Учет ремонта основных средств вызывает немало вопросов у бухгалтеров. В частности, относится ли имущество, полученное при проведении ремонта, до момента его реализации к доходу? К какому виду отнести ремонт компьютера, в составе каких затрат учесть расходы на хранение сданных в ремонт основных средств? А также как оформить результаты ремонта документально, в том числе по транспортному средству?
Уточняем вид произведенных работ
Для правильного учета расходы по ремонту основных средств нужно отличать от расходов по их модернизации и реконструкции. В чем же это отличие заключается?
К модернизации относятся работы, вызванные изменением технологического или служебного назначения основных средств, повышенными нагрузками и (или) другими новыми качествами. Если подобных изменений в характеристиках и назначении объекта не произошло, то проведенные работы – текущий или капитальный ремонт.
Учитываем расходы по ремонту основных средств
Расходы по замене вышедших из строя элементов компьютерной техники относятся к расходам на ремонт основных средств и могут учитываться при налогообложении прибыли. Аналогичная точка зрения высказана Минфином в письме от 22 июня 2004 г. № 03-02-04/5. При этом такие расходы являются «прочими» и признаются для целей налогообложения в том отчетном (налоговом) периоде, в котором были осуществлены, в размере фактических затрат. А вот плата за хранение оборудования, сданного в капитальный или текущий ремонт, не относится к затратам, которые необходимы для его осуществления. Поэтому в расходы на ремонт такая плата не включается.
Определяем доход от ремонта основных средств
Признается ли стоимость материалов и иного имущества, полученного при проведении ремонта основных средств, до момента реализации такого имущества доходом, учитываемым для целей налогообложения прибыли? Хотелось бы обратить ваше внимание на то, что в своих разъяснениях Минфин России отвечает на этот вопрос положительно (письмо от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/1/189)*. Хотя главой 25 Налогового кодекса РФ такой порядок не определен. Однако, ссылаясь на то, что статья 250 содержит открытый перечень внереализационных доходов, чиновники решили распространить действие пункта 13 этой статьи и на имущество, полученное в результате ремонта основного средства.
При этом учтите, что в случае реализации или дальнейшего использования в производстве данного и иного имущества их стоимость в состав расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, не включается. Такую же точку зрения высказали минфиновцы в письме от 26 октября 2005 г. № 03-03-04/1/300 (письмо опубликовано на стр. 97).
Оформляем ремонт документально
От того, какими силами будет производиться ремонт основного средства – собственными или сторонними, будет зависеть его документальное оформление.
Ремонт собственными силами
В этом случае расходы на него отражаются в аналитическом учете как:
– стоимость запасных частей и расходных материалов, используемых для ремонта;
– оплата труда работников, выполняющих ремонт;
– прочие расходы, связанные с ремонтом.
Ремонтные работы могут выполняться в плановом (согласно графику ремонтных и восстановительных работ) или внеочередном порядке.
Если работы проводятся в плановом порядке, в организациях формируется план производства ремонтных работ с разбивкой по видам основных средств и прочему имуществу. Такой план составляется в денежном выражении исходя из системы планово-предупредительного ремонта, разрабатываемой организацией с учетом технических характеристик основных средств, условий их эксплуатации и использования. Как правило, в рамках системы планово-предупредительного ремонта предусматриваются:
– обслуживание основных средств;
– текущий и средний ремонт;
– капитальный и особо сложный ремонт отдельных объектов.
Во всех случаях перед передачей в ремонт объекты и иные имущественные ценности обследуются должностными лицами (подразделениями) организации, ответственными за их эксплуатацию и использование. Материалы такого обследования (акты дефектации, акты технического обследования, доклады о техническом состоянии и т. п.) с отражением выводов и предложений о характере и объемах необходимых ремонтных работ докладываются руководителю организации для принятия по ним решения. На выявленные при проведении обследования дефекты оборудования оформляется акт (форма № ОС-16 утверждена постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7).
Ремонт силами сторонних организаций
Выполнение ремонтных работ может быть передано сторонним организациям (на условиях заключаемого договора). Каков порядок оформления передачи основного средства в этом случае? Рассмотрим эту ситуацию подробнее.
Инвентарные карточки на передаваемые в ремонт объекты основных средств Минфин рекомендует перемещать в отдельную группу под названием «Основные средства в ремонте» (п. 68 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н). А при их возвращении из ремонта производить обратное перемещение инвентарной карточки с отражением в ней данных о проведенном ремонте или иных работах.
При проведении инвентаризации
Незаконченные ремонтом объекты основных средств включаются в отдельные акты инвентаризации (форма № ИНВ-10, которая утверждена постановлением Госкомстата Росии от 18 августа 1998 г. № 88). Такие акты оформляются в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию организации, а второй – материально ответственному лицу. Подписываются они председателем и членами инвентаризационной комиссии, а также материально ответственными лицами.
Оформляем результат ремонта
После завершения всего комплекса ремонтных работ, который был проведен (как сторонними силами, так и собственными), их результат оформляется Актом приема-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (форма № ОС-3). Этот акт составляется постоянно действующей комиссией, которая оформляет прием и передачу объектов основных средств.
В нем приводятся сведения о произведенных затратах, связанных с ремонтом, полноте и качестве выполненных работ.
Отдельно в нем отражаются результаты испытания объекта после проведенных работ, а также дается характеристика происшедшим изменениям.
С одной стороны, акт подписывается всеми членами комиссии, включая председателя, и утверждается руководителем организации.
С другой стороны – исполнителем работ, в качестве которого могут выступать сторонние организации и физические лица (при подрядном способе) или вспомогательные и иные подразделения организации (при хозяйственном способе). Если работы выполнялись сторонней организацией, акт составляется в двух экземплярах.
После того как акт подписан представителями сторон, он передается в бухгалтерию для подписания главным бухгалтером (бухгалтером) и утверждения руководителем организации (лицом, на это уполномоченным).
После приемки отремонтированных объектов основных средств в их техническую документацию (паспорт, формуляр и т. п.) должны быть внесены записи о проведенных работах и изменениях в характеристике объекта при проведении ремонта.
Внимание: ремонт автотранспорта
При ремонте автотранспортных средств все происшедшие изменения – номерных агрегатов (двигателей, кузова, шасси), цвета, – а также иные установленные существенные изменения необходимо зарегистрировать в органах ГИБДД. Эти вопросы регулируются постановлением Правительства РФ от 12 августа 1994 г. № 938, а также приказом МВД России от 27 января 2003 г. № 59.