе дополнять накладную любыми реквизитами, в том числе порядковым номером. Никаких запретов на этот счет Правила № 272 не содержат. Порядок нумерации транспортных накладных компания вправе определить самостоятельно. Он обычно зависит от объема документооборота, вида товаров и т. д. Структуру номера компания также разрабатывает и утверждает сама. Доработанную форму накладной, а также порядок нумерации безопаснее утвердить в приложении к учетной политике.
Нужна ли накладная при внутреннем перемещении товаров?
Нет, не нужна. Компания выполняет перевозку для собственных нужд и несет расходы на доставку, в частности зарплату водителя и содержание автотранспорта. Но договор перевозки не заключает и услуги по доставке не оплачивает. А транспортную накладную оформляют, только когда доставка товара производится на основании договора перевозки груза (п. 6 Правил № 272). Для учета движения товаров новая транспортная накладная тоже не используется. А значит, оформлять для себя ее не требуется.
Можно ли заполнять накладную на компьютере и от руки?
Да, комбинированный способ заполнения накладной допустим. Ни в Правилах перевозки грузов, ни в правилах бухучета нет ограничений в способе заполнения накладной. Так что реквизиты накладной могут быть заполнены как на компьютере или от руки, так и с использованием комбинированного варианта. Нет и особых требований к цвету чернил, которые необходимо использовать при заполнении накладных. Главное, чтобы выбранный способ позволял прочитать и сохранить внесенную информацию.
Обязательно ли включать в накладную сведения о грузе?
Нет, не обязательно. По общему правилу при перевозке груза в накладной приводят количество грузовых мест, массу нетто (брутто) грузовых мест в килограммах, размер (высота, ширина и длина) в метрах и объем грузовых мест в кубических метрах (п. 53 Правил № 272).
Но если для транспортной компании эти данные несущественны, то их можно не заполнять. Правда, по нашему мнению, безопаснее вносить эти сведения. Иначе компании будет сложно доказать реальность движения товаров.